in der aktuellen Ausgabe des beA-Newsletters informieren wir zunächst darüber, was passiert, wenn ein beA geschlossen wird, weil Sie etwa Ihre Zulassung zurückgeben, als Syndikusrechtsanwalt Ihren Arbeitgeber wechseln oder Ihre weitere Kanzlei aufgeben. Anschließend gibt es Hinweise zu den verschiedenen elektronischen Postfächern im elektronischen Rechtsverkehr.

Sodann zeigen wir Ihnen, wie Sie zur Urlaubszeit mit Ihrem beA umgehen und einem anwaltlichen Urlaubsvertreter Rechte an Ihrem beA einräumen. Wir rufen danach Strukturdaten und deren Verwendung im beA in Erinnerung.

In den Tips & Tricks geben wir schließlich die Empfehlung, Ihr beA ohne Umwege aufzurufen und weisen nochmals auf das neue beA Service-Portal hin.

Ihr beA-Team
 
 
Zugunsten einer besseren Lesbarkeit wird im beA-Newsletter auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet, sofern es nicht explizit auf eine Unterscheidung ankommt. Der Bericht verwendet die männliche Bezeichnung, die für alle Geschlechter gilt.

Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen wird ein beA geschlossen oder vielmehr zunächst der Zugang gesperrt und schließlich das Postfach gelöscht. Die Existenz des beA und damit auch der Zugang zum beA sind streng an das Vorliegen der Voraussetzungen von § 31a Abs. 1 S. 1 BRAO gebunden, wonach jedes Mitglied einer Rechtsanwaltskammer, das im Gesamtverzeichnis eingetragen ist, ein beA erhält. Sobald die Eintragungsvoraussetzungen nicht mehr vorliegen, wird der Eintrag durch die regionale Rechtsanwaltskammer gelöscht. Die Voraussetzungen für eine Eintragung liegen nicht mehr vor, wenn die Zulassung als Rechtsanwalt nach § 14 BRAO zurückgenommen oder widerrufen wird. Eine besondere Mitteilung durch Dritte an die Bundesrechtsanwaltskammer ist nicht erforderlich.

Ebenso wird das beA eines Syndikusrechtsanwalts geschlossen, wenn das konkrete Anstellungsverhältnis des Syndikusrechtsanwalts, für welches das beA eingerichtet wurde, endet. Dies gilt auch dann, wenn er eine andere Tätigkeit als Syndikusrechtsanwalt aufnimmt, weil er beispielsweise zu einem anderen Unternehmen wechselt. Das bedeutet, dass jedes Syndikuspostfach an ein Anstellungsverhältnis gebunden ist, vgl. §§ 31, 46c Abs. 5 S.2 BRAO. 

Für den Fall, dass der Rechtsanwalt eine weitere Kanzlei gemäß § 27 BRAO unterhält, ist damit gemäß § 31a Abs. 7 BRAO ebenfalls die Einrichtung eines beA verbunden. Sofern der Rechtsanwalt seine weitere Kanzlei aufgibt, wird auch das beA seiner weiteren Kanzlei geschlossen.

In allen vorgenannten Fällen sperrt die Bundesrechtsanwaltskammer nach § 28 Abs. 1 S. 1 RAVPV zunächst das beA des Rechtsanwalts. Ein Zugang zu einem gesperrten beA ist dann weder für den Postfachinhaber noch für alle anderen Personen, denen zuvor eine Zugangsberechtigung eingeräumt wurde, möglich.

Praktisch bedeutet das, dass die zuständigen Rechtsanwaltskammern nach Wegfall der Zulassungsvoraussetzungen und Pflege der Daten in der eigenen Mitgliederverwaltung einen Datensatz mit diesen Informationen in einem automatisierten Verfahren an die Bundesrechtsanwaltskammer übermitteln und sodann die Sperrung der Postfächer erfolgt. Bis dahin hat der Postfachinhaber Zugang zu seinem Postfach. Ab dem Zeitpunkt der Sperrung ist ein beA gemäß § 28 Abs. 3 RAVPV nicht mehr adressierbar, sodass keine Nachrichten mehr eingehen können. Sofern eine Sperrung, etwa wegen der Bestellung eines Abwicklers, nicht rückgängig gemacht wird, wird ein beA nach § 29 RAVPV 6 Monate nach der Sperrung gelöscht. Mit der Löschung gehen auch die darin enthaltenen Nachrichten verloren. Deshalb unser Hinweis und unsere dringende Empfehlung: Exportieren Sie immer und regelmäßig Ihre Nachrichten auf einen Datenträger Ihrer Wahl, s. dazu beA-Newsletter 17/2018.

Hinweis: Bitte denken Sie im Falle des Verzichts auf die Zulassung daran, Ihre beA-Karte gegenüber der Bundesnotarkammer zu kündigen. Zuständig für alle Fragen, die unmittelbar die beA-Karten und den diesbezüglichen Vertrag betreffen, ist die Bundesnotarkammer (bea@bnotk.de). Informationen der Bundesnotarkammer zur beA-Karte finden sich hier. Sie finden dort auch das entsprechende Kündigungsformular für die beA-Karte.

Für Rechtsanwälte ist die Sache klar: Jeder bekommt nach § 31a Abs. 1 BRAO ein beA. Ein zusätzliches beA wird für eine weitere Kanzlei (§ 31a Abs. 7 BRAO) sowie auch dann eingerichtet, wenn ein Kollege als Rechtsanwalt wie auch als Syndikusrechtsanwalt zugelassen ist. Kanzleipostfächer sind derzeit mangels gesetzlicher Grundlage noch nicht umgesetzt (s. dazu beA-Newsletter 8/2020).

Etwas anders sieht es hingegen bei den EGVP-Justiz-Postfächern der Gerichte sowie den besonderen Behördenpostfächern (beBPo) aus (vgl. zu letzteren auch unseren beA-Newsletter 7/2020). Hier steht es im Ermessen der jeweiligen Landesjustizverwaltungen oder der beBPo-Landesprüfstellen, wie viele Postfächer eine Institution erhält. Eine Postfachkonsolidierung hat etwa die Berliner Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung kürzlich beim Landgericht Berlin durchgeführt. Waren bislang die Abteilungen für Zivilsachen im Tegeler Weg sowie in der Littenstraße als Adressaten separat auswählbar, so wurde der Eintrag „Tegeler Weg“ gelöscht. Für sämtliche Posteingänge im Zivilbereich ist seit dem 04.05.2020 der Eintrag „Littenstraße“ zu verwenden. Eine informative Darstellung der Änderungen hält die RAK Berlin auf ihrer Website bereit.
 
Auch Behörden verfügen mitunter über mehr als ein elektronisches Postfach: So hat die Agentur für Arbeit Stuttgart ein beBPo, das Finanzamt Wuppertal ist demgegenüber über drei Postfächer zu erreichen. Ist mehr als ein Postfach vorhanden, so stellt sich allerdings die Frage nach der Rechtsfolge, wenn ein „falsches“ Postfach adressiert worden ist. Beim LG Berlin wäre das dann in einer zivilrechtlichen Angelegenheit das Postfach für Strafsachen. Hierzu liegt noch keine Rechtsprechung vor. Die Postfächer sind aber in der Regel eindeutig benannt, wenn sie bestimmten Abteilungen des Empfängers zugeordnet sind. Im Zweifelsfall kann auch per Telefon die Geschäftsstelle des Gerichts oder die Telefonzentrale der Behörde um weitere Auskünfte zu gebeten werden. Man könnte auch auf die Idee kommen, diese Konstellation anhand der Rechtsprechung des BGH zu § 520 Abs. 3 ZPO einer Lösung zuzuführen. Der BGH hat in einem Beschluss zu dieser Norm ausgeführt, dass ein per Fax übermittelter Schriftsatz auch dann in die Verfügungsgewalt des Gerichts gelangt, an das er adressiert war, wenn für die Übermittlung versehentlich die Faxnummer einer anderen Stelle, die in den Behörden- und Gerichtsverbund eingebunden ist, gewählt worden ist (BGH Beschl. v. 23.04.2013 – VI ZB 27/12). Der BGH stützt dies u. a. auf die verfassungsrechtlichen Anforderungen eines fairen Verfahrens und der Gewährleistung wirksamen Rechtsschutzes (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 20 Abs. 3 GG). Hier könnte argumentiert werden, dass sich diese BGH-Entscheidung auf Konstellationen der Adressierung eines elektronischen Postfachs, das sichtbar für eine andere Abteilung des Empfängers eingerichtet wurde, übertragen lässt. Um sicher zu gehen, sollte aber bei der Empfängerauswahl genau darauf geachtet werden, dass auch das richtige Postfach des Adressaten angeklickt wird. Damit erspart sich der Versender gegebenenfalls zeitraubende Rückfragen oder möglicherweise sogar Schwierigkeiten mit Wiedereinsetzungsanträgen.
 
Den Landesjustizverwaltungen sowie -prüfstellen ist bei der Einrichtung der Postfächer also ein gewisser Ermessensspielraum eingeräumt. Eine Vereinheitlichung der Postfachvergabe hinsichtlich der Anzahl der Postfächer je Gericht oder Behörde würde die Besonderheiten und die unterschiedliche Größe der jeweiligen Gerichte und Behörden unberücksichtigt lassen.

Wir haben bereits mehrfach über Strukturdaten und was es damit auf sich hat berichtet (s. dazu beA-Newsletter 34/2019 sowie beA-Newsletter 29/2019). So auch, dass sich die Beifügung von Strukturdaten aus § 2 Abs. 3 ERVV ergibt. Im beA muss die Beifügung von Strukturdaten gesondert aktiviert werden. In einer nächsten Version der beA-Webanwendung wird die Generierung und Beifügung von Strukturdaten voreingestellt sein, sodass ein gesondertes „Abhaken“ nicht mehr notwendig sein wird. Die automatisierte Datenverarbeitung wird durch die Erzeugung und Übermittlung von Strukturdaten für Sender und Empfänger von Nachrichten, also für Rechtsanwälte und insbesondere für Gerichte, erheblich vereinfacht und beschleunigt. Deshalb sollten Sie schon jetzt stets einen Strukturdatensatz beifügen.

Die Generierung und Beifügung eines Strukturdatensatzes erfolgt bei der Erstellung einer Nachricht durch Aktivierung des Feldes „Strukturdatensatz generieren und anhängen“.

Nachfolgend zur Veranschaulichung:

Vorausschicken möchten wir einen Tipp, der Ihnen, sofern Sie betroffen sind, Ihren Zugang auf Ihr beA etwas vereinfachen soll. Viele Anwender gelangen zu Ihrem beA nicht direkt über die Website www.bea-brak.de, über die sie sich ins beA einloggen können, sondern über Verlinkungen von anderen Websites, auch solchen der BRAK. Diese werden von einigen Nutzern zuerst aufgerufen, um sich dann auf die Zugangsseite www.bea-brak.de „durchzuklicken“. So finden sich auf der Informationsseite zum beA unter www.bea.brak.de sowie auf der Hauptseite der BRAK unter www.brak.de Links, die zur beA-Zugangsseite führen. Diese „Umwege“ kosten zum einen etwas Zeit und belasten zudem die Datenverkehrsströme der Websites ohne besonderen Nutzen. Wenn Sie ins beA möchten, empfehlen wir daher, die Website www.bea-brak.de direkt aufzurufen. Und noch ein Tipp: Fügen Sie doch die Zugangsseite zum beA den Favoriten/Lesezeichen Ihres Browsers hinzu. So können Sie die Seite noch einfacher und schneller aufrufen.

Wenn Sie Informationen zum Support oder zur Nutzung des beA wünschen, so sind Sie beim neuen beA Service-Portal unter https://portal.beasupport.de/external richtig aufgehoben. Über das Serviceportal erhalten Sie an zentraler Stelle auch Informationen, für den Fall, dass das beA oder aber Kommunikationskomponenten anderer Beteiligter am elektronischen Rechtsverkehr mal nicht so funktionieren sollten. Auf die Wissensdatenbank haben wir bereits in unserem letzten Newsletter zur Transition hingewiesen, s. dazu beA-Newsletter 9/2020.