Sobald der elektronische Rechtsverkehr Fahrt aufgenommen hat, wird es von elementarer Bedeutung sein, jederzeit auf das beA zugreifen zu können. Eingehende elektronische Post muss zeitnah abgerufen werden können; Schriftsätze an die Gerichte dürfen spätestens ab 1.1.2022 nur noch elektronisch an die Gerichte übermittelt werden. Nur ausnahmsweise bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig, wenn die elektronische Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich ist, § 130d Satz 2 ZPO n.F.
Den Zugriff auf das beA auch bei Ausfällen technisch abzusichern, ist in der Kanzlei mit überschaubarem Aufwand umsetzbar. So hilft es, mehrere Systeme zu schaffen, die den Zugriff auf das beA erlauben, also beispielsweise neben dem PC des Anwalts noch mindestens einen weiteren PC bereit zu halten, auf dem die beA Client Security installiert ist, zum Beispiel im Sekretariat. Vielleicht besteht zudem die Möglichkeit, ein „stand-alone-Gerät“ – evtl. in Form eines Laptops - vorsorglich für den Zugriff auf das beA einzurichten und mit einem eigenen Zugang in das Internet über Mobilfunk auszustatten. Dieser Laptop könnte dann zugleich für den mobilen Einsatz genutzt werden. Werden mehrere Systeme konfiguriert, werden in der Regel auch mehrere Kartenleser vorhanden sein, die bei Ausfällen untereinander ersetzt werden können. Es empfiehlt sich unabhängig davon, mehr als einen Kartenleser in der Kanzlei vorzuhalten.
Last but not least sind auch Vorkehrungen bei den Sicherungsmitteln zu treffen, die den Zugriff auf das beA ermöglichen. So kann eine beA-Karte jederzeit verloren gehen. Oder der Chip wird versehentlich mechanisch zerstört. In diesen Fällen kann zwar nach Sperrung der ursprünglichen beA-Karte eine Ersatzkarte für einmalig 30 Euro netto bei der BNotK (bea@bnotk.de) bestellt werden. Allerdings werden Sperrung der alten Karte sowie Ausstellung und Übersendung einer neuen Karte einige Tage in Anspruch nehmen.
Für diese Fälle empfiehlt es sich dringend, den Zugriff auf das beA mit einem zweiten Zugangsmedium, das für diese Fälle an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, zu ermöglichen. Denkbar ist sowohl, dass der Anwalt eine zweite beA-Karte beantragt, als auch, dass er zumindest eine beA-Karte Mitarbeiter oder ein beA-Softwarezertifikat für diese Fälle bereithält. Dabei hat der Anwalt diese zusätzlichen Zugangsmedien bzw. Sicherungs-Token zuvor in seinem Profil zu hinterlegen. Hier haben wir erklärt, wie das geht (vgl. dazu Newsletter 2/2016).
Zusätzlich ist daran zu denken, dass jedenfalls bis 31.12.2017 für den Versand an die Gerichte eine qualifizierte elektronische Signaturkarte benötigt wird. Gegebenenfalls muss auch hier eine Ersatzkarte vorgehalten werden. Insbesondere für die Kollegen, die elektronischen Rechtsverkehr in größerem Umfang betreiben, z.B. viele Mahnverfahren durchführen oder Schutzschriften hinterlegen, ist es dringend geboten, eine zweite Signaturkarte zu bestellen, die nach Möglichkeit nicht die gleiche Laufzeit wie die Erstkarte haben sollte. Sofern Sie bereits eine alternative Signaturkarte besitzen, können Sie selbstverständlich diese als Ersatzkarte für den Zugang zum beA nutzen. Hier können Sie prüfen, ob diese zusätzlich für den Zugriff auf das beA freigeschalten werden kann.
Häufig wird die Frage zur Verwendbarkeit des neuen Personalausweises (nPA) mit eID-Funktion gestellt. Dieser kann zwar mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat nachgeladen werden; er kann also als Signaturkarte eingesetzt werden. Für die Anmeldung im beA ist aber neben dem Authentifizierungszertifikat auch ein Verschlüsselungszertifikat notwendig. Dieses enthält der nPA nicht. Daher kann zwar mit ihm im beA signiert werden, er kann aber nicht als alternatives Zugangsmedium im beA eingesetzt werden.
Schließlich kann der Zugriff auf das eigene beA im Notfall natürlich auch durch einen Kollegen oder Kanzleimitarbeiter sichergestellt werden, dem zuvor entsprechende Rechte eingeräumt wurden. Dabei muss allerdings klar sein, dass weder der Kollege noch der Kanzleimitarbeiter – auch nach dem 1.1.2018 – unsignierte Nachrichten aus dem betroffenen Postfach wirksam bei Gericht einreichen kann (vgl. dazu Newsletter 12/2017). Gleiches gilt, wenn der betroffene Kollege aus einem fremden Postfach Nachrichten an Gerichte versenden möchte. Im Zweifel wird somit immer auch noch eine Ersatz-Signaturkarte des betroffenen Kollegen benötigt.
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