Kartenbestellung: Der Countdown läuft!

Wie bereits mehrfach berichtet (zuletzt beA-Newsletter 21/2017), beginnt am 1.1.2018 die sog. „passive Nutzungspflicht“ hinsichtlich des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs. Nach § 31a VI BRAO n.F. ist der Inhaber des beA verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.

Vor der ersten Anmeldung mit der beA-Karte ist es erforderlich, die sog. Erstregistrierung durchzuführen. In der Regel erfolgen auch die weiteren Anmeldungen mit diesem Sicherungsmittel. Sollten Sie noch nicht im Besitz einer beA-Karte sein, dann werden Sie jetzt schnell aktiv und bestellen Sie Ihr Sicherungsmittel hier. Die BNotK weist darauf hin, dass sie für beA-Karten, die nach dem 30.9.2017 bei ihr (unter https://bea.bnotk.de/) bestellt werden, nicht sicherstellen kann, dass diese rechtzeitig vor dem 1.1.2018 ausgeliefert werden.

 

Neu: Löschen eines Mitarbeiterprofils

Mit dem neuen beA-Update Anfang Juni 2017 wurde eine weitere komfortable Funktion implementiert, mit der ein Mitarbeiterprofil gelöscht werden kann. Sie erinnern sich vielleicht noch: Im beA-Newsletter 5/2017 haben wir behandelt, wie bei einem Mitarbeiterwechsel vorzugehen ist. Denkbar ist es, nur den Namen des Mitarbeiterprofils (und ggf. der beA-Karte Mitarbeiter) zu ändern und das Sicherungsmittel an einen neuen Mitarbeiter zu übergeben. Dieses Vorgehen (wie auch die nachfolgende Alternative) kann aber aus Sicherheitsgründen jedenfalls nicht bei Einsatz eines Softwarezertifikats empfohlen werden. Dieses ist bei einem Nutzerwechsel immer zu sperren.

Die andere Alternative ist, dem neuen Mitarbeiter auch ein neues Mitarbeiterprofil zuzuweisen. Mit der o.g. neuen Funktion kann nun das alte Mitarbeiterprofil gelöscht werden. Mit dem Löschen des alten Mitarbeiterprofils wird gleichzeitig und automatisch das damit verbundene Sicherungsmittel entkoppelt. Das bedeutet, es wird wieder frei, um an ein neues Nutzerprofil gekoppelt werden zu können. Damit erübrigt sich, dem Mitarbeiter zusätzlich alle Rechte zu entziehen. Diese Funktion kann für Fälle bedeutsam werden, in denen der Rechtsanwalt, der das Sicherungsmittel abonniert hat, die Kanzlei verlässt, und dieses anderweitig benötigt. Und so löschen Sie mit Hilfe Ihres Mitarbeiters das Profil:

1. Der Mitarbeiter hat sich wie gewohnt anzumelden. Anschließend klickt der Mitarbeiter auf den Reiter „Einstellungen“ (1) und innerhalb der Profilverwaltung auf den Menüpunkt „Zugang löschen“ (2).

 

 

2. Im folgenden Fenster führt der Mitarbeiter die Löschung mit einem Klick auf den Button „Zugang löschen“ (1) aus. Er bestätigt die Löschung in der nachfolgenden Sicherheitsabfrage mit „Ja“ (2).

 

 

3. Das Sicherungsmittel des gelöschten Mitarbeiterprofils ist nun wieder frei und kann in dem neuen Nutzerprofil hinterlegt werden.

 

Ordnung im EGVP-Verzeichnis schaffen

Ordnung ist das halbe Leben. Das gilt erst recht, wenn sie der Rechtssicherheit dient. Im letzten beA-Newsletter 26/2017 haben wir darauf hingewiesen, dass Anwälte dann mit mehreren Einträgen im EGVP-Verzeichnis erscheinen können, wenn für sie noch alte und ggf. verwaiste EGVP-Postfächer eingerichtet sind. Dann besteht freilich die Gefahr, dass ein Absender für den Versand einer elektronischen Nachricht versehentlich nicht Ihr beA-Postfach auswählt. (Sie erinnern sich: Dessen SAFE-ID beginnt mit DE.BRAK.)

Um im EGVP-Verzeichnis möglichst nur noch mit dem beA geführt zu werden, empfiehlt es sich, zunächst von der Nutzung des alten EGVP-Postfachs, beispielsweise für das Online-Mahnverfahren, vollständig auf beA umzustellen (vgl. hierzu beA-Newsletter 3/2016). Sobald alle Online-Mahnverfahren oder sonstigen mit EGVP betriebenen Verfahren abgewickelt wurden, werden die EGVP-Postfächer nicht mehr benötigt und können gelöscht werden. Wie geht das?

1. Öffnen Sie Ihr nicht mehr benötigtes EGVP-Postfach mit dem EGVP-Client oder mit dem Governikus Communicator Justiz Edition. Rufen Sie in Ihrem EGVP-Postfach ggf. neu eingegangene Nachrichten ab. Sichern bzw. exportieren Sie alle noch benötigten Nachrichten. Klicken Sie dann im EGVP-Client bzw. im Communicator auf das Menü "Postfach" (1), dann auf „Schließen“ (2) und dann dann auf „Löschen“ (3). (Eine Anleitung hierzu finden Sie auch in der Anwenderdokumentation auf Seite 49.)

 

 

2. Wählen Sie das zu löschende Postfach im weiteren Verlauf aus, bestätigen Sie die Löschung und die nachfolgenden Sicherheitsabfragen. Anschließend erscheint das Postfach sofort nicht mehr im Verzeichnisdienst.

3. Alternatives Vorgehen: Wenn Sie Ihr Postfach schon gar nicht mehr öffnen können, versuchen Sie am Speicherort des Postfaches (z.B. PFADGovernikusosci_governikusegvp2_clientpostfach_mailbox_000000000X) die Datei mit der Visitenkarte Ihres Postfaches zu finden („visitenkarte_businesscard“).

 

 

4. Öffnen Sie die Datei z.B. mit einem Internet Browser und notieren Sie sich den "NAMEN" (Postfachname) (1) und die „USER-ID“ (SAFE- bzw. ehemals Govello-ID) (2). Alternativ können Sie diese Daten auch unmittelbar aus dem Adressverzeichnis in Ihrem beA entnehmen.

 

 

5. Rufen Sie die Website http://www.egvp.de/serviceformular/index.php zur Löschung ungenutzter/verwaister Postfächer auf. Füllen Sie in dem aufgerufenen Formular mindestens die Felder Nachname (1) und E-Mailadresse (2) aus. Markieren Sie „Folgendes Postfach löschen“ (3). Tragen Sie anschließend den notierten Postfachnamen (4) und die "USER-ID" (5) ein. Klicken Sie beim Feld Visitenkarte auf Durchsuchen (6) und laden Sie die oben unter Ziffer 3 gefundene Visitenkarte hoch. Schließen Sie mit dem Button „Senden“ (7) ab. Die Löschung kann einige Tage in Anspruch nehmen.

 

 

Tipps und Tricks: Virenschutz ist immer wichtig – auch beim beA!

Was haben WannaCry, EternalRocks und Petya gemeinsam? Sie machen uns als Ransomware, also Erpressungstrojaner, das Leben schwer. Auch mit anderen Trojanern und Viren will man nur ungern in Berührung kommen. Aber diese Schattenseite der digitalen Kommunikation lässt sich ganz gut in den Griff bekommen, wenn man einige Verhaltensregeln beachtet und Sicherungsmaßnahmen ergreift.

Auch bei der Nutzung von beA gilt zuallererst: Ohne aktuellen Virenschutz darf nicht gearbeitet werden. Wie auch bei den meisten E-Maildiensten kann beA zwar keine Virenprüfung durchführen, weil die Nachrichten verschlüsselt im Postfach hinterlegt sind. Gleichwohl verbietet beA zumindest den Versand besonders gefährlicher Dateitypen wie beispielsweise ausführbare Dateien mit der Dateiendung „.exe“. (vgl. beA-Newsletter 22/2017). Darüber hinaus unterbindet beA das unmittelbare Anklicken eines Links auf externe Webseiten innerhalb der beA-Nachricht.

 

 

Im Übrigen muss aber der beA-Nutzer – wie auch beim E-Mail-Verkehr – für einen ausreichenden Schutz selbst sorgen: Halten Sie Ihre Systeme und den Virenschutz aktuell. Stellen Sie sicher, dass beA-Nachrichten, die Sie auf Ihr System exportieren, von der Virensoftware auch automatisch geprüft werden. So wird in der Regel der Inhalt des beim Exportvorgang erzeugten „ZIP-Ordners“ von der ordnungsgemäß konfigurierten Virensoftware ebenfalls erfasst (vgl. hierzu beA-Newsletter 2/2017). Und schließlich beachten Sie allgemein gültige Verhaltensregeln, wie sie zum Beispiel durch die Polizei zur Verfügung gestellt werden.

Erfreulich: Durch die Möglichkeit, ab sofort auch mit Mandanten über EGVP-Postfächer kommunizieren zu können (vgl. beA-Newsletter 26/2017), werden im Vergleich zur Kommunikation mit der Justiz oder im Vergleich zur Kommunikation per E-Mail keine zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen notwendig werden. Zu bedenken ist dabei, dass auch von Seiten der Justiz – oder auch von Rechtsanwälten -  versehentlich schädliche Dateien verbreitet werden könnten. Umgekehrt berichtet die Justiz, es sei in den vergangenen Jahren nicht zu Schwierigkeiten mit schädlichen Dateien in EGVP-Nachrichten aus EGVP-Postfächern von Anwälten oder Bürgern gekommen. Auch mit Spam-Nachrichten wird man sich nicht herumschlagen müssen, denn EGVP-Clients können nur eine Nachricht zu einer Zeit versenden.

 

Richtigstellung

In unserem beA-Newsletter 26/2017 gaben wir an, dass sich das gemeinsame Mahngericht der Länder Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen in Staßlach befindet. Das Mahngericht befindet sich allerdings in Staßfurt.

 

Impressum

Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)
Büro Berlin, Littenstraße 9, 10179 Berlin,
Tel: 030/ 28 49 39 - 0, Fax: 030/ 28 49 39 - 11, E-Mail: [E-Mail-Adresse versteckt]
Redaktion: RAin Stephanie Beyrich, RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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