beA protokolliert Systemvorgänge rechtssicher in sogenannten Journalen. Drei verschiedene Journale gibt es: das Postfachjournal, das Nachrichtenjournal und das Nutzerjournal. Der Zugriff auf das eigene Postfach- und Nachrichtenjournal ist einem Postfachinhaber immer möglich. Ein Dritter benötigt für den Zugriff das Recht „Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden“. Darüber hinaus hat jeder Nutzer Zugriff auf sein eigenes Nutzerjournal. Dritte können für den Zugriff nicht berechtigt werden.
Im Postfachjournal werden postfachspezifischen Ereignisse protokolliert, die Sie als angemeldeten Benutzer betreffen (s. dazu auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300052). Dazu zählen:
- Nachricht wurde exportiert
- Export einer Nachricht wurde abgebrochen
- Nachricht wurde gelöscht
- Postfach wurde aktiviert / deaktiviert
- Recht für Benutzer wurde zugeordnet / entfernt
- Rolle wurde zugeordnet / entfernt
- Rechtsanwalt wurde die Zulassung entzogen / erteilt
- Nachrichtenversand wurde gestartet
- Nachricht wurde versendet
Im Nachrichtenjournal (s. auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300036) werden folgende Ereignisse hinterlegt:
- Zeitpunkt der ersten Erstellung der Nachricht
- Zeitpunkt der Initiierung des Versands
- Zeitpunkt des erfolgreichen Versands (bei versandten Nachrichten)
- Zeitpunkt des Empfangs (bei empfangenen Nachrichten)
- Zeitpunkt der Abgabe des Empfangsbekenntnisses (bei empfangenen Nachrichten mit Empfangsbekenntnis)
- Öffnen der Nachricht durch einen Benutzer
- Nachricht wurde signiert
- Signaturprüfung war erfolgreich / ist fehlgeschlagen
- Signaturprüfung vollständig nicht möglich
- Nachricht wurde geändert
- Signatur eines Nachrichtenentwurfs wurde entfernt
- Nicht erfolgreiche Empfänger wurden entfernt
- Absender der EGVP-Nachricht
Im Nutzerjournal (s. auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300045) können folgende Ereignisse vermerkt sein:
- Benutzer wurde angelegt
- Sicherheits-Token wurde gelöscht
- Sicherheits-Token wurde zugeordnet
- Recht wurde zugeordnet / entzogen
- Benutzer wurde zurückgesetzt
- Rolle wurde zugeordnet / entzogen
- Benutzer wurde aktiviert
- Letzte Rolle wurde gelöscht. Endgültiges Löschen erfolgt gemäß Frist für Rechtsanwälte / nichtanwaltliche Bevollmächtigte / Mitarbeiter
Und so können Sie die Journale aufrufen und exportieren:
1. Für das Postfachjournal aktivieren Sie die Einstellungen (1), die Postfachverwaltung (2), das Postfachjournal (3) und klicken Sie dort auf „Suchen“ (4). Dann werden die jüngsten 100 Ereignisse angezeigt (5). Alternativ ändern Sie das Postfach oder schränken Sie die Suche mit den angegeben Kriterien ein (A).
Mit der Funktion (6) „Exportieren“ generieren Sie eine ZIP-Datei zum Download, die eine Datei mit Typ „CSV“ und eine vom System erstellte Signaturdatei enthält. Die „CSV“ kann beispielsweise mit einer Software für Tabellenkalkulationen (z.B. Excel) geöffnet und weiterverarbeitet werden. Dabei werden im Übrigen alle verfügbaren und nicht nur die gefilterten Datensätze ausgegeben. Auch die Beschränkung auf 100 Datensätze gilt nicht. Die beigefügte Signaturdatei stellt die Authentizität und Integrität der CSV-Datei sicher.
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