Welches Format hätten‘S denn gern?

Im elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten werden die relevanten Inhalte weniger über die beA-Nachricht an sich, sondern im Wesentlichen über deren Anhang transportiert. Die beA-Nachricht fungiert damit quasi als eine Art Briefumschlag. Der Anhang enthält den eigentlichen Schriftsatz und etwaige Anlagen. Aber welche technischen Voraussetzungen muss der Anhang eigentlich erfüllen?

Dies wird nach geltendem Recht über Bundesverordnungen für die Bundesgerichte (vgl. etwa für BGH und Bundespatentgericht: http://www.gesetze-im-internet.de/bgh_bpatgervv/index.html) und unterschiedliche Landesverordnungen für die Gerichte der Länder geregelt (vgl. etwa § 130a II 1 Hs. 2 ZPO). In der Regel werden diese Verordnungen für jeweils eine Gerichtsbarkeit erlassen.

Inhaltlich gleichen sich die Verordnungen im Wesentlichen, nur in den Details kann es Unterschiede geben. Die Verordnungen verweisen für Einzelheiten zudem häufig auf Bearbeitungshinweise, die auf den Internetseiten der jeweiligen Ministerien oder Gerichte hinterlegt sind und gelegentlich aktualisiert werden.

Spätestens zum 1.1.2018 wird die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates eine bundeseinheitliche Rechtsverordnung erlassen haben, die die für die Übermittlung und Bearbeitung geeigneten technischen Rahmenbedingungen bestimmt. Diese neue Regelung wird dann in allen Bundesländern gelten, die die erleichterten Prozessbestimmungen des eJustice-Gesetzes bereits zum 1.1.2018 in Kraft treten lassen und nicht durch Rechtsverordnung auf den 1.1.2019 oder 1.1.2020 verschieben.

Beispiele gefällig, welche verschiedenen Formalia für die Gerichte wichtig sein können? Wir zeigen Ihnen ein paar… Aber natürlich sollten Sie vor dem Versand selbst überprüfen, wie es das Gericht, an das Sie Ihren Schriftsatz elektronisch versenden möchten, gerne hätte!

 

Welche Dateiformate sind erlaubt?

Die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei hessischen Gerichten und Staatsanwaltschaften vom 26.10.2007 (zwischenzeitlich verlängert) erläutert in Nr. 3 der Anlage 2 zu ihrem § 2 u.a.die zulässigen Formate; dazu verweist sie auf die Website des hessischen Justizministeriums. Dort findet sich die folgende Übersicht:
 

Format

Version / Einschränkungen


ASCII
(American Standard Code for Information Interchange)


ohne Versionsbeschränkung
als reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen

Unicode

ohne Versionsbeschränkung
als reiner Text ohne Formatierungscodes

RTF
(Rich Text Format)

soweit mit Microsoft Office darstellbar; Version 1.0 bis 1.6. ohne Erweiterung für  

Word 2000

Adobe PDF
(Portable Document Format)

Version 1.0 bis 1.6.
(sofern mit Adobe Reader 7.0 lesbar)

Microsoft Word

keine aktiven Komponenten, (Word 97, Word 2000 (Version 8 oder 9), Word XP, Word 2003 oder ISO/IEC 29500

XML
(Extensible Markup Language)

sofern mit Internet Explorer 5.x darstellbar; eine zum Dokument gehörige DTD (Document Type Definition) muss zugeordnet sein

TIFF
(Tag Image File Format)

Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4, sofern Grafik-Daten übermittelt werden, z.B. Fax, eingescannte Unterlagen als Anlagen)



Der Bundesgerichtshof lässt z.B. noch das ODT-Format zu (bspw. Open Office, Libre Office).

 

Wie nenne ich das Kind?

Unter Nr. 4 der Anlage 2 zu § 2 der hessischen Verordnung finden sich noch Hinweise zur Benennung der Dateien. Der Dateiname des elektronischen Dokuments soll enthalten:

  • das gerichtliche Aktenzeichen,
  • bei Neueingängen die Bezeichnung der Verfahrensart (z.B. Klage, Antrag auf Aussetzung der Vollziehung, Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung oder das Wort „Neueingang“),
  • eine schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts und
  • die Kurzbezeichnung der Hauptbeteiligten.
     

Zu einem Dokument gehörige Anlagen, die in einer separaten Datei übermittelt werden, sollen denselben Dateinamen erhalten wie das Hauptdokument, erweitert um die Bezeichnung „Anlage“ und eine dreistellige fortlaufende Nummer. Ob derart lange Dateinamen wirklich praktikabel sind, mag durchaus bezweifelt werden. Jedenfalls in Nordrhein-Westfalen dürfen die Dateinamen auch kürzer sein mit folgendem Aufbau: [lfd. Nummer beginnend mit 01] [Unterstrich] [Versanddatum im Format yyyymmdd] [Unterstrich] [Bezeichnung Schriftsatz oder AnlageX]. Die bayerische Justiz bittet hingegen nur, die externe Signaturdatei gleich zu benennen wie die Ausgangsdatei.

Probleme bei der Verarbeitung der Dateien in der Justiz können auch Sonderzeichen oder Umlaute machen. In Bayern wird daher darauf hingewiesen: Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Um ganz sicher zu gehen, haben wir in Ausgabe 9/2017 sogar die Empfehlung gegeben, Umlaute in Dateibezeichnungen derzeit zu vermeiden.

 

Was ist beim Versand ans Gericht zu beachten?

Der Bundesgerichtshof macht überhaupt keine Vorgaben für die Dateibezeichnung. Dafür stellt er in den Bearbeitungshinweisen klar: Im Betreff der elektronischen Nachricht soll das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden; bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt ist, soll stattdessen die jeweilige Verfahrensart (z.B. Revision, Nichtzulassungsbeschwerde, Rechtsbeschwerde) schlagwortartig angegeben werden.

Der Nachrichten-Text soll enthalten: das gerichtliche Aktenzeichen, bei Neueingängen die schlagwortartige Bezeichnung der Verfahrensart, eine schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts und die Kurzbezeichnung der Hauptbeteiligten.

Die elektronischen Dokumente können in manchen Bundesländern, beispielsweise in Bayern, auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.

Zu beachten ist schließlich noch, dass nach den Bearbeitungshinweisen des BGH der Übermittler einer Nachricht dafür verantwortlich ist, dass die Nachricht selbst und die angehängten Dateien keine schädlichen aktiven Komponenten (Viren, Trojaner, Würmer etc.) enthalten. Eine Datei mit schädlichen aktiven Komponenten ist für die weitere Verarbeitung nicht geeignet und deshalb auch dann nicht im Rechtssinne zugegangen, wenn sie im Übrigen den in § 2 II, IV und V BGH/BPatGERVV festgelegten Formatstandards entspricht.

Wichtig zu wissen: In der Praxis hat sich gezeigt, dass Schwierigkeiten bei der Weiterverarbeitung in der Justiz entstehen können, wenn elektronische Dokumente (Microsoft Word, PDF etc.) mit einem Kennwortschutz versehen sind, der ein Ausdrucken der Datei oder einen Kopieren von Textbestandteilen verhindert. Unabhängig von der Frage der verfahrensrechtlichen Zulässigkeit dieser Maßnahmen bittet die Justiz dringend, im elektronischen Rechtsverkehr auf Dokumente mit einem Kennwortschutz zu verzichten.

 

Darf`s ein bisserl mehr sein?

Hand auf’s Herz: Wissen Sie, welche Datenmengen mit einer E-Mail transportiert werden können? Oder mit einer beA-Nachricht? Gehört haben sollten Sie das einmal – denn je nach dem müssen die Anhänge so erstellt und ausgewählt werden, dass der Versand gut klappen kann.

Die hier relevanten Datenmengen werden in der Regel in Kilo- und Megabytes (kB und MB) gemessen. 1 MB hat dabei 1.000 kB. Ein zehnseitiger Anwaltsschriftsatz ohne Briefkopf bzw. Bildelemente in Word hat ca. 100 kB. Die Bibel in reiner Textkodierung benötigt ca. 4 MB an Speicherplatz. Digitale Fotos und Scandateien haben je nach Auflösung, Farbraum und Größe sehr unterschiedliche Volumina von unter 100 kB bis über 100 MB.

Das beA kann grundsätzlich jeden Dateityp transportieren, also beispielsweise auch Musik- und Videodateien. Das Datenvolumen ist allerdings derzeit auf 30 MB pro Nachricht beschränkt. Diese Beschränkung soll in naher Zukunft auf über 100 MB erweitert werden und könnte langfristig evtl. sogar ganz fallen. Außerdem können derzeit maximal 100 Dateien an eine Nachricht im beA angehängt werden – das dürfte in der Praxis eher selten Probleme bereiten. Aufs Datenvolumen sollten Sie aber ein Auge haben. Im beA Client kann immer übersichtlich dargestellt werden, wieviel Datenvolumen bereits verbraucht ist.

Und so geht’s:

Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie auf den Button „Anhang hochladen“. Sobald Sie die betreffenden Dateien ausgewählt haben, wird angezeigt, wie viele Dateien bereits an die beA-Nachricht angefügt wurden (1) und wieviel Speicherplatz bereits belegt ist (2). Die Signaturdatei (hier: Klage.pdf.p7s) zählt als eigene Datei.

In der Liste der anzufügenden Dateien kann in der Spalte „Dateigröße“ das jeweilige Volumen in kB abgelesen werden (3). Unter der Liste stehen jeweils die Gesamtzahl von angefügten Dateien (4) und das Datenvolumen (5).

 
 

Überschreitet eine anzufügende Datei das zulässige Höchstvolumen (1), wird dies mit einer roten Markierung angezeigt (2). Der „OK“-Button kann nicht mehr betätigt werden (3). Der Vorgang muss abgebrochen werden.

 

Und dann? Das verraten wir Ihnen im nächsten Abschnitt.

 

Liebling, ich habe die Dateien geschrumpft!

Der umfangreiche Schriftsatz nebst Anlagen ist endlich fertiggestellt und soll versandt werden – und dann das: Das zulässige Datenvolumen ist überschritten und Sie können die Datei nicht versenden oder den Anhang schon gar nicht hochladen! Nervig… aber lösbar.

Zum einen können die zu versendenden Dateien auf mehrere Nachrichten verteilt werden. Das funktioniert natürlich nur dann, wenn die Daten bereits auf mehrere Dateien aufgeteilt sind.

Größere Datenbestände könnten Sie – solange der Elektronische Rechtsverkehr noch nicht verpflichtend ist und das beA noch nicht zum Einreichen von Schriftsätzen bei Gericht genutzt werden muss, natürlich ganz konventionell auf CD-ROM oder DVD speichern und den Datenträger postalisch versenden. Das ist nicht nur unkomfortabel und der Versand dauert lang, es ist (für Gerichtspost) vor allem ein Auslaufmodell. Deshalb sollten Sie wissen, wie man große Dateien, falls nötig, zum Schrumpfen bringt.

Und so geht‘s:

Sie können große Dateien komprimieren oder sie so bearbeiten, dass sich die Dateigröße verringert. Windows-Nutzer können dazu auf Funktionen im Kontextmenü zugreifen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die zu große Datei (1). Wählen Sie den Befehl „Senden an“ (2). Klicken Sie auf ZIP-komprimierter Ordner (3).

 
 

Eine Kopie der Datei wird nun in einem Container mit dem gleichen Dateinamen und der Endung ZIP gespeichert. Je nach Dateityp kann so eine erhebliche Reduzierung des Dateivolumens erzielt werden. In unserem abgebildeten Beispiel konnte eine Datei von über 40 MB auf unter 10 MB komprimiert werden.

 
 

Bevor digitale Fotos versandt oder in Schriftsätze eingefügt werden, sollte auch deren Dateigröße reduziert werden. Hierzu stehen zahlreiche Programme oder Online-Tools zur Verfügung, mit denen die Pixelzahl reduziert werden kann.

Eine einfache und schnelle Methode ist es bei Windows, wie oben die Dateien zu markieren, die rechte Maustaste zu drücken, den Menüpunkt „Senden an“ auszuwählen und die Dateien diesmal an „E-Mail-Empfänger“ zu senden. Windows fragt nun die gewünschte Bildgröße ab, die Sie im Dropdown-Menü auswählen, und konvertiert alle Bilder entsprechend.

 
 

Die verkleinerten Bilder müssen aus dem E-Mail-Entwurf nun nur noch (z.B. über die Zwischenablage) an dem gewohnten Speicherort abgelegt werden. Von dort aus können Sie sie weiterverarbeiten, also z.B. in einen Schriftsatz einfügen oder an eine Nachricht anhängen.

 

Tipps und Tricks: Zeit beim Versand sparen

Gerade wenn größere Dateien versandt werden müssen und die Zeit drängt, kann einem die Internetgeschwindigkeit quälend langsam erscheinen. In Fristsachen mag sogar die Verfristung drohen, wenn der Versand zeitlich zu knapp angestoßen wird.

Der langsame Versand hängt unter anderem damit zusammen, dass in den Standardtarifen der Telekommunikationsanbieter das Hochladen (Upload) mit einer niedrigeren Geschwindigkeit erfolgt als das Herunterladen (Download). Das bedeutet, dass mit beim Hochladen von Dateien von Ihrem lokalen Rechner auf den Server des beA viel Zeit verstreichen kann. Der Versand vom beA-Server zum Justizserver erfolgt dann in der Regel in sehr hoher Geschwindigkeit. Ein elektronisches Dokument ist im Übrigen eingereicht, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung des Gerichts es aufgezeichnet hat, so regeln es etwa § 130a III ZPO und § 130a V 1 ZPO n.F.

In zeitkritischen Fällen (die natürlich bei Ihnen nie eintreten, weil Sie immer alles lang vor Fristablauf erledigen können) lässt sich der Versand aber beschleunigen.

Und so geht’s:

Erstellen Sie möglichst frühzeitig die beA-Nachricht und fügen Sie ihr bereits große Anhänge bei (1). Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ (2).

 


 

 

Nun wird Ihr Nachrichtenentwurf von Ihrem lokalen System auf den beA-Server hochgeladen. In der Zwischenzeit können Sie beispielsweise noch an Ihrem Schriftsatz weiterarbeiten.

 
 

Rufen Sie zum endgültigen Versand die Nachricht im Ordner Entwürfe auf, indem Sie sie anklicken (1) und den Button „Öffnen“ betätigen (2).

 
 

Fügen Sie jetzt nur noch die finalen Dokumente – z.B. den gerade noch fertiggestellten Schriftsatz – hinzu und versenden Sie die Nachricht.

 
 

Für eine kurze Dauer werden Sie neben dem Ordner „Postausgang“ eine gelbe „1“ sehen, die anzeigt, dass der Versand derzeit erfolgt. Ziemlich rasch verschwindet die „1“; Sie finden die versandte Nachricht dann im Ordner „Gesendet“.

 
 

Öffnen Sie die Nachricht mit einem Doppelklick: Am Ende der Nachricht findet sich die Empfangsbestätigung des Gerichts (zum Nachweis des Zugangs von beA-Nachrichten vgl. Ausgabe 7/2017).

 

Impressum

Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)
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Tel: 030/ 28 49 39 - 0, Fax: 030/ 28 49 39 - 11, E-Mail: [E-Mail-Adresse versteckt]
Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Cornelia Kaschel-Blumenthal

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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