Gesetzesänderung zu § 31a BRAO verkündet

Am 17.5.2017 war es soweit: Die lang diskutierte „kleine BRAO-Reform“ und mit ihr wichtige Änderungen an § 31a BRAO wurden im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. 2017 I 1121; vgl. hierzu schon beA-Newsletter 13/2017 und 11/2017). Bereits am Folgetag, dem 18.5.2017, trat das Gesetz insoweit in Kraft (vgl. zum Inkrafttreten auch Nachrichten aus Berlin v. 24.5.2017).

Ein ganz schlichtes, aber wichtiges Wort wurde in § 31a I 1 BRAO eingefügt: „empfangsbereit“. Damit wird klargestellt, dass die empfangsbereite Einrichtung des beA nicht eines zusätzlichen individuellen Widmungsakts bedarf. Sie erinnern sich vielleicht… momentan gilt noch die Übergangsregelung des § 31 RAVPV, nach der bis zum 31.12.2017 Postfachinhaber Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen in ihrem beA nur dann zur Kenntnis nehmen und gegen sich gelten lassen muss, wenn er zuvor seine Bereitschaft zu deren Empfang über das besondere elektronische Anwaltspostfach erklärt hatte (s. dazu beA-Newsletter 2/2017 und 1/2016).

 

Pannenhilfe beim Versand

Genauso wie in der analogen Welt besteht im elektronischen Rechtsverkehr die Gefahr, dass etwas schief laufen kann. Dort können zwar keine Briefe verloren gehen und auch über schlecht oder nur teilweise übertragene Telefaxe muss sich niemand mehr streiten. Die neuen Gefahren lauern an ganz anderen Stellen – aber keine Sorge: Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten schon ein paar Hilfestellungen für Pannenfälle geschaffen:

Nach § 130a V 1 ZPO (n.F. voraussichtlich ab 1.1.2018) ist ein elektronisches Dokument bereits beim zuständigen Gericht eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts (meist dem allgemeinen Landesjustizserver) gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen (§ 130a V 2 ZPO). Für den Absender kommt es somit nicht darauf an, ob und wann die zentrale Empfangseinrichtung der Justiz das Dokument an das adressierte Gericht bzw. an die dortige Posteingangseinstelle weitergeleitet hat. Entscheidend für den Eingang ist die Eingangsbestätigung, die über das beA abgerufen und kontrolliert werden kann (dazu beA-Newsletter 7/2017).

Das Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein und insbesondere der neu zu erlassenen Rechtsverordnung der Bundesregierung entsprechen (§ 130a II ZPO n.F.). Ist ein Dokument nicht zur Bearbeitung durch das Gericht geeignet, ist es unwirksam. Dies ist dem Absender durch das Gericht auch unverzüglich mitzuteilen. Der fristwahrende Eingang kann aber noch gerettet werden: Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.

Ab 1.1.2022 (möglicherweise auch schon ab 1.1.2020 oder 1.1.2021) sind nach dem neuen § 130d ZPO vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen eines Rechtsanwalts (ausschließlich!) als elektronisches Dokument zu übermitteln. Die elektronische Einreichung ist eine Frage der Zulässigkeit und daher von Amts wegen zu beachten. Bei Nichteinhaltung ist die Prozesserklärung nicht wirksam, eine Klage muss dann durch Prozessurteil abgewiesen werden. Auf die Einhaltung dieser Zulässigkeitsanforderungen kann auch der Gegner weder verzichten noch sich rügelos einlassen (BT-Drs. 17/12634, 27 li. Sp.).

Falls die elektronische Einreichung einmal aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich sein sollte, ist aber noch nichts verloren: In solchen Fällen bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

 

Mythen, die sich um das beA ranken

Der elektronische Rechtsverkehr führt zu vielen Veränderungen in den Anwaltskanzleien. Viele machen sich da so ihre Gedanken und Sorgen, wie das alles klappen soll. Da ist es völlig natürlich, dass auch schnell Gerüchte und Missverständnisse entstehen. Bereits das BRAK-Magazin 5/2016 hat sich solchen unvollständigen oder gar unrichtigen Informationen gewidmet. Aber es gibt noch eine ganze Menge mehr solcher Mythen; ein paar davon entzaubern wir hier:

beA ist eine neue Software für den Computer???
Das ist nicht ganz richtig. beA ist zunächst nur eine Webanwendung, die über einen Internetbrowser unter https://www.bea-brak.de aufgerufen wird. Lokal muss nur die sog. beA Client Security installiert werden (beA-Newsletter 19/2017), die u.a. den Zugriff auf den Kartenleser ermöglicht.

beA dient der elektronischen Aktenbearbeitung???
Das beA ist eigentlich nicht mehr und nicht weniger als ein Werkzeug zur Kommunikation und eröffnet nach dem Willen des Gesetzgebers einen „sicheren Übermittlungsweg“ zur elektronischen Poststelle des Gerichts. Am ehesten lässt es sich mit einem E-Mail-Postfach vergleichen; es ist nur viel sicherer und speziell auf die Ausübung des Anwaltsberufs zugeschnitten. So werden die Nachrichten verschlüsselt versandt und die Arbeitsorganisation in der Anwaltskanzlei kann abgebildet werden. Mit dem beA können und sollen also keine digitalen Akten angelegt und bearbeitet werden; das erledigt weiterhin die Kanzleisoftware, die (in naher Zukunft) unmittelbar die Nachrichten aus dem beA abholen bzw. darüber versenden kann.

Für jedes Postfach braucht der Mitarbeiter eine eigene beA-Karte???
Die beA-Karte als Sicherungsmittel ist grundsätzlich einem Nutzerprofil, also einem Mitarbeiter zugeordnet. Diesem einen Nutzerprofil können (ggf. unterschiedliche) Rechte an mehreren Postfächern eingeräumt werden. Somit benötigt jeder Kanzleimitarbeiter (nur) ein eigenes Sicherungsmittel, beispielsweise die beA-Karte Mitarbeiter, und kann auf alle Postfächer der Kanzlei zugreifen. Die dem Anwalt zugeordnete beA-Karte darf im Übrigen durch den Mitarbeiter nicht genutzt werden.

Ab 1.1.2018 muss elektronisch mit den Gerichten kommuniziert werden???
Nein! Ab 1.1.2018 wird es die sogenannte passive Nutzungspflicht geben. Das bedeutet: Das das beA ist einzurichten und auf Eingänge zu kontrollieren (§ 31a VI BRAO n.F.). Darüber hinaus wird es in einigen – wenn nicht allen – Bundesländern die Möglichkeit geben, mit allen Gerichten ab 1.1.2018 elektronisch zu kommunizieren. Die Verpflichtung, elektronisch mit den Gerichten zu kommunizieren, wird es – je nach Bundesland und Gerichtsbarkeit – frühestens ab 1.1.2020 und spätestens ab 1.1.2022 geben.

 

Tipps und Tricks: Vorsorge für den Mitarbeiterwechsel

Häufig gilt der Grundsatz: Wenn mal alles eingerichtet ist und läuft, kann EDV richtig viel Arbeit und Zeit sparen helfen. In beA kann man den Einrichtungsaufwand möglichst gering halten, indem man bereits Vorsorge für einen etwaigen Mitarbeiterwechsel schafft. Denn grundsätzlich muss für einen neuen Mitarbeiter ein neues Profil angelegt werden, dem dann erst wieder ein Sicherungsmittel und alle notwendigen Rechte zugewiesen werden. Klingt Ihnen zu umständlich?

So machen Sie das ganz geschmeidig:

1. Legen Sie nach unserer Anleitung (siehe beA-Newsletter 4/2017) ein neues Nutzerprofil für einen Mitarbeiter an. Vergeben Sie dabei für Namen und Vornamen des Mitarbeiters eine abstrakte Bezeichnung wie beispielsweise „Mitarbeiter“ und „Eins“. Speichern Sie das neue Profil ab (1).

 

 

2. Auf der Folgeseite wird Ihnen der vergebene Benutzername mitgeteilt (1). Dieser ist und bleibt abstrakt und kann daher in dieser Form auch länger im System gespeichert bleiben. Ändern Sie nun sofort die Felder „Vorname“ (2) und „Name“ (3) ab, indem Sie den Namen des Mitarbeiters eintragen. Somit individualisieren Sie das Benutzerprofil und machen es auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht einer natürlichen Person zuordenbar. Speichern Sie die Änderung (4).

 

 

3. Nun können nach unserer oben erwähnten Anleitung das Registrierungsverfahren (durch den Mitarbeiter) und die (weitere) Rechtevergabe (durch den Anwalt) durchlaufen werden.

4. Wechselt der Mitarbeiter müssen Sie nun nur Name und Vorname des Profils (und ggf. des Sicherungsmittels) ändern; die beA Karte Mitarbeiter wird einfach an den Nachfolger weitergegeben wird. Auch beim Benutzernamen taucht der Name des alten Mitarbeiters nicht mehr auf. Somit muss kein neues Profil eingerichtet werden und es müssen nicht wieder alle Rechte neu vergeben werden.

 

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Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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