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Ausgabe 5/2020 v. 5.3.2020
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Liebe Leserinnen und Leser,
können Sie eigentlich verlangen, dass das Gericht Ihnen die Akteneinsicht elektronisch ermöglicht, wenn es die Akte noch auf Papier führt? Diese Frage hatte der BFH jüngst zu beantworten; wir stellen Ihnen die Entscheidung vor. Um die Einführung elektronischer Akten bei den obersten Bundesgerichten geht es in einem weiteren Beitrag – und es ist zu erwarten, dass die Länder hier nach und nach folgen; denn seit 2018 dürfen sie Akten elektronisch führen, ab dem 1.1.2026 müssen sie es.
Darüber hinaus haben wir in dieser Ausgabe Tipps für Sie, wie Sie sich die Posteingangskontrolle erleichtern, wenn Sie (z.B. als Syndikus und Rechtsanwalt) Inhaber mehrerer beA-Postfächer sind. Wir befassen uns außerdem mit der nicht ganz seltenen Ausrede „Ich habe schließlich Jura und nicht Informatik studiert“, um sich nicht genauer mit dem beA befassen zu müssen; mit ihr hatte jüngst auch das OLG Koblenz zu tun. Außerdem beschäftigen wir uns mit Containersignaturen, dem Löschen von Signaturzertifikaten und damit, wie Sie herausfinden, ob eine Störung des beA oder z.B. der Justizserver vorliegt.
Eine aufschlussreiche und vergnügliche Lektüre wünscht
Ihr Team des beA-Newsletters
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eAkte bald auch bei obersten Bundesgerichten
Mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte bei den Gerichten hat der Gesetzgeber die Umstellung auf elektronische Akten (eAkten) verbindlich zum 1.1.2026 vorgeschrieben. Allerdings wurde durch eine Verordnungsermächtigung die Möglichkeit geschaffen, dass die Bundesregierung und die Landesregierungen für ihren Bereich durch Rechtsverordnung den Zeitpunkt bestimmen können, von dem an elektronische Akten geführt werden, sowie die hierfür geltenden organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten (vgl. etwa § 298a I 2 ZPO).
Der Bund geht nun mit gutem Beispiel voran und hat den Referentenentwurf einer entsprechenden Verordnung über die elektronische Aktenführung bei den obersten Bundesgerichten nach § 298a ZPO, § 14 FamFG, § 46e ArbGG, §65a SGG, § 55b VwGO und § 52b FGO vorgelegt. Dadurch soll die Möglichkeit geschaffen werden, die eAkte schon vor dem gesetzlich bestimmten Stichtag schrittweise einzuführen und zu erproben. Der Gesetzgeber möchte damit sicherstellen, dass das gesetzliche Ziel einer flächendeckenden elektronischen Aktenführung ab dem 1.1.2026 erreicht wird. Aus Gründen der Flexibilität sollen die Verfahren, in denen die Akten während der Übergangsphase bis zum 31.12.2025 elektronisch geführt werden, durch Verwaltungsanordnung der Präsidentin oder des Präsidenten des jeweiligen obersten Bundesgerichts bestimmt werden, die öffentlich bekannt zu machen ist.
Die BRAK begrüßt in ihrer Stellungnahme Nr. 5/2020 die vorzeitige Einführung der eAkte bei den Bundesgerichten in den genannten Verfahren. Sie regt darüber hinaus u.a. an, auch die Führung der Akten der Vorinstanzen baldmöglich auf elektronische Aktenführung umzustellen und dabei eine möglichst weitgehende Einheitlichkeit der Regelungen für alle Verfahrensordnungen und Instanzen anzustreben. Ziel müsse es sein, Medienbrüche zu vermeiden und möglichst einheitliche Regelungen hinsichtlich der Aktenführung zu erlangen.
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Sie haben mehrere beA? So managen Sie sie ganz einfach
Manche Kolleginnen und Kollegen haben gleich mehrere beA-Postfächer – vielleicht ist Ihnen das schon aufgefallen, wenn Sie den Empfänger einer beA-Nachricht einsetzen wollten, oder Sie gehören sogar selbst zu denjenigen. Das ist nicht etwa ein Versehen, sondern muss so sein: Einem Mitglied einer Rechtsanwaltskammer werden dann mehrere beA zugewiesen, wenn es neben der Zulassung als niedergelassener Anwalt über eine weitere Zulassung als Syndikusrechtsanwalt verfügt. Gleiches gilt, wenn ein Anwalt neben seiner Hauptkanzlei eine weitere Kanzlei einrichtet. In allen diesen Fällen ist für jedes dieser Postfächer eine gesonderte beA-Karte zu beantragen (dazu beA-Newsletter 13/2018). Vereinfacht gesagt gilt also: Für jede Zulassung bzw. jede Kanzlei bekommen Sie ein gesondertes beA.
Sobald Sie jeweils die Erstregistrierung (dazu beA-Newsletter 11/2018) durchlaufen haben, können Sie Ihre beA-Postfächer mit den dazugehörigen beA-Karten regelmäßig kontrollieren. Das klingt etwas umständlich, lässt sich aber ganz leicht vereinfachen: Mit der beA-Webanwendung können Sie Ihre Postfächer so „zusammenschalten“, dass Sie mit jeder Ihrer beA-Karten Ihre gesamte Post behandeln können.
Und das machen Sie wie folgt:
Melden Sie sich in einem Ihrer beiden beA an und wechseln Sie in die „Einstellungen“ (1) und dort in die „Postfachverwaltung“ (2). Dort klicken Sie auf den Befehl „Benutzerverwaltung“ (3). Wählen Sie anschließend in den „Suchoptionen“ (4) die Suche nach „Benutzer mit Postfach“ (5) aus.
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Geben Sie als Suchparameter am besten nur die SAFE-ID Ihres anderen beA ein, also des Postfachs, in dem Sie aktuell nicht eingeloggt sind (1). Lösen Sie die Suche aus (2). Markieren Sie den gefundenen Eintrag (3) und klicken Sie auf „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“ (4).
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Klicken Sie anschließend auf „neues Recht zuordnen“ (1) und wählen Sie im nachfolgenden Fenster Ihr Postfach aus, in dem Sie aktuell angemeldet sind (2). Im Dropdown-Menü zu den Rechten (3) setzen Sie den Haken bei „Alle“ (4). Schließen Sie mit „Speichern und zurück“ (5). Denken Sie jetzt noch daran, den dazugehörigen Sicherheitstoken (also Ihre andere beA-Karte) zur Ent- und Verschlüsselung freizuschalten (6) (dazu beA-Newsletter 19/2018).
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Sie haben es geschafft! Nun sollten Sie ggf. noch dieselben Arbeitsschritte spiegelbildlich in Ihrem anderen beA machen, damit Sie wechselseitig von beiden Postfächern aus auf das jeweils andere zugreifen können.
Obacht: Sollten Sie Mitarbeiter zum Zugriff auf Ihre beA-Postfächer berechtigten wollen, dann sollten Sie die Rechtezuordnung natürlich sauber nach den verschiedenen Tätigkeitsbereichen trennen, um nicht die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Da Sie in dem eben beschriebenen Fall aber ausschließlich sich selbst an einem ebenfalls Ihnen gehörenden Postfach berechtigen, ist eine solche Differenzierung entbehrlich.
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OLG Koblenz: Auch der Senat hat Jura und nicht Informatik studiert…
„Ich habe schließlich Jura und nicht Informatik studiert!“ Das hört man in Gesprächen unter Anwaltskollegen zum elektronischen Rechtsverkehr immer wieder, wenn es um die daraus folgende Pflicht geht, auch in den Anwaltskanzleien technisch nachzurüsten. Denn anders ist der elektronische Rechtsverkehr eben nicht nutzbar.
Das OLG Koblenz setzt diesem abwehrenden Ausspruch in seinem – sehr ausführlich und gut begründeten – Beschluss vom 18.6.2019 (9 UF 244/19) sehr deutliche Worte entgegen: Auch der erkennende Senat habe nicht Informatik studiert, gleichwohl verlange das Gesetz von ihm, im Rahmen einer Prüfung der Zulässigkeit von Verfahrenshandlungen Container- und Einzelsignaturen zu erkennen, voneinander abzugrenzen und juristisch einzuordnen. Das sei auch von jedem Anwalt zu erwarten. Dieser müsse in der Lage sein, sich von einer ordnungsgemäßen und den einschlägigen Formvorschriften entsprechenden Signatur zu überzeugen.
In der Sache ging es – wieder einmal – um die Verwendung einer unzulässigen Containersignatur (vgl. zuletzt beA-Newsletter 24/2019). Die betroffene Anwaltskanzlei verwendete noch im Jahr 2019 leider nicht das beA, sondern einen anderen auf dem OSCI-Protokoll basierenden Client, nämlich den Governikus Communicator. Derartige Anwendungen sind für die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Gerichte grundsätzlich zugelassen (§ 4 I Nr. 2 ERVV). Allerdings stellen sie – mangels Identifizierung und Authentifizierung des Nutzers – keinen sicheren Übermittlungsweg dar, so dass nicht auf eine qualifizierte elektronische Signatur verzichtet werden kann (vgl. § 130a IV ZPO). Zudem bieten sie häufig nur die Option, die gesamte Nachricht, nicht aber den einzelnen Anhang zu signieren. Die so entstehende „Container-Signatur“ ist nach § 4 II ERVV und der dazu ergangenen Rechtsprechung nicht mehr zugelassen und führt zur Unwirksamkeit des Schriftsatzes.
Im konkreten Fall konnte die Unwirksamkeit weder geheilt noch im Rahmen eines Wiedereinsetzungsgesuchs entschuldigt werden. Wie zuvor schon höchstrichterlich entschieden, greift die Heilungswirkung nach § 130a VI ZPO nicht bei Verstößen gegen Übermittlungsvorschriften bzw. das Schriftformerfordernis. Und mangelnde technische oder rechtliche Kenntnisse sind kein tauglicher Wiedereinsetzungsgrund.
Zu hoffen wäre da noch auf die Verletzung der Fürsorgepflicht durch das Gericht gewesen. Denn in dem vom OLG Koblenz entschiedenen Fall wurde der Schriftsatz immerhin vier Tage vor Fristablauf eingereicht. Die Unwirksamkeit hätte bei ordnungsgemäßer Sachbehandlung bereits mit Eingang des Schriftsatzes, spätestens aber am Folgetag auffallen müssen, so dass ein Hinweis die betroffene Kanzlei in die Lage versetzt hätte, ihren Fehler rechtzeitig vor Fristablauf zu korrigieren. Leider stellte der Senat auf den Zeitpunkt ab, zu dem er die ausgedruckte Nachricht frühestens zur Prüfung vorgelegt bekommen hätte.
Ob das rechtlich zutreffend ist, mag an dieser Stelle dahinstehen – klar ist, dass Sie selbst es in der Hand haben, eine solche Situation zu vermeiden: Wenn Sie mit der beA-Webanwendung signieren, kann nämlich schon technisch gar keine unzulässige Containersignatur gesetzt werden.
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BGH: Kleiner Nachschlag zur Containersignatur
Rechtsfragen rund um den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) beschäftigen mehr und mehr die Gerichte – darüber berichten wir im beA-Newsletter in schöner Regelmäßigkeit, und das ist wichtig, um für alle Nutzerinnen und Nutzer Klarheit zu schaffen, vor allem sofern es um die wirksame Einreichung bestimmender Schriftsätze geht. Auch der BGH hat jüngst erneut eine solche Entscheidung zum ERV publiziert (Beschl. v. 8.10.2019, 5 StR 492/19), die indes auf den ersten Blick eher verwirren mag.
Worum geht es?
In der Sache ging es darum, ob eine Rechtsmittelschrift samt Begründung auf elektronischem Weg wirksam eingereicht wurde, die der Prozessvertreter mit einer sog. Containersignatur versehen hatte. Bei einer Containersignatur wird, grob gesagt, die Nachricht selbst mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, nicht aber die einzelnen Anhänge (Hier, hier und hier können Sie das genauer nachlesen).
Konkret hatte ein Verteidiger beim LG Zwickau Revision und Begründung in einem qualifiziert signierten Container elektronisch eingereicht. Vermutlich hatte er beides in einer EGVP-Nachricht versandt (genauer ist das den Entscheidungsgründen nicht zu entnehmen).
Containersignaturen sind inzwischen nicht mehr allzu gebräuchlich. Zum einen gestattet § 4 II ERVV ihre Verwendung im elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten seit dem 1.1.2018 nicht mehr. Zum anderen versenden immer mehr Anwältinnen und Anwälte nicht mehr über den EGVP-Client, der standardmäßig Containersignaturen anbrachte, sondern über das beA, das Containersignaturen nicht mehr unterstützt (dazu beA-Newsletter 28/2019 „Was bringt die Version 2.3?“).
Was steckt dahinter?
Der BGH hatte also noch einen Fall zur alten Rechtslage zu entscheiden, der allerdings eine nicht unerhebliche Frage auch für die geltende Rechtslage aufwirft. Für den Bereich des Strafverfahrens durften die Länder regeln, dass der ERV erst zum 1.1.2020 eröffnet wird (s. dazu beA-Newsletter 35/2019). Davon hatte auch das Land Sachsen Gebrauch gemacht. Die Wirksamkeit der Einreichung richtete sich daher nach § 41a StPO und der dazugehörigen Landesverordnung. Somit galt das Verbot der Containersignatur nach § 4 II ERVV gerade noch nicht.
Zudem durfte man nach § 2 V SächsEJustizVO elektronische Dokumente auch als ZIP-Datei einreichen, wenn sich die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) auf das per ZIP komprimierte Dokument bezog. Die ZIP-Datei durfte lediglich zusätzlich signiert werden. Letztlich lässt sich daraus ein Verbot ableiten, nur den Container einzeln zu signieren. Ob im entschiedenen Fall die elektronischen Dokumente selbst ebenfalls mit einer qeS versehen waren, lässt sich den Entscheidungsgründen des BGH nicht entnehmen – darauf kam es aus seiner Sicht für die Entscheidung des Falles nicht an.
Was hat der BGH entschieden?
Der BGH entschied, dass im konkreten Fall die Einreichung von Rechtsmittelschrift und -begründung in einem qualifiziert signierten Container – nach der damals noch geltenden Rechtslage – zulässig war. Die Revision des Angeklagten verwarf er gleichwohl, weil sie nicht begründet war.
Was bedeutet das für das geltende Recht?
Für die geltende Rechtslage nach § 4 II ERVV stellt sich die Frage, ob die elektronischen Dokumente auch dann zur Übermittlung an das Gericht i.S.v. § 130a II ZPO ungeeignet wären, wenn zwar der Container (also z.B. eine EGVP-Nachricht) mit einer qeS versehen ist, aber zusätzlich auch noch die elektronischen Dokumente selbst eine qeS aufweisen.
Nach dem Sinn und Zweck des § 4 II ERVV, der verhindern will, dass die Gerichte die Formwirksamkeit der einzelnen in dem Container enthaltenen Dokumente nicht prüfen können, dürfte es nicht zu einer Unwirksamkeit kommen. Denn es wären ja gerade alle einzelnen Dokumente ebenfalls signiert und damit jedes für sich prüfbar. Aber wie immer gilt: Lassen Sie es lieber gar nicht erst darauf ankommen, dass diese Frage entscheidungserheblich wird! Der sicherste Weg lautet also, die Container-Signatur zu vermeiden.
Warum ist das relevant?
Zwar kann die beA-Webanwendung keine Containersignaturen mehr erzeugen. Signaturanwendungssoftware anderer Hersteller besitzt diese Funktionalität aber unter Umständen noch. Denn außerhalb des Anwendungsbereichs von § 4 II ERVV gibt es durchaus sinnvolle Verwendung für Containersignaturen. Sollten Sie also anders als mit der beA-Webanwendung signieren, achten Sie darauf, dass Sie für Schriftsätze u.a., die an das Gericht gehen sollen, keine Containersignaturen verwenden (dazu beA-Newsletter 2/2019).
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BFH: Digitalisierung der Akten nicht auf Wunsch
Einer der großen Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs soll die erleichterte Akteneinsicht werden – sie geht schneller und einfacher und kann vor allem mehreren an einem Verfahren Beteiligten parallel gewährt werden. Dazu ist es natürlich erforderlich, dass die Akten überhaupt elektronisch geführt werden, um dann über ein Akteneinsichtsportal den Anwälten zur Verfügung gestellt werden zu können (vgl. beA-Newsletter 26/2019). Der BFH musste sich nun in einer aktuellen Entscheidung (Beschl. v. 6.9.2019 – III B 38/19) mit der Frage befassen, ob ein Anspruch auf digitale Übersendung von Papierakten – also letztlich: ein Anspruch auf Digitalisierung der Akten – bestehen kann.
In dem vom BFH entschiedenen Fall hatte der Prozessvertreter zunächst die Übersendung der Papierakte in seine Kanzlei zur Akteneinsicht beantragt. Das FG wollte ihm die Akteneinsicht lediglich in Diensträumen, etwa im Hauptzollamt oder einem Amtsgericht, gewähren. Hiergegen wandte sich der Prozessvertreter mit seiner Beschwerde, blieb damit aber erfolglos.
Der BFH verwies in seiner Entscheidung auf § 78 I 1 und 2 FGO in der seit dem 1.1.2018 geltenden Fassung. Danach könnten die Beteiligten die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen. Das Gesetz differenziere klar: Werden die Prozessakten elektronisch geführt, wird Akteneinsicht durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf gewährt (§ 78 II 1 FGO). Werden die Prozessakten in Papierform geführt, wird Akteneinsicht durch Einsichtnahme in die Akten in Diensträumen gewährt (§ 78 III 1 FGO) – und damit, anders als in anderen Prozessordnungen, explizit nicht Kanzleiräumen.
Nun enthält § 78 III 2 FGO allerdings für Papierakten auch noch die zusätzliche Regelung, dass die Akteneinsicht, soweit nicht wichtige Gründe entgegenstehen, auch durch Bereitstellung des Inhalts der Akten zum (gemeint: elektronischen) Abruf gewährt werden kann. Der BFH vertritt mit einer recht knappen Begründung die Ansicht, daraus könne kein Anspruch auf Digitalisierung von Papierakten hergeleitet werden. Denn die Finanzgerichte seien erst ab 1.1.2026 verpflichtet, digitale Akten zu führen. Es erscheint fraglich, ob diese Ansicht zutreffend ist. Die Kann-Bestimmung deutet wohl eher darauf hin, dass das Gericht im Rahmen eines Akteneinsichtsgesuchs zumindest sein Ermessen – unter Berücksichtigung wichtiger Gründe – ausüben muss.
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Was verstellt denn da die Sicht?
Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass die Gerichte ihre Dokumente häufig so elektronisch unterschreiben, dass ein Zertifikatsstempel im Dokument zu sehen ist? Was es mit solchen „sichtbaren“ Unterschriften auf sich hat, haben wir im beA-Newsletter 32/2019 behandelt. Bei dem Zertifikatsstempel handelt es sich um eine sichtbare Inline-Signatur (s. dazu beA-Newsletter 21/2019). Diese Signatur wird direkt in die Ausgangsdatei eingebettet.
Leider häufen sich die Fälle, in denen der Signaturstempel über dem eigentlichen Text des Dokuments angezeigt wird (1). Möchten Sie das signierte Dokument ausdrucken, gibt es eine kleine Schwierigkeit: Den Signaturstempel kann man beim Ausdruck nicht einfach ausblenden. Daher, bleibt nichts anderes übrig, als die Unterschrift vorübergehend zu löschen und das Dokument ohne sie auszudrucken.
Und so verfahren Sie dazu:
Fahren Sie dazu in einer professionellen PDF-Anwendung mit der Maus auf den Stempel (2) und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Unterschrift löschen“ (3) aus.
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Anschließend bleibt noch ein Formularfeld übrig (1), das aber beim Ausdruck nicht stört. Gleichwohl können Sie es entweder ausblenden (2) oder ebenfalls löschen. Dazu müssen Sie zunächst im Bereich der Formularwerkzeuge (3) den Befehl „Bearbeiten“ (4) auswählen. Aber Obacht: Speichern Sie das so veränderte Dokument unbedingt unter einem neuen Namen ab, um im alten Dokument die Unterschrift zu erhalten.
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Informationen zu Störungen im Elektronischen Rechtsverkehr
Sollten beim Versand einer beA-Nachricht Probleme auftreten, gibt es eine Reihe von Informationsquellen, anhand derer Sie herausfinden können, ob gerade eine Störung des beA-Systems oder auf Seiten des Empfängers vorliegt:
Auf der beA-Infoseite gibt die BRAK aktuelle Informationen zu Störungen und wartungsbedingten Ausfallzeiten des beA. Dazu korrespondierend führt die BRAK eine umfassende Störungs- und Ausfalldokumentation. Sie enthält alle Zeiten, in denen das beA nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht – sei es wegen System-Updates oder wegen Störungen.
Darüber hinaus finden Sie auf der Seite www.egvp.justiz.de aktuelle Meldung zu Störungen und Ausfällen der Gerichte, des beA, der besonderen elektronischen Behördenpostfächer (beBPo), der besonderen elektronischen Notarpostfächer (beN) und weiterer Teilnehmer des EGVP-Verbunds. Die Meldungen können Sie nach Bundesländern filtern, sofern Sie sich alle Meldungen anzeigen lassen.
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Zudem können Sie den EGVP-Newsletter abonnieren. Sie werden dann über aktuelle Störungen per E-Mail informiert. Auch hier können Sie die Informationen auf einzelne Bundesländer einschränken.
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