Ausgabe 16/2019 v. 2.5.2019
 
 
Informiert bleiben: die Störungs- und Ausfalldokumentation

Eigentlich wünscht man sich bei keiner Software irgendwelche Fehler oder Störungen – aber es kommt leider dennoch vor... Da hilft es, wenn man weiß, dass der Fehler nicht an einem selbst liegt, das erspart einem zumindest eine zeitraubende Fehlersuche. Genauso wichtig ist es, bei einem Kommunikationssystem wie dem beA für jedermann nachvollziehbar zu dokumentieren, wann es wie lange zu welchen Störungen gekommen ist.

Aus diesem Grund führt die BRAK eine umfassende Dokumentation. Sie enthält alle Zeiten, in denen das beA nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht – sei es wegen System-Updates oder Störungen.

Auf der beA-Infoseite der BRAK zum beA finden Sie nunmehr die fortlaufende Auflistung aktueller sowie vergangener Störungen und Wartungszeiten mit Angaben zu Beginn, Ende und Art der Störung. Als Startzeitpunkt einer Störung wird die durch den Dienstleister vorläufig gemeldete Zeit veröffentlicht. Im Laufe der Untersuchung einer technischen Störung kann sich eine Präzisierung zeitlichen Angaben ergeben, diese werden dann schnellstmöglich aktualisiert.
Infos zu anstehenden Wartungsarbeiten und Updates, aber auch über vorkommende Störungen, finden Sie übrigens auf der beA-Infoseite in der Rubrik „aktuelle Meldungen“. Wenn Sie diese Infos gleich in die Kanzlei geliefert bekommen wollen, können Sie einen RSS-Feed abonnieren (beA-Newsletter 30/2018). Dann erhalten Sie z.B. in Ihrem E-Mail-Client aktuelle Meldungen zum beA in einem eigenen E-Mail-Ordner.
Und wie binden Sie einen RSS-Feed ein?

Das hängt von der jeweils im Einsatz befindlichen Software ab. Wenn der Feed z.B. lediglich im Internet Explorer angezeigt werden soll, dann klicken Sie auf der beA-Infoseite einfach auf den Menüpunkt „RSS“ (1).
Auf der nachfolgenden Seite innerhalb Ihres Internet Explorers können Sie den Feed mit einem Mausklick (1) abonnieren.
Sie möchten die RSS-Feeds lieber über Ihr E-Mail-Programm lesen? Kein Problem! Klicken Sie z.B. in Outlook (in unserem Beispiel: Version 2010) mit der rechten Maustaste auf den Ordner „RSS-Feeds“ (1) und wählen Sie die Funktion „Neuen RSS-Feed hinzufügen“ aus (2).
Geben Sie in das nachfolgende Datenfeld folgende Adresse ein: bea.brak.de/feed/ (1). Klicken Sie auf Hinzufügen (2). Bestätigen Sie im letzten Fenster noch die Sicherheitsabfrage (3) und die Einbindung ist erledigt.
  
 
Dokumentenpauschale auch beim beA?

Ein großes Ziel von Digitalisierung und elektronischer Kommunikation ist die Einsparung von Kosten. Gerade in der Phase der Umstellung von Papier auf „digital“ klappt das freilich noch nicht immer. Eines ist aber sicher: Kanzleien, die vermehrt über das beA kommunizieren, spüren eine deutliche Kostenreduzierung bei Porto, Verpackungsmaterial und Papier. Was bleibt, sind die „Unkosten“ bei der Erstellung bzw. Formatierung der elektronischen Dokumente für den Versand per beA. Da stellt sich zu Recht die Frage, ob diese Unkosten als abrechenbare Aufwendungen im RVG abgebildet sind.

Nach Nr. 7000 Nr. 2 VV-RVG kann zwar eine Pauschale für die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien oder deren Bereitstellung zum Abruf veranschlagt werden (und zwar je Datei 1,50 Euro). Diese Pauschale ist gedeckelt auf 5 Euro für die in einem Arbeitsgang überlassenen, bereitgestellten oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente. Allerdings gilt dies mit der Einschränkung, dass die Dateien anstelle der in Nr. 1 d) geregelten Kopien und Ausdrucke gefertigt wurden, also zusätzlich mit dem Einverständnis des Auftraggebers – auch zur Unterrichtung Dritter. Für elektronische Schriftsätze, die an das Gericht oder den Gegner gesandt werden, ist der Tatbestand in den meisten Fällen von vornherein nicht erfüllt. Denn diese Dokumente sind ohnehin zur sachgerechten Erfüllung des Mandats erforderlich (
BGH Beschl. v. 5.12.2002, Az.: I ZB 25/02 allg. zur Abgeltung).

Denkbar wäre noch, eine Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 Nr. 1 VV-RVG zu erheben. Hiernach kann eine Pauschale für die Herstellung und Überlassung von Dokumenten im Rahmen von Kopien und Ausdrucken erhoben werden. Da bei der elektronischen Kommunikation mit dem Gericht – beispielsweise nach
§ 130a ZPO – allerdings die in Nr. 7000 Ziff. 1 a) – d) VV-RVG enthaltenen zusätzlichen Tatbestandsmerkmale nicht erfüllt sind, gilt die Fertigung der elektronischen Dokumente nach Ansicht des BGH als bereits mit der Verfahrensgebühr abgegolten (Enders, JurBüro 2012, 561).

Nach dem 2. KostRMoG ist es ohnehin nicht mehr möglich, eine Fertigung bzw. Überlassung von elektronischen Dateien noch auf Nr. 7000 Ziff. 1 VV RVG zu stützen. Denn in allen Kostengesetzen wurde der Begriff „Ablichtung“ durch den Begriff „Kopie“ ersetzt, um Missverständnisse bei der Erstellung von elektronischen Dokumenten (Scans) zu vermeiden. Zuvor wurde der Begriff „Ablichtung“ verwendet, unter dem auch das Scannen von Dokumenten zu verstehen war. Nunmehr ist die Reproduktion einer Vorlage auf einem körperlichen Gegenstand, zum Beispiel Papier, Karton oder Folie erforderlich (jüngst
BayLSG Beschl. v. 9.8.2018, Az. L 12 SF 296/18 E; ferner BT-Drs. 17/11471 (neu), 156 re.Sp., 284). Alles in allem können somit im Rahmen der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten, insbesondere der dazu erforderlichen Fertigung und Überlassung von elektronischen Dokumenten, zumindest derzeit keine Auslagen nach RVG geltend gemacht werden.

Immerhin ist der Ausdruck der digitalen Dokumente, die beispielsweise von den Gerichten empfangen wurden, zur Weiterleitung an den Mandanten über Nr. 7000 Ziff. 1c) VV RVG erstattungsfähig. Zu beachten ist dann allerdings, dass die Pauschale nur abgerechnet werden kann, soweit hierfür mehr als 100 Seiten zu fertigen waren, also ab der 101. Seite (
OLG Hamburg, Beschl. v. 5.5.2011, Az. 4 W 101/11, in Abkehr von seiner früheren Rechtsprechung).
 
 
Klagen: Per E-Mail auch nicht via Behörde ans Gericht
 
Per E-Mail dürfen keine Klagen (mehr) eingereicht werden (beA-Newsletter 22/2018). Dies gilt auch dann, wenn für das Einreichen der Klage der Weg über eine Behörde grundsätzlich zugelassen ist. Eine Steuerberaterin hatte eine Klage gegen eine Einspruchsentscheidung per E-Mail an das Finanzamt Hamburg übermittelt. Diese wurde dort ausgedruckt und dem zuständigen Finanzgericht Hamburg im Wege des § 47 II FGO übermittelt.

Das FG Hamburg (Gerichtsbescheid v. 22. 1.2019 – 2 K 212/18) befand allerdings, dass die Anbringung einer Klage bei einer Behörde nicht von den Formvorschriften über die schriftliche Klageerhebung entbinde. Insbesondere könne nicht per E-Mail Klage erhoben werden, sondern es seien die Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Dokumenten gem. § 52a FGO zu beachten. Danach müsse das elektronische Dokument entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein, oder aber das Dokument müsse von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

Gemäß § 64 I FGO ist die Klage auch im finanzgerichtlichen Prozess grundsätzlich schriftlich bei Gericht oder zu Protokoll des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu erheben. Die eigenhändige handschriftliche Unterschrift des Klägers bzw. seines Bevollmächtigten kann dabei grundsätzlich durch das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden. Eine Signatur mittels fortgeschrittenen Zertifikats, wie sie bei Elster eingesetzt wird, genügt dabei nicht (FG Münster, Urt. v. 26.4.2017 – 7 K 2792/14 E).

Der Umstand, dass eine Klage beim Finanzamt entsprechend § 47 II FGO angebracht worden ist, ändert an dem Formmangel nichts. Zwar kann Einspruch gegen einen Bescheid gem. § 357 I AO auch elektronisch – d.h. per E-Mail – eingelegt werden. Das befreit aber nicht von den Anforderungen des § 52a FGO, denn es sind keine Gründe dafür erkennbar, an eine beim Finanzamt eingereichte Klage geringere Formanforderungen zu stellen. Die Authentizität und die Verbindlichkeit der Klage müssen bei einer auf diese Weise erhobenen Klage gleichermaßen sichergestellt sein. Das Finanzamt fungiert quasi als "Briefkasten" des Finanzgerichts, weitere Erleichterungen sieht das Gesetz nicht vor. Anderenfalls würden die gesteigerten formalen Anforderungen auch obsolet, wenn über den Weg der Anbringung gemäß § 47 II FGO mühelos per E-Mail formlos Klage erhoben werden könnte.

Auf den früheren Hinweis des Gerichts an die Kläger, die Klage sei unzulässig, wurde übrigens nicht reagiert. Gegen den Gerichtsbescheid wurde keine Wiedereinsetzung versucht. Die Sache schien den Klägern also nicht allzu wichtig gewesen zu sein.
  
 
Rechte nur mit einem Klick

Wissen Sie noch, wie man anderen Benutzern Rechte einräumt? Das haben wir Ihnen unter anderem im beA-Newsletter 16/2018 erläutert. Bestimmt haben Sie zwischenzeitlich schon festgestellt, dass es eine Vielzahl von Rechten gibt, die augenscheinlich alle einzeln einem anderen Benutzer zugewiesen werden können. Wir möchten Ihnen die Arbeit ein wenig erleichtern – mit einem kleinen Trick zur Beschleunigung.

Sie erinnern sich vielleicht noch, dass die Rechte im beA-System hierarchisch aufgebaut sind (vgl. auch beA-Newsletter 10/2017). Das bedeutet, Sie können mit der Vergabe nur eines einzelnen Rechts gleichzeitig mehrere nachgeordnete Rechte setzen.

Beispiel gefällig? Stellen Sie sich vor, Ihre Sozietätskollegin soll in Ihrem Postfach Nachrichten öffnen, erstellen und versenden dürfen. Dann orientieren Sie sich an der Rechtehierarchie und suchen Sie das weitestgehende Recht heraus. In unserem Beispiel vergeben Sie einfach nur das Recht „Nachricht versenden“ (1). Alle anderen Rechte (also Nachricht öffnen und Nachricht erstellen) sind dann bereits eingeschlossen.
  
Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de