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Ausgabe 6/2022 v. 2.6.2022
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Liebe Leserinnen und Leser,
in dieser Ausgabe konzentrieren wir uns fast ausschließlich auf die jüngere Rechtsprechung zur sorgfältigen Nutzung des beA.
Wir stellen Ihnen die Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg zur Frage vor, ob auch Rechtsanwälte, die zugleich Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater sind, der aktiven Nutzungspflicht des beA unterliegen. Außerdem haben wir zwei Entscheidungen ausgewählt, welche die Anforderungen der Gerichte an die anwaltliche Sorgfaltspflicht bei der Anbringung von Signaturen und bei der Überprüfung von Schriftsätzen illustrieren.
Die Bundesnotarkammer hat Anfang Mai 2022 mit dem Austausch der beA-Karten begonnen. Wir stellen im vierten Beitrag noch einmal dar, wie Sie Ihre neue beA-Karte in Ihrem Postfach hinterlegen.
Ihr beA-Team
Zugunsten einer besseren Lesbarkeit wird im beA-Newsletter auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet, sofern es nicht explizit auf eine Unterscheidung ankommt. In den Beiträgen wird die männliche Bezeichnung verwendet, die für alle Geschlechter gilt.
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Kein Wahlrecht bei aktiver Nutzungspflicht
Mit Beschluss vom 8.3.2022 – 8 V 8020/22 – entschied das Finanzgericht Berlin-Brandenburg, dass Rechtsanwälte, die zugleich Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater sind, der aktiven Nutzungspflicht des beA unterliegen.
§ 52d FGO, der für das finanzgerichtliche Verfahren die Pflicht zur Übermittlung elektronischer Dokumente regelt, verpflichte den Rechtsanwalt zur aktiven Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr. Dass er zugleich als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zugelassen sei, ändere an der Pflicht zur elektronischen Übermittlung nach § 52d FGO nichts. Der Rechtsanwalt könne sich in diesem Fall nicht darauf berufen, dass er als Steuerberater tätig sei und eine Nutzungspflicht für Steuerberater noch nicht bestehe. Ein Wahlrecht, ob der Bevollmächtigte hinsichtlich der verpflichtenden Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs als Rechtsanwalt oder Steuerberater auftrete, bestehe nicht. Eine Wahlfreiheit widerspreche dem Sinn und Zweck der aktiven Nutzungspflicht. Denn diese solle die Digitalisierung der Justiz allgemein fördern. Außerdem spreche gegen eine Wahlfreiheit, dass § 52d FGO selbst nur eine enge technische Ausnahme vorsehe, falls die Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend unmöglich sei. Eine dauerhafte Mehrfachzulassung könne einem vorübergehenden Ausfall der Technik aber nicht gleichgestellt werden.
Die Entscheidung hat über das finanzgerichtliche Verfahren hinaus für andere Konstellationen Bedeutung. Es wird seit einiger Zeit darüber diskutiert, ob es darauf ankomme, in welcher Eigenschaft eine Person Schriftsätze einreiche. Nach der jetzt vorliegenden Entscheidung sollte aus Gründen äußerster Vorsicht ein Rechtsanwalt immer die elektronische Form der Einreichung wählen – gleich, ob er als Rechtsanwalt, Syndikusrechtsanwalt, Berufsbetreuer, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder außerhalb seiner beruflichen Tätigkeit für sich selbst auftritt. |
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Richtigkeit und Vollständigkeit des Schriftsatzes prüfen
Der BGH entschied mit Beschluss vom 8.3.2022 – Az. VI ZB 78/21 –, dass Rechtsanwälte auch bei der Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) selbst prüfen müssen, ob das elektronische Dokument richtig und vollständig ist. Diese Pflicht könnten Rechtsanwälte nicht auf ihr Büropersonal übertragen. Rechtsanwälte müssen sich die Verletzung dieser Sorgfaltspflicht bei einem Fristversäumnis zurechnen lassen.
Im vom BGH entschiedenen Fall war beim OLG Nürnberg am letzten Tag der Berufungsbegründungsfrist eine per beA übermittelte Berufungsbegründung eingereicht worden. Die absendende Rechtsanwältin hatte diese zwar mit einer qeS versehen. Der Schriftsatz bestand aber nur aus einer Seite und war nicht vollständig. Erst einen Tag später und damit nach Fristablauf ging der vollständige Schriftsatz beim OLG Nürnberg ein.
Der BGH wies in den Entscheidungsgründen darauf hin, dass die Rechtsanwältin ihre Sorgfaltspflicht verletzt habe. Es sei ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass ein Schriftsatz rechtzeitig und vollständig erstellt wird und an das Gericht übermittelt wird. Die Versendung sei zwar auf das Büropersonal übertragbar. Die Rechtsanwältin hätte aber den kompletten Schriftsatz nochmals kontrollieren müssen, bevor sie diesen signierte und den Versand durch ihre Mitarbeiterin veranlasste. Das OLG habe daher den Wiedereinsetzungsantrag zurecht zurückgewiesen.
In dieser Entscheidung knüpft der BGH an seine Rechtsprechung zur handschriftlichen Unterzeichnung eines Schriftsatzes an. Auch dort dürfe der Rechtsanwalt einen Schriftsatz nicht ungeprüft unterzeichnen. Ansonsten liege eine Blankounterschrift vor, die stets schuldhaft sei. Für qualifiziert elektronisch signierte Dokumente könne nichts anderes gelten.
Die Entscheidung dürfte in der Praxis nicht nur bei der Verwendung einer qeS von Bedeutung sein, sondern auch bei der schriftformersetzenden Einreichung von Schriftsätzen über den sicheren Übermittlungsweg. Auch dann sollte der Rechtsanwalt immer kontrollieren, ob der Schriftsatz vollständig hochgeladen ist, bevor er ihn versendet.
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Unterschreiben Sie leserlich!
Das Bundesozialgericht entschied mit Beschluss vom 16.2.2022 – Az. B 5 R 198/21 B – dass eine eingescannte Unterschrift nur dann als einfache Signatur anzusehen sei, wenn die Unterschrift entzifferbar sei und damit von den Empfängern des Dokuments ohne Sonderwissen oder Beweisaufnahme einer bestimmten Person zugeordnet werden könne, die auch inhaltlich die Verantwortung für das Dokument übernehme.
Das Bundessozialgericht führt zur Begründung an, dass die einfache Signatur gerade sicherstellen solle, dass die von dem Übermittlungsweg beA ausgewiesene Person mit der Person identisch sei, welche mit der wiedergegebenen Unterschrift die inhaltliche Verantwortung für das Dokument übernehme. Sei die Unterschrift nicht lesbar, könne sie diese Funktion nicht erfüllen. Empfängern eines solchen Dokuments verbleibe dann nur, zu raten, zu vermuten oder zu glauben.
Aus dieser Entscheidung folgt, dass aus Gründen äußerster Vorsicht immer der Name unter dem Schriftsatz maschinenschriftlich und damit allgemein lesbar wiedergegeben werden sollte. Ob dann außerdem eine mehr oder weniger lesbare handschriftliche eingescannte Unterschrift hinzugefügt wird, dürfte unschädlich sein.
Die Entscheidung ist über die Frage der Leserlichkeit der Unterschrift hinaus auch deshalb interessant, weil sie unmissverständlich darauf hinweist, dass der schriftformersetzende sichere Übermittlungsweg nur dann eingehalten ist, wenn die verantwortende Person, die das Dokument einfach signiert, mit der des tatsächlichen Versenders, also des Postfachinhabers, übereinstimmt. Auch dieser Punkt ist dringend zu beachten. Vor dem Absenden eines Dokumentes über den sicheren Übermittlungsweg sollte also nicht nur geprüft werden, ob der Postfachinhaber mit seiner eigenen beA-Karte am Postfach angemeldet ist, sondern auch, dass das Dokument seine eigene einfache Signatur trägt und ihn damit als verantwortende Person ausweist.
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Vorgehen zur Aktivierung einer neuen Karte (Sicherheitstoken)
beA-Karten haben eine Gültigkeitsdauer. Vor deren Ablauf erhalten Sie von der Bundesnotarkammer automatisch eine neue Karte zugesendet. Diese neue Karte muss zur Nutzung in der beA-Webanwendung bekannt gemacht werden.
Im Folgenden möchten wir Ihnen beschreiben, wie Sie die neue beA-Karte in Ihrem beA hinterlegen. Eine Video-Anleitung zur Hinterlegung einer neuen beA-Karte finden Sie hier.
Hinzufügen der neuen beA-Karte
Bitte aktivieren Sie die neue Karte unmittelbar nach dem Erhalt der Karte und der PIN für Ihren Zugang zu beA. Dies ist schnell erledigt und vermeidet später einen Mehraufwand. In jedem Fall muss die Aktivierung VOR Ablauf der Gültigkeit der bisherigen beA-Karte erfolgen.
Für die Aktivierung der neuen Karte benötigen Sie
- den Zugriff auf Ihr beA über die beA-Webanwendung,
- die bisherige Karte mit zugehöriger PIN und
- die neue Karte mit zugehöriger PIN.
Die Anmeldung mit einem Software-Token reicht nicht aus.
Bitte melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrer bisherigen beA-Karte an der beA-Webanwendung an.
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Wechseln Sie zur Übersicht der vorhandenen Sicherheits-Token:
1. Reiter oben Einstellungen
2. Bereich links Profilverwaltung
3. Auswahl links Sicherheits-Token
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Ihnen werden nun Ihre derzeit für Ihr Postfach hinterlegten persönlichen Sicherheits-Token angezeigt. Auch ist hier die Gültigkeit des jeweiligen Sicherheits-Tokens ersichtlich.
4. Schaltfläche rechts Neuen Sicherheits-Token anlegen
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Es öffnet sich durch Klick auf die Schaltfläche ein Dialog, der wie folgt zu nutzen ist:
5. Eingabe der Bezeichnung des zu hinterlegenden Sicherheits-Tokens (z.B. „Karte ab 2022“)
6. Bestätigung mit OK
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Es erscheint eine Anzeige, die besagt, dass nun der Vorgang des Imports des neuen Sicherheits-Tokens startet. Anschließend öffnet sich die Token-Auswahl mit der Überschrift Sicherheits-Token im beA-System hinzufügen. Ihre für die Anmeldung verwendete beA-Karte (aktuell verwendeter Sicherheits-Token) wird hier grau hinterlegt, also nicht auswählbar, dargestellt.
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7. Bisherige Karte im Kartenlesegerät mit neuer Karte austauschen
Sie müssen die bisherige beA-Karte nun aus dem Kartenlesegerät entnehmen und stecken stattdessen Ihre neue beA-Karte ein.
8. Neue Karte durch Anklicken auswählen (sofern nicht automatisch vorausgewählt)
Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Sicherheits-Token diese Karte aus.
9. Auswahl bestätigen mit OK
Danach erscheint die Meldung, welche den erfolgreichen Sicherheits-Token-Import bestätigt.
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Eigene Freischaltung des neuen Sicherheits-Tokens
Der neu importierte Sicherheits-Token muss nun noch freigeschaltet werden.
Der weitere Ablauf ist davon abhängig, ob Sie die Berechtigung haben, die Freischaltung von Sicherheits-Token vorzunehmen. Als Postfachinhaber haben Sie immer dieses Recht für Ihr Postfach. Für Postfächer Dritter oder als Mitarbeiter kommt es darauf an, ob der jeweilige Postfachinhaber Ihnen dieses Recht erteilt hat. Sind Sie der Postfachinhaber oder wurde Ihnen das notwendige Recht erteilt, dann fahren Sie bitte mit Punkt 10 fort.
Ist dies nicht der Fall, dann wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Postfachinhaber oder einen von ihm Berechtigten, damit die Freischaltung erfolgt.
Als Postfachinhaber bzw. Nutzer einer beA-Mitarbeiterkarte mit dem Recht, Berechtigungen zu verwalten, schalten Sie Ihren Sicherheits-Token wie folgt frei:
10. Bereich links Postfachverwaltung
11. Auswahl links Sicherheits-Token freischalten
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12. Für diesen Vorgang muss die neue Karte im Kartenlesegerät zunächst wieder gegen die bisher genutzte beA-Karte ausgetauscht werden.
13. Auswahl der neu hinzugefügten beA-Karte mit einem Häkchen
Gegebenenfalls sind in dieser Übersicht weitere Sicherheits-Token zur Freischaltung aufgeführt, wenn z.B. Kollegen oder Mitarbeiter, die Sie für einen Zugriff auf Ihr Postfach berechtigt haben, neue Sicherheits-Token eingerichtet haben. Wenn Sie deren Sicherheits-Token ebenfalls markieren, ist es möglich, diese gleichzeitig – zusammen mit Ihrer neuen beA-Karte – freizuschalten.
14. Schaltfläche rechts Zertifikate freischalten
15. Bestätigen der beiden folgenden Dialoge mit OK
16. Nach Aufforderung weitere Bestätigung durch die PIN der bisherigen beA-Karte
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Nun ist die Anmeldung am beA sowohl mit der bisherigen als auch mit der neuen beA-Karte möglich. Sie haben in beiden Fällen die gleichen Rechte und haben vollen Zugriff auf IHR Postfach.
Freischaltung der neuen beA-Karte durch abweichende Postfachinhaber
Achtung! Wenn Sie über Zugriffsrechte zu anderen beA-Postfächern in der Rolle als Mitarbeiter, Vertreter oder Zustellungsbevollmächtigter verfügen und Ihre Berechtigung über das Öffnen der Nachrichtenübersicht (s. Liste der Rechte) hinausgeht, so kann abhängig von den insgesamt erteilten Rechten eine Freischaltung auch durch die Postfachinhaber dieser Postfächer für Ihren neuen Sicherheits-Token erforderlich sein.
Wenn Sie über freizuschaltende Rechte verfügen, so wurden Ihnen diese in der Vergangenheit für Ihre aktuell genutzte beA-Karte und gegebenenfalls für weitere von Ihnen verwendete Sicherheits-Token erteilt. Sie müssen nun auch die neue beA-Karte entsprechend vom jeweiligen Postfachinhaber freischalten lassen.
So prüfen Sie, ob und auf gegebenenfalls welche weiteren Postfächer Sie Zugriff haben in der beA-Webanwendung.
17. Reiter oben Nachrichten
18. Auswahl links unter Postfach
So werden die Postfächer zur Auswahl angeboten, auf die Sie mit der bisher genutzten beA-Karte im berechtigten Rahmen Zugriff haben.
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Informieren Sie die betreffenden Postfachinhaber und bitten Sie sie, das Zertifikat Ihrer neuen beA-Karte für die zukünftige Ausübung der vergebenen Berechtigungen freizuschalten. In der beA-Anwendung des Postfachinhabers erscheint Ihr neuer Sicherheits-Token nun unter Einstellungen -> Postfachverwaltung -> Sicherheits-Token freischalten zusammen mit dem von Ihnen für die neue beA-Karte vergebenen Namen, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Namen und Vornamen.
Sobald die Freischaltung vollumfänglich erfolgt ist (durch Sie als Postfachinhaber bzw. entsprechend berechtigte Person und, gegebenenfalls auch später, durch Postfachinhaber, auf deren Postfächer Sie Zugriff haben sollen), ist dies unter Einstellungen -> Profilverwaltung -> Sicherheits-Token daran erkennbar, dass in der Spalte „Vollständig berechtigt“ für beide beA-Karten ja angegeben ist.
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Löschen überzähliger Sicherheits-Token
Sind alle Freischaltungen für die neue beA-Karte, auch durch andere Postfachinhaber, erfolgt, so können Sie die bisherige beA-Karte aus der Übersicht entfernen oder übergangsweise noch als Ersatzkarte verwenden.
Spätestens nach Ende der Gültigkeit der Karte (siehe Menü Einstellungen -> Profilverwaltung -> Sicherheits-Token) kann eine Karte zur Anmeldung nicht mehr verwendet werden.
Soll die beA-Karte aus beA entfernt werden, dann können Sie dies nach Anmeldung mit der neuen beA-Karte in der Profilverwaltung wie folgt durchführen:
1. Reiter oben Einstellungen
2. Bereich links Profilverwaltung
3. Auswahl links Sicherheits-Token
4. Zu löschenden Sicherheit-Token markieren
5. Schaltfläche Löschen
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6. Bestätigung, dass das Löschen tatsächlich gewünscht ist.
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Nach der Bestätigung erscheint in der rechten oberen Ecke die Bestätigung der Löschung des Sicherheits-Tokens.
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