... und was ist mit Syndici?

Viele Syndikusrechtsanwältinnen und -rechtsanwälte fragen sich, wann es denn nun für sie mit dem beA losgeht. Und manche waren verunsichert durch die Ankündigung der BNotK, man solle spätestens bis zum 30.9.2017 seine beA-Karte bestellen, um sicherzugehen, dass sie rechtzeitig vor dem 1.1.2018 ausgeliefert wird. Für Syndici bringen wir hier etwas Licht ins Dunkel… Ausführlicher wird dies Rechtsanwalt Dr. Timo Hermesmeier im nächsten BRAK-Magazin tun.

Wann es losgeht...

Die Bereitstellung der beA-Postfächer für Syndikusrechtsanwältinnen und -rechtsanwälte erfolgt voraussichtlich im November 2017. Hierüber werden die BRAK und die zuständigen lokalen Rechtsanwaltskammern die Betroffenen rechtzeitig informieren.

Nach Bereitstellung der Postfächer und der SAFE-IDs sollten Sie unmittelbar reagieren und eine beA-Karte bestellen. Die zur Bestellung notwendige SAFE-ID kann dann aus dem Bundeseinheitlichen Amtlichen Anwaltsverzeichnis  abgerufen werden.

Was Sie jetzt schon tun sollten…

Folgendes sollten Syndici möglichst schon jetzt - also vor der Bestellung ihrer beA-Karte - beachten und organisieren:

  1. Syndici sollten sich selbst aktuell informiert halten, z.B. über den beA-Newsletter und die Webseiten der BRAK. Größere Unternehmen sollten zusätzlich über interne Kanäle informieren, insbesondere bei unternehmensspezifischen Anforderungen.
  2. Bereits jetzt sollten die Vergabe von Berechtigungen am Postfach und Vertretungsregelungen geplant werden. Welche Kollegen/-innen bzw. Mitarbeiter/-innen benötigen welche der 22 Berechtigungen, die im beA vergeben werden können?
  3. Außerdem sollten Syndici schon jetzt Festlegungen für die Überwachung des Nachrichteneingangs in ihrem beA-Postfach treffen. Soll es ggf. eine/n Mitarbeiter/in geben, die/der - z.B. über eine einzurichtende „Sicht“ - mehrere Postfächer auf Nachrichteneingänge überwacht? Wer soll E-Mail-Benachrichtigungen bei Nachrichteneingang erhalten?
  4. Bei mitbestimmten Unternehmen sollte die Frage der Einbindung des Betriebsrats geklärt werden.
  5. Schulungen der Mitarbeiter/-innen können bereits jetzt geplant und durchgeführt werden.
  6. Bereits jetzt kann die Bestellung von beA-Mitarbeiterkarten (und ggf. Softwarezertifikaten) geplant werden: Welche Mitarbeiter/-innen benötigen neben den Syndici eine Sekretariatskarte und ggf. welche Sicherheitstoken?
  7. Schon jetzt können Chipkartenlesegeräte beschafft werden. Die mit dem beA verwendbaren Geräte sind auf der beA-Website der BRAK aufgelistet. Ggf. muss die Beschaffung und Installation der Geräte mit den für IT zuständigen Stellen im Unternehmen abgestimmt bzw. es müssen unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt werden. Geklärt werden sollte auch: Wie viele Lesegeräte werden wo benötigt?
  8. Die beA Client Security kann bereits jetzt installiert werden bzw. die Installation vorbereitet werden. Ggf. ist hierzu eine Freigabe bzw. Prüfung durch die IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich; dieser Prozess kann bereits jetzt eingeleitet werden.
 

Neu: Automatische Fußzeile

Am vergangenen Wochenende wurde eine neue Version des beA-Systems installiert, die wieder einige Erleichterungen für die tägliche Arbeit mit dem beA bringt. Neu ist z.B., dass Sie nun die Möglichkeit haben, sogenannte Fußzeilen in den Nachrichtentext einer beA-Nachricht einzufügen. Diese Fußzeilen sind vergleichbar mit der Absenderinformation unter einer E-Mail-Nachricht; dort werden sie ganz schlicht „Signatur“ genannt. Rechtlich entspricht die Fußzeile einer einfachen Signatur (Pssst… hier können Sie nachlesen, was das ist!).

Sinnvoll ist diese neue Funktion z.B. für Nachrichten an andere beA-Teilnehmer oder an Mandanten mit einem EGVP-Postfach. Diese haben dann auf den ersten Blick Ihre Kontaktinformationen.

Und so können Sie automatische Fußzeilen nutzen:

1. Legen Sie zunächst eine neue Fußzeile als Textbaustein an. Klicken Sie dazu auf „Einstellungen“ (1), auf „Postfachverwaltung“ (2) und im Menü auf „Nachrichtenfußzeile“ (3). Erteilen Sie den Befehl „Neue Fußzeile“ (4). In einem neuen Fenster wählen Sie das Postfach aus, für das die Fußzeile angelegt werden soll (5) und geben im Freitextfeld die eigentliche Fußzeile ein (6). Schließen Sie mit „Ok“ ab (7).

 

 

2. Im Menü zur Verwaltung der Fußzeile können Sie nun die Fußzeile wieder ändern, indem Sie sie markieren (1) und auf „Fußzeile ändern“ klicken (2). Sie können auch noch weitere Fußzeilen hinterlegen, indem Sie den Befehl „Neue Fußzeile“ auswählen (3). Beachten Sie allerdings, dass Sie pro Postfach nur eine Fußzeile nutzen können!

 

 

3. Gehen Sie nun auf den Reiter „Nachrichten“ und öffnen Sie mit dem Befehl „Erstellen“ eine neue Nachricht. Je nachdem, welches Postfach Sie auswählen (1) haben Sie nun die entsprechende Fußzeile verfügbar. Klicken Sie hierzu auf „Sonstige Funktionen“ (2) und wählen Sie „Fußzeile hinzufügen“ aus (3). Im Nachrichtentext wird nun die jeweilige Fußzeile eingefügt (4). Diese Funktion lässt sich freilich nicht nur für Absenderinformationen, sondern auch für Disclaimer und ähnliches nutzen. Der eigentliche Nachrichtentext lässt sich nun bequem oberhalb der Fußzeile einfügen (5).

 

 

Neu: Stapelsignatur

Oft wird darüber philosophiert, ob nun die digitale Unterzeichnung eines Schriftsatzes wirklich länger dauert als die handschriftliche. Nun ja… das hängt davon ab, wie schnell Sie unterschreiben – und wie viele Dokumente. Denn jedenfalls bei Stapelsignaturen, also dem Anbringen einer digitalen Signatur an gleich mehrere Dokumente mit nur einer PIN-Eingabe dürfte die Technik erheblich schneller sein.

Wie man Stapelsignaturen mit einer externen Software anbringt, haben wir Ihnen bereits gezeigt (vgl. beA-Newsletter 14/2017). Beim Anfügen von Anhängen an eine Nachricht konnte ebenfalls schon seit einiger Zeit stapelweise signiert werden (vgl. beA-Newsletter 30/2017). Neu ist nun, dass auch Nachrichten selbst (mittels Container-Signatur, im beA bezeichnet als „Nachrichtenentwurf signieren“) und auch Anhänge mehrerer Nachrichten nachträglich stapelweise signiert werden können. Das ist beispielsweise dann vorteilhaft, wenn die Kanzleimitarbeiter bereits die Entwürfe aller ausgehenden Nachrichten vorbereitet haben und die Anwältin ihre Unterschrift in einem Zug an alle Schriftsätze anbringen möchte.

Und so geht’s:

1. Erstellen Sie mehrere Nachrichtenentwürfe mit den jeweils gewünschten Anhängen. Achten Sie darauf, dass Sie den Anhangstyp korrekt vergeben. Alle bestimmenden Schriftsätze sind als „Schriftsatz“ zu klassifizieren (1) (vgl. beA-Newsletter 1/2017). Speichern Sie die Nachrichten als Entwurf (2).

 

 

2. Öffnen Sie den Entwurfsordner des jeweiligen Postfachs (1). Markieren Sie die Nachrichten, die in die Stapelverarbeitung einbezogen werden sollen, die Sie also auf einmal signieren möchten (2). Jedenfalls nach geltendem Recht müssen nun alle Anhänge dieser Nachrichten, die als Schriftsatz klassifiziert wurden, qualifiziert elektronisch signiert werden. Hierzu klicken Sie auf den Button „Signieren“ (3) und wählen die Option „Schriftsatz“ (4).

 

 

3. Wechseln Sie ggf. die Karte im Kartenleser, falls Sie eine gesonderte Signaturkarte verwenden. Wählen Sie die Karte dann aus (1) und klicken Sie auf „Ok“ (2). Geben Sie über Ihren Kartenleser einmal die Signatur-PIN ein. Bestätigen Sie die anschließend, dass alle Schriftsätze signiert wurden, mit „Ok“.

Zum Versand der einzelnen Nachrichten müssen Sie nun noch die gewünschten Nachrichten markieren und auf den Button „Senden“ klicken.

 

 

4. Nur in Ausnahmefällen kann es notwendig werden oder zu empfehlen sein, auch und zusätzlich die gesamte Nachricht zu signieren, also eine Container-Signatur anzubringen (vgl. hierzu beA-Newsletter 17/2017). In diesen Fällen markieren Sie alle Nachrichten im Entwurfsordner (1) und wählen den Befehl „Signieren“ (2) sowie die Option „Entwurf“ (3). Verfahren Sie dann wie bei der Signatur der einzelnen Schriftsätze.

 

 

5. Sie können sowohl die Container-Signatur als auch die Signatur an den einzelnen Schriftsätzen prüfen, indem Sie die Nachricht öffnen und jeweils den Button zum Prüfen der Signatur betätigen (1 und 2).

 

 

Tipps und Tricks: beA-ID auf den Briefbogen?

Häufig besteht Unsicherheit darüber, über welche Adresse ein Rechtsanwalt zukünftig über sein beA erreichbar ist. Und viele Kolleginnen und Kollegen fragen sich, ob und wie am besten die neue elektronische Adresse auf den Briefbogen genommen werden soll.

Dabei ist es eigentlich ganz einfach:

Eine Adressierung von Rechtsanwältinnen und -anwälten erfolgt innerhalb des beA nur über einen Verzeichnisdienst. Dieser steht beim Erstellen einer Nachricht zur Verfügung (vgl. beA-Newsletter 1/2017). Gesucht wird dabei im Wesentlichen nach Vor- und Nachnamen. Lediglich innerhalb der Ergebnisliste taucht das eigentliche Zuordnungskriterium für ein Postfach auf, nämlich die beA- oder auch SAFE-ID (1). Mit ihr ist es möglich, mehrere Einträge mit gleichem Namen zu unterscheiden.

 

 

 

Anwältinnen und Anwälte können sich ihre SAFE-ID über „Einstellungen“ (1) anzeigen lassen (2). Eine Aufnahme auf den Briefbogen ist dabei grundsätzlich nicht erforderlich. Sollte aber die besondere Gefahr von Namensverwechslungen bestehen – wie beispielsweise bei gleichnamigen Anwälten am selben Ort und/oder mit derselben Postleitzahl – mag es sinnvoll sein, über die eigene SAFE-ID gesondert zu informieren Hier mag vielleicht auch ein Hinweis im Impressum einer Website ausreichen. Und was ist, wenn eine Person mehrere Einträge im Verzeichnis hat? Das lesen Sie am besten hier nach.

 

 

Impressum

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Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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