5. Haben Rechtsanwälte datenschutzrechtliche Informationspflichten?

Ja. Der Kanzleiinhaber muss geeignete Maßnahmen treffen, um der betroffenen Person alle Informationen zur Verarbeitung „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“ (vgl. Art. 12 DS-GVO – transparente Information).

Rechtsanwälte haben durch die DSGVO Informationspflichten bei Erhebung der Daten direkt beim Betroffenen, z.B. beim Mandanten. Es bietet sich an, diese Informationen im Mandatsvertrag zur Verfügung zu stellen (z.B. in einer Anlage zum Vertrag). Diese Pflichten gelten nicht nur für den Mandanten, sondern für jede Person, deren personenbezogene Daten durch den Rechtsanwalt verarbeitet werden. Zum Zeitpunkt der Erhebung müssen folgende Informationen mitgeteilt werden (vgl. Art. 13 Abs. 1 DS-GVO):

  • Namen und Kontaktdaten des Kanzleiinhabers ggf. seines Vertreters;
  • ggf. die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
  • der Zweck bzw. die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden (z. B. Erfüllung des Mandatsvertrages) sowie
  • die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (regelmäßig ist dies bei Mandantendaten Art. 6 Abs. 1b DS-GVO);
  • falls die Verarbeitung auf einer Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1f DS-GVO, müssen die berechtigten Interessen dargestellt werden, die von dem Kanzleiinhaber oder einem Dritten verfolgt werden;
  • (z. B. werden bei Besuch der Kanzlei-Homepage Daten der Nutzer erfasst, um die Homepage sicher betreiben und Fehler beheben zu können. Hierbei überwiegt das berechtigte Interesse des Rechtsanwalts an der Sicherstellung des sicheren Webseiten-Betriebs gegenüber dem Interesse der Betroffen, anonym im Internet zu surfen.)
  • ggf. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
  • ggf. die Absicht, die Daten in ein Drittland zu übermitteln;
  • (Dabei ist zu beachten, dass eine Drittlandübermittlung bei der Inanspruchnahme einiger IT-Dienstleistungen enthalten ist, ohne dass dies offensichtlich sein muss.)

Zusätzlich müssen folgende Informationen mitgeteilt werden (vgl. Art. 13 Abs. 2 DS-GVO):

  • Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;

Diese Kriterien können sich z. B. bei einem Mandatsverhältnis u.a. an der Aufbewahrungspflicht für Handakten (sechs Jahre gem. § 50 Abs. 1 Satz 2 BRAO), der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (10 Jahre gem. § 14b UStG) oder ggf. an Verjährungsfristen (bis zu max. 30 Jahre) orientieren. Entscheidend ist hier, die Kriterien für die Festlegung der jeweiligen Dauer darzustellen.

  • Hinweis des Betroffenen auf seine Rechte:
    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
    • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
    • Recht auf Löschung, „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DS-GVO)
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
    • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

 

  • Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1a oder Art. 9 Abs. 2a DS-GVO beruht, muss darauf hingewiesen werden, dass die Einwilligung jederzeit, ohne Angaben von Gründen für die Zukunft widerrufen werden kann.
  • Hinweis des Betroffenen auf sein Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren.
  • Information darüber, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche mögliche Folgen die Nichtbereitstellung hätte und
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich „Profiling“.

Falls der Rechtsanwalt beabsichtigen sollte, die personenbezogenen Daten zu einem anderen als dem ursprünglichen Zweck weiterzuverarbeiten, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gem. Absatz 2 zur Verfügung (Art. 13 Abs. 3 DS-GVO).

Die zuvor genannten Informationspflichten bestehen nicht, wenn und soweit der Betroffene bereits über die Informationen verfügt (Art. 13 Abs. 4 DS-GVO).

Das Kurzpapier zum Auskunftsrecht und das Kurzpapier zum Recht auf Löschung / "Recht auf Vergessenwerden" der Datenschutz-Konferenz kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/Kurzmeldungen/DSGVO_Kurzpapiere1-3.html.

Die die GDD-Praxishilfe VII zu den Transparenzpflichten bei der Datenverarbeitung findet sich hier: https://www.gdd.de/downloads/praxishilfen/GDD-Praxishilfe_DS-GVO_7.pdf

 
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