Kommentare

Im Newsletter 6/2017 haben wir gezeigt, wie man mit der Verwendung von Etiketten standardisierte Arbeitsanweisungen geben kann. Mit der Funktion „Kommentare“ können Sie individuelle Bemerkungen zu Nachrichten für Sie selbst oder für Dritte vergeben. Mit dieser Funktion können Sie auch gut kontrollieren, ob ein Arbeitsschritt erledigt wurde oder nicht. Wie alle „Komfortfunktionen“ in der beA-Webanwendung ist die Verwendung von Kommentaren natürlich rein fakultativ und kann beispielsweise völlig entfallen, wenn zukünftig eine Kanzleisoftware eingesetzt wird.

Und so verwenden Sie Kommentare:

1. Öffnen Sie eine Nachricht beispielsweise durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf der jeweiligen Nachricht. Klicken Sie auf den Befehl „Kommentare vergeben“ (1). Tragen Sie im Freitext Ihren Kommentar mit maximal 255 Zeichen ein (2). Klicken Sie auf „Ok“ (3).

 

 

3. Der Kommentar wird nun am Ende der jeweiligen Nachricht angefügt (1). Dort kann er mit dem Setzen eines Hakens als „erledigt“ markiert werden (2). Mit einem Klick auf das Lupensymbol kann er nochmals bearbeitet werden (3). Mit einem Klick auf „X“ wird der Kommentar gelöscht (4).

 

 

4. Mit der Funktion „Drucken“ können Sie eine Nachricht mit allen Kommentaren ausdrucken (1).

 

 

5. Es öffnet sich dann ein neues Register innerhalb Ihres Browsers, das für den Ausdruck optimiert wurde. Setzen Sie den Haken bei „Kommentare beim Drucken anzeigen“ (1) und es werden die vergebenen Kommentare eingeblendet (2). Verwenden Sie nun die Druckfunktion Ihres Browsers bzw. drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+P.

 

 

6. Beachten Sie schließlich, dass Etiketten und Kommentare nur zur erleichterten Nachrichtenbearbeitung innerhalb des beA dienen. Sie werden daher bei Journalauswertungen oder Exportvorgängen nicht erfasst.

 

Journale

beA protokolliert Systemvorgänge rechtssicher in sogenannten Journalen. Drei verschiedene Journale gibt es: das Postfachjournal, das Nachrichtenjournal und das Nutzerjournal. Der Zugriff auf das eigene Postfach- und Nachrichtenjournal ist einem Postfachinhaber immer möglich. Ein Dritter benötigt für den Zugriff das Recht „Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden“. Darüber hinaus hat jeder Nutzer Zugriff auf sein eigenes Nutzerjournal. Dritte können für den Zugriff nicht berechtigt werden.

Im Postfachjournal werden postfachspezifischen Ereignisse protokolliert, die Sie als angemeldeten Benutzer betreffen (s. dazu auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300052). Dazu zählen:

  • Nachricht wurde exportiert
  • Export einer Nachricht wurde abgebrochen
  • Nachricht wurde gelöscht
  • Postfach wurde aktiviert / deaktiviert
  • Recht für Benutzer wurde zugeordnet / entfernt
  • Rolle wurde zugeordnet / entfernt
  • Rechtsanwalt wurde die Zulassung entzogen / erteilt
  • Nachrichtenversand wurde gestartet
  • Nachricht wurde versendet

 

Im Nachrichtenjournal (s. auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300036) werden folgende Ereignisse hinterlegt:

  • Zeitpunkt der ersten Erstellung der Nachricht
  • Zeitpunkt der Initiierung des Versands
  • Zeitpunkt des erfolgreichen Versands (bei versandten Nachrichten)
  • Zeitpunkt des Empfangs (bei empfangenen Nachrichten)
  • Zeitpunkt der Abgabe des Empfangsbekenntnisses (bei empfangenen Nachrichten mit Empfangsbekenntnis)
  • Öffnen der Nachricht durch einen Benutzer
  • Nachricht wurde signiert
  • Signaturprüfung war erfolgreich / ist fehlgeschlagen
  • Signaturprüfung vollständig nicht möglich
  • Nachricht wurde geändert
  • Signatur eines Nachrichtenentwurfs wurde entfernt
  • Nicht erfolgreiche Empfänger wurden entfernt
  • Absender der EGVP-Nachricht

 

Im Nutzerjournal (s. auch https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/%2300045) können folgende Ereignisse vermerkt sein:

  • Benutzer wurde angelegt
  • Sicherheits-Token wurde gelöscht
  • Sicherheits-Token wurde zugeordnet
  • Recht wurde zugeordnet / entzogen
  • Benutzer wurde zurückgesetzt
  • Rolle wurde zugeordnet / entzogen
  • Benutzer wurde aktiviert
  • Letzte Rolle wurde gelöscht. Endgültiges Löschen erfolgt gemäß Frist für Rechtsanwälte / nichtanwaltliche Bevollmächtigte / Mitarbeiter

 

Und so können Sie die Journale aufrufen und exportieren:

1. Für das Postfachjournal aktivieren Sie die Einstellungen (1), die Postfachverwaltung (2), das Postfachjournal (3) und klicken Sie dort auf „Suchen“ (4). Dann werden die jüngsten 100 Ereignisse angezeigt (5). Alternativ ändern Sie das Postfach oder schränken Sie die Suche mit den angegeben Kriterien ein (A).

Mit der Funktion (6) „Exportieren“ generieren Sie eine ZIP-Datei zum Download, die eine Datei mit Typ „CSV“ und eine vom System erstellte Signaturdatei enthält. Die „CSV“ kann beispielsweise mit einer Software für Tabellenkalkulationen (z.B. Excel) geöffnet und weiterverarbeitet werden. Dabei werden im Übrigen alle verfügbaren und nicht nur die gefilterten Datensätze ausgegeben. Auch die Beschränkung auf 100 Datensätze gilt nicht. Die beigefügte Signaturdatei stellt die Authentizität und Integrität der CSV-Datei sicher.

 

 

2. Das Nachrichtenjournal können Sie nach Markierung der Nachricht (1) bereits in der Nachrichtenübersicht öffnen (2) oder nach einem Doppelklick auf die Nachricht innerhalb der geöffneten Nachricht aufrufen.

 

 

3. Das Nutzerjournal wird innerhalb der Einstellungen (1) und der Profilverwaltung (2) unter „Nutzerjournal“ (3) aufgerufen.

 

 

Übersicht schaffen: Markierungen

Sie kennen es wahrscheinlich von Ihrem eigenen E-Mail-Postfach: Sobald mehrere Nachrichten eingegangen sind, wird es schnell unübersichtlich. Welche Nachrichten habe ich wirklich schon gelesen? Welche müssen bearbeitet werden oder sind zu prüfen? Und welche sind besonders dringend? Natürlich kann hier die Vergabe von Etiketten weiterhelfen (vgl. Newsletter 6/2017). Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Nachrichten in den Kategorien „gelesen“, „dringend“ und „zu prüfen“ zu markieren.

Und das geht so:

1. Neue Nachrichten erscheinen in der Nachrichtenübersicht zunächst im Fettdruck (1). Sobald eine Nachricht beispielsweise durch Doppelklick geöffnet wurde, wird die Nachricht zukünftig in normaler Schriftstärke angezeigt. Zu beachten ist dabei, dass diese „Markierung“ nutzerspezifisch gilt. Das bedeutet, dass für einen anderen Nutzer, der Zugriff auf das Postfach hat, die Nachricht weiterhin im Fettdruck – also als ungelesen – angezeigt wird.

 

 

2. Über die Funktion „Markieren als“ (1) können Sie die Nachrichtenattribute „gelesen“, „dringend“ und „zu prüfen“ manuell setzen. So kann z.B. eine bereits gelesene Nachricht wieder fett dargestellt werden, wenn sie auf „ungelesen“ gesetzt wird. Werden mehrere Nachrichten markiert (2), kann ein Nachrichtenattribut auch gesammelt vergeben werden. Ebenso kann es wieder aufgehoben werden.

 

 

3. Die Markierungen „dringend“ und „zu prüfen“ erscheinen in der Nachrichtenübersicht in den Spalten mit dem Ausrufezeichen (dringend) und der Fahne (zu bearbeiten) (1) für jeden Nutzer gleichermaßen. Indem Sie auf einen Spaltenkopf klicken (2), können Sie Nachrichten sortieren, z.B. in der Form, dass alle dringenden Nachrichten ganz oben angezeigt werden.

 

 

4. Die Markierungen finden sich auch in der geöffneten Nachricht wieder (1) und können dort geändert werden über den Button „Markieren als“ (2).

 

 

5. Wichtig zu wissen: Die Markierungen können nicht vom Absender stammen. Sie können nur in der eigenen Nachrichtenverwaltung gesetzt werden. Dies gilt insbesondere auch im umgekehrten Fall, nämlich für das Erstellen einer neuen Nachricht: Werden hier die Nachrichtenattribute „dringend“ und „zu prüfen“ gesetzt (1), werden sie bei Versand der Nachricht nicht an den Empfänger übermittelt (vgl. Newsletter 1/2017)!

 

 

6. Die Nachrichtenattribute haben also nur Bedeutung, wenn die Nachricht zunächst noch im Ordner Entwürfe gespeichert wird (1). Dort werden sie in der gewohnten Weise angezeigt (2).

So kann etwa ein Postfachinhaber erkennen, welche durch Kanzleimitarbeiter erstellten Nachrichten er noch prüfen oder qualifiziert signieren muss. Achtung: Sobald die Nachricht versandt wurde, werden diese Nachrichtenattribute allerdings gelöscht! Die Nachricht befindet sich nun im Unterordner „gesendet“. Dort kann sie – im Bedarfsfall – nun wieder entsprechend markiert werden.

 

 

Tipps und Tricks: Optimierte Anzeige

Das beA soll nach § 31a III 5 BRAO barrierefrei ausgestaltet sein. Das bedeutet unter anderem, dass die Anzeige im Webclient optimiert werden kann. Hierzu sind die Funktionen „Kontrast“ (1) und „Schriftgröße“ (2) gedacht, die die Schrift deutlicher bzw. größer hervortreten lassen.

 

 

Eine gute Möglichkeit ist es aber auch, mit den Zoom-Einstellungen Ihres Browsers zu arbeiten. Meist kann hier über das Menü „Anzeige“ der jeweilige Vergrößerungsfaktor (Zoomfaktor) bestimmt werden. Meist es auch möglich, mit der Tastenkombination [Strg]+[Plustaste] bzw. [Strg]+[Minustaste] den Vergrößerungsfaktor zu variieren. Das geht übrigens häufig auch sehr komfortabel, indem Sie die [Strg]-Taste gedrückt halten und mit dem Mausrad scrollen. Mit der Tastenkombination [Strg]+[Nulltaste] kommen Sie wieder zum Standardwert Zoom 100 % zurück.

 

Impressum

Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)
Büro Berlin, Littenstraße 9, 10179 Berlin,
Tel: 030/ 28 49 39 - 0, Fax: 030/ 28 49 39 - 11, E-Mail: [E-Mail-Adresse versteckt]
Redaktion: Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

Der Newsletter ist im Internet unter www.brak.de abrufbar. Wenn Sie diesen Newsletter zukünftig nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte hier.

 
Copyright 2017 - Bundesrechtsanwaltskammer