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Ausgabe 31/2019 v. 17.10.2019
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Liebe Leserinnen und Leser,
Fristversäumnisse gibt es im elektronischen Rechtsverkehr genauso wie in der Papier- und Fax-Welt. Welche Sorgfaltsanforderungen Anwältinnen und Anwälte bei der Postausgangskontrolle zu beachten haben, differenziert die Rechtsprechung nach und nach aus. Zwei solcher Entscheidungen sehen wir uns heute näher an – und erklären Ihnen bei dieser Gelegenheit die wichtigsten Grundlagen: Was ist eigentlich eine Eingangsbestätigung, ein Prüf- oder ein Übermittlungsprotokoll? Wie findet man sie im beA? Und was kann man eigentlich daraus lesen? Apropos lesen… hierfür haben wir am Schluss noch einen kleinen Trick für Sie parat.
Eine interessante und vergnügliche Lektüre wünscht
Ihr Team des beA-Newsletters
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Protokoll-Fragen: Eingangsbestätigung, Prüf- und Übermittlungsprotokoll
Welche Anforderungen die Gerichte an eine ordnungsgemäße Fristenkontrolle stellen, wird immer wichtiger zu wissen – und von ihnen immer klarer ausformuliert (zwei aktuelle Beispiele dafür besprechen wir weiter unten). So wird, eigentlich absehbar, mittlerweile gefordert, dass eine Frist nur dann gestrichen werden darf, wenn die Eingangsbestätigung zu einem Nachrichtenversand vorliegt. Auch im Rahmen der allabendlichen Kontrolle wird verlangt, nochmals alle Eingangsbestätigungen zu allen erledigten Fristen zu prüfen.
Aber was ist das eigentlich, die Eingangsbestätigung?
In den einzelnen Prozessordnungen, beispielsweise in § 130a V ZPO, ist geregelt, dass ein elektronisches Dokument eingegangen ist, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen. Das dient seiner Rechtssicherheit: Er soll unmittelbar und ohne weiteres Zutun eines Justizbediensteten Gewissheit erlangen, ob eine Übermittlung an das Gericht erfolgreich war oder ob weitere Bemühungen zur erfolgreichen Übermittlung des elektronischen Dokuments erforderlich sind (s. die Gesetzesbegründung, BT-Drs. 17/12634, S. 26).
Liegt eine Eingangsbestätigung vor, kann der Absender berechtigt davon ausgehen, dass ein ordnungsgemäßer Eingang bei Gericht vorliegt (vgl. BAG, Beschl. v. 7.8.2019 – 5 AZB 16/19 und dazu beA-Newsletter 29/2019; BFH Beschl. v. 5.6.2019 – IX B 121/18 und dazu beA-Newsletter 27/2019). Möglicherweise kann zukünftig ein vollständiger Eingang sogar fingiert werden (vgl. OLG München, Beschl. v. 11.2.2014 – 31 Wx 468/13 zur Sendebestätigung beim Telefax).
Aber Obacht: In keinem Fall lässt sich einer Eingangsbestätigung entnehmen, ob ein Schriftsatz wirksam, also z.B. durch den Postfachinhaber selbst mit einfacher Signatur oder mittels qualifizierter elektronischer Signatur bei Gericht eingereicht worden ist.
Und was ist dann ein Prüf- oder ein Übermittlungsprotokoll?
Während die Eingangsbestätigung durch den Justizserver erzeugt und an den Absender übermittelt wird, wird das Prüfprotokoll durch den eigenen Server erstellt. Es gibt Auskunft darüber, ob die Nachricht und alle angefügten Signaturen integer sind bzw. ob ordnungsgemäße Signaturen vorliegen. Dies gilt beispielsweise sowohl für qualifizierte elektronische Signaturen am Schriftsatz als auch für den vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis, der wiederum als Beleg dafür gilt, dass der Postfachinhaber selbst den Versand durchgeführt hat (dazu beA-Newsletter 22/2018). Der VGH Mannheim ließ ein solches Prüfprotokoll als Nachweis für eine ordnungsgemäße Signatur ausreichen (siehe beA-Newsletter 29/2019).
Das Übermittlungsprotokoll enthält alle Informationen darüber, von welchem Absender an welchen Adressaten die Nachricht zu welchem Zeitpunkt übermittelt wurde und ob die Übermittlung fehlerfrei verlaufen ist.
Obacht: Anders als bei der Eingangsbestätigung ergibt sich aus dem Übermittlungsprotokoll aber nicht, ob die Nachricht vollständig auf dem Justizserver gespeichert worden ist, was als Nachweis des ordnungsgemäßen Eingangs erforderlich wäre. Ein ausreichender Zugangsnachweis mag sich allenfalls bei Nachrichten an einen anderen beA-Empfänger ergeben (hierzu gibt es aber noch keine klärende Rechtsprechung).
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Wo findet man Eingangsbestätigung, Prüf- und Übermittlungsprotokoll?
Es nützt nicht viel, den Unterschied von Eingangsbestätigung, Prüf- und Übermittlungsprotokoll zu kennen, wenn man sie dann im eigenen beA nicht findet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie an die jeweiligen Informationen kommen (vgl. schon beA-Newsletter 26/2018):
1. Die Eingangsbestätigung, die der Justizserver bei ordnungsgemäßem Zugang der Nachricht automatisch generiert, wird durch das beA-System grundsätzlich in die Nachricht mit eingebettet. Ob Sie für eine Nachricht, die Sie versandt haben, eine Eingangsbestätigung erhalten haben, finden Sie ganz einfach heraus:
Wechseln Sie in den Ordner „Gesendet“ (1) und machen Sie einen Doppelklick auf die versandte Nachricht (2), um diese zu öffnen. Scrollen Sie in der geöffneten Nachricht nach unten, bis Sie unterhalb der Dateianhänge die Eingangsbestätigung der Justiz mit dem Meldetext („request executed“), dem Eingangsdatum und dem Übermittlungsstatus („erfolgreich“) finden (3).
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2. Das Prüfprotokoll können Sie ebenfalls über die versandte Nachricht aufrufen. Dazu klicken Sie einfach auf den Button „Signaturen prüfen“ (1). Es werden nun alle Signaturen an der Nachricht gesammelt geprüft und das Prüfergebnis ausgegeben. Besonders relevant ist die Information über die Verwendung des sicheren Übermittlungswegs (2) und das Gesamtprüfergebnis (3), das ein positives Ergebnis ausweisen sollte.
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3. Das Übermittlungsprotokoll ist letztlich auch Bestandteil der versandten Nachricht. Alle Informationen zu dem Versand lassen sich aber beispielsweise auch komfortabel beim Export der geöffneten Nachricht (1) ermitteln. In dem ausgelieferten ZIP-Ordner findet sich neben dem Prüfprotokoll („VerificationReport“) auch die Export-Datei (2). Aus dieser ergeben sich Daten rund um den Versand, wie Absender, Empfänger, Zeitpunkt des Versands etc. (3).
Übrigens: Auch die Eingangsbestätigung der Justiz befindet sich darin eingebettet (4). Der Export von Nachrichten lohnt sich somit, um alle notwendigen Informationen zu sichern. |
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Was fängt man eigentlich mit einem Prüfprotokoll an?
Wenn es zu technisch wird, schrecken viele erst einmal zurück – das Prüfprotokoll ist da keine Ausnahme. Dabei ist es eigentlich gar nicht schwierig, und eine erste Orientierung haben Sie ja nun bereits: Im Prüfprotokoll finden sich – wie wir etwas weiter oben besprochen haben – Informationen dazu, welche Signaturen sich an bzw. in einer Nachricht befinden.
Dazu sollten Sie noch wissen, dass an einer Nachricht „von Haus aus“ mehrere Signaturen angebracht sind, um deren Authentizität zu wahren. Diese Signaturen werden – neben einer eventuell die Unterschrift ersetzenden qualifizierten elektronischen Signatur – ebenfalls geprüft. Außerdem werden die für die Unterschriften verwendeten Zertifikate beschrieben.
Folgendermaßen ist ein Prüfprotokoll in der Regel aufgebaut:
- Am Anfang steht eine Information zum sicheren Übermittlungsweg, falls der Postfachinhaber selbst den Versand aus seinem eigenen beA durchgeführt hat („vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis“ – VHN). Bildlich gesagt steckt dann die ganze Nachricht in einem großen Umschlag, der mit „Anwaltspost“ beschriftet ist (s. dazu beA-Newsletter 22/2018).
- Dann folgt eine Zusammenfassung des Prüfergebnisses und eine Darstellung der Nachrichtenstruktur. Hier können Sie sehen, ob wirklich alle durchgeführten Prüfungen ein positives Ergebnis geliefert haben.
- Sofern eine oder mehrere qualifizierte elektronische Signaturen verwendet wurden, kommen die Ergebnisse der Einzelprüfungen im Anschluss.
- In einem weiteren Abschnitt werden die einzelnen Zertifikate beschrieben, die in der Nachricht enthalten sind.
- Unter den technischen Informationen werden Ergebnisse früherer Prüfungen mitgeteilt.
- Zum Schluss folgen rein kryptographische Informationen.
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Obacht: Soll der Schriftsatz bzw. die Nachricht einem prozessualen Schriftformerfordernis genügen, achten Sie unbedingt darauf, dass der „vertrauenswürdige Herkunftsnachweis“ vorhanden ist oder dass eine gültige qualifizierte elektronische Signatur dem Schriftsatz beigefügt ist – dies sind die Anforderungen nach § 130a ZPO bzw. den Parallelvorschriften in den anderen Prozessordnungen. Zudem sollte das Gesamtprüfergebnis positiv ausgefallen sein. Bei Problemen sollten Sie zumindest derzeit noch eine Ersatzeinreichung auf herkömmlichen Weg bzw. eine erneute Signatur und/oder Übermittlung in Betracht ziehen.
Haben Sie spezifische Fragen zu den einzelnen Punkten im Prüfprotokoll? Dann schlagen Sie am besten im allgemeinen Anwenderhandbuch zum Prüfprotokoll nach.
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LAG Schleswig-Holstein: „Kann die Nachricht wieder nicht öffnen, bitte faxen…!“
Dieser Wunsch wird wohl in Zukunft immer weniger Gehör finden – das jedenfalls zeigt eine aktuelle Entscheidung des LAG Schleswig-Holstein (Beschl. v. 19.9.2019 – 5 Ta 94/19). Die klare Ansicht des Gerichts: Anwältinnen und Anwälte müssen selbst dafür sorgen, alle notwendigen Kenntnisse zur Nutzung des beA zu haben!
In der Sache ging es um einen Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe (PKH). Die Vorinstanz forderte den Antragsteller unter Fristsetzung auf, Informationen zu seinen Einkommensverhältnissen beizubringen und versuchte, dem Anwalt des Antragstellers die entsprechende Verfügung gegen elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) in sein beA zuzustellen. Der Anwalt verweigerte die Abgabe des eEB mit dem Argument, er könne die Nachricht nicht öffnen. Wie sich im weiteren Verlauf zeigte, lag aber kein Fehler des Gerichts vor. Dem anwaltlichen Vertreter gelang es am Ende doch, die Nachricht zu öffnen – leider zu spät.
Wegen des Fristversäumnisses wurde der Antrag abgelehnt. Auch die sofortige Beschwerde hatte keinen Erfolg. Denn die Zustellung der Verfügung sei auch bei Verweigerung des Empfangsbekenntnisses wirksam, wenn die zuzustellenden Dokumente in das Anwaltspostfach übermittelt worden seien. Gemäß § 31a VI BRAO sei der Inhaber des beA verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen. Könne der Zustellungsempfänger eine Nachricht nicht öffnen, sei dies seinem Verantwortungsbereich zuzurechnen. Das Gericht sei nicht – wie vom anwaltlichen Vertreter gefordert – verpflichtet, Erläuterungen und Hilfestellungen zu geben. Vielmehr habe der Empfänger die Verpflichtung, sich alle notwendigen Kenntnisse zu Nutzung des beA selbst anzueignen.
Zugegeben: Persönliche Schwierigkeiten im Umgang mit dem beA können kein Grund sein, den Zugang einer (ansonsten technisch fehlerfreien) Nachricht in Frage zu stellen. Das Verschulden bei einem Fristversäumnis ist dann über § 85 II ZPO auch im PKH-Verfahren dem Mandanten zuzurechnen. Bedenklich erscheint es allerdings, bei der ausdrücklichen Verweigerung eines Empfangsbekenntnisses und damit fehlendem voluntativen Element ohne nähere Begründung von einer wirksamen Zustellung auszugehen. Dies gilt selbst dann, wenn eine Zustellung im Einzelfall gar nicht erforderlich gewesen sein sollte. |
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OVG Magdeburg: Es zählt wirklich nur die Eingangsbestätigung
Die Eingangsbestätigung, die über EGVP ausgegeben wird, ist zukünftig genauso wie der Sendebericht beim Fax regelmäßig darauf zu prüfen, ob eine Nachricht auch erfolgreich bei Gericht angekommen ist. Zu diesem Ergebnis kam das jüngst OVG Magdeburg (v. Beschl. v. 28.8.2019 – 2 M 58/19) in einer verwaltungsrechtlichen Angelegenheit – und ließ die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand letztlich scheitern.
Das OVG Magdeburg liegt damit auf einer Linie mit dem BAG. Dieses hatte kürzlich (Beschl. v. 7.8.2019 – 5 AZB 16/19, dazu beA-Newsletter 29/2019) die Wiedereinsetzung verwehrt, weil die organisatorischen Anweisungen des Anwalts keine Regelungen für das Steichen der Frist und die allabendliche Kontrolle enthielten.
Will ein Rechtsanwalt dem Gericht einen fristgebundenen Schriftsatz im Wege des elektronischen Rechtsverkehrs über sein beA übermitteln, muss ihn das Ausbleiben einer automatisierten Eingangsbestätigung nach § 55a V 2 VwGO zur Überprüfung und ggf. zur erneuten Übermittlung des Schriftsatzes veranlassen. Aufgrund nahezu identischer Regelungen gelten also im Zivil-, Arbeits- und Verwaltungsgerichtsprozess dieselben Anforderungen.
Die Besonderheit in dem Magdeburger Fall lag darin, dass der betroffene Anwalt überhaupt keine Prüfung der (letztlich fehlenden) Eingangsbestätigung vorgenommen hatte. Er verließ sich allein auf das Hinweisfenster im beA, die Nachricht sei erfolgreich versandt worden. Ergänzend hatte er noch festgestellt, dass sich die Nachricht nicht mehr im Ordner „Postausgang“ befand. Das alles reicht nicht, so das OVG Magdeburg.
Warum die Nachricht nicht an das Gericht gelangt war, ließ sich im Nachhinein nicht mehr aufklären. Einem Prüfprotokoll, das auch erst einige Tage später erstellt wurde, war zu entnehmen, dass die Nachricht am Tag des Fristablaufs erfolgreich auf den Server der BRAK hochgeladen worden war. Aus der Störungsdokumentation der BRAK ergab sich, dass es in der fraglichen Zeit (lediglich) zu Anmeldeproblemen kam. Dieser Vortrag hätte aber überhaupt nur dann relevant werden können, wenn der Anwalt das Fehlen der Eingangsbestätigung bemerkt und dann alles Zumutbare unternommen hätte, um den Schriftsatz dennoch fristgerecht dem Gericht zu übermitteln (vgl. beA-Newsletter 30/2019 für den umgekehrten Fall) – aber dies hatte er ja gerade nicht getan.
Zur abendlichen Postausgangskontrolle sollte also in jedem Fall auch die Prüfung gehören, ob eine Eingangsbestätigung einging. (Und wie das geht, haben wir etwas weiter oben gezeigt.)
Übrigens: Seit der am 12.10.2019 installierten Version 2.3.2 des beA-Systems lautet die Meldung bei Versand einer Nachricht: „Ihre Nachricht wurde verschlüsselt und wird dem Empfänger übermittelt. Die Nachricht mit dem aktuellen Übermittlungsstatus finden Sie im Postausgang, solange die Nachricht noch nicht an alle Empfänger übermittelt wurde.“ Das sollte nun jeden veranlassen, nach einem Nachrichtenversand den Postausgang, den Ordner „Gesendet“ und vor allem die Eingangsbestätigung zu prüfen.
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Zoom für den Durchblick
Nicht jeder beA-Anwender nutzt dieselbe Auflösung seiner Grafikkarte und nicht jeder hat einen gleich großen Monitor. Daher stellt sich beA manchmal optisch etwas unterschiedlich dar. Falls Ihnen die Anzeige zu klein oder zu groß sein sollte, können Sie diese Einstellung ganz komfortabel mit der Zoom-Funktion Ihres Internet-Browsers (über den Sie auch das beA-System nutzen) anpassen.
Die meisten Systeme unterstützen den folgenden Trick:
Halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und scrollen Sie mit dem Mausrad nach oben oder unten. Die Darstellung Ihrer Internetseite sollte sich jetzt – je nach Scroll-Richtung – vergrößern oder verkleinern. So finden Sie ganz schnell die für Sie angenehmste Einstellung.
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