Natürlich wird die Arbeit mit dem beA sich zunehmend auf die interne Kanzleiorganisation auswirken. Vor allem bietet es sich an, die Aktenführung zu digitalisieren. Denn die über das beA empfangenen Nachrichten legen Sie schon zum Nachweis der Integrität am besten gleich in einer digitalen Akte ab. Die von den Mandanten erhaltenen Unterlagen liegen schon heute häufig nur in digitaler Form vor und werden sinnvollerweise ohne weiteren Ausdruck als Anlage zu einer beA-Nachricht den Gerichten zu Beweiszwecken übersandt.

Digitale Handakten – darf man das?

Die Führung der Handakte in digitaler Form ist schon nach geltendem Berufsrecht zulässig. Dies ergibt sich inzident aus § 50 V BRAO.

Das Gesetz zur Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtsberatenden Berufe, das am 23.3.2017 im Deutschen Bundestag in 2. und 3. Lesung beschlossen worden ist und demnächst verkündet werden wird, bringt Klarstellungen in einem neu gefassten § 50 BRAO:

Danach muss ein Rechtsanwalt, der sich zum Führen von Handakten oder zur Verwahrung von Dokumenten der elektronischen Datenverarbeitung bedient, ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können. Er hat die digitalen Handakten für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Freilich müssen daneben die Aufbewahrungspflichten beachtet werden, die sich aus anderen Vorschriften (wie z.B. der Abgabenordnung) ergeben.

Keine Aktenablage im beA!

Sofern im Rahmen der Mandatsbearbeitung Nachrichten über das beA eingehen, können sie dort nicht dauerhaft gespeichert bleiben. Das hat zwei Gründe:

Wie bereits berichtet, stellt das beA zum einen kein Archivsystem zur Verfügung (vgl. beA-Newsletter 9/2017). Nachrichten müssen also regelmäßig wieder gelöscht werden. Zum anderen ist die beA-Webanwendung nicht dazu gedacht, Handakten zu führen – sie dient eben zum Empfang und Versand von Nachrichten. Eine geordnete Aktenführung ist mit der beA-Webanwendung nicht möglich. Was ist also zu tun?

Ganz einfach: Die versandten wie empfangenen Nachrichten müssen auf das lokale System exportiert und dort systematisch zu einem Mandat gespeichert werden.

Achtung: Es sollte nicht nur der Anhang lokal gespeichert werden, sondern alle Daten, die im Rahmen des Versands oder Empfangs angefallen sind, mit archiviert werden. Dies gelingt mit der Funktion „Exportieren“, die wir bereits beschrieben haben (vgl. beA-Newsletter 2/2017). Auf diese Weise werden die übertragenen Nachrichten auch signiert, so dass deren Unveränderlichkeit sicher gestellt ist.

Über Kanzleisoftware werden das Führen der digitalen Akte und das Arbeiten mit dem beA zukünftig komfortabel möglich sein. Je nach Funktionsumfang der eingesetzten Software kann diese dann die beA-Nachrichten automatisch auf das lokale System übertragen und diese (ggf. in einem zweiten Schritt) anhand der Aktenzeichen auch gleich der digitalen Akte zuordnen. Auch Archivierungs- und Löschfristen können automatisiert verwaltet werden (sofern die Software dies unterstützt).

Bei der Vorbereitung von Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr taucht häufig die Frage auf, für welche Personen in der Kanzlei Sicherungsmittel (also z.B. beA-Karten) angeschafft werden müssen. Oft hört man dann die Meinung, angestellte Anwälte bräuchten keine eigene Karte und Kanzleimitarbeiter könnten sich eine Karte teilen oder auch gut mit der Karte der Chefs arbeiten. Dem ist aber nicht so!

Rechtsanwälte

Grundsätzlich hat jeder zugelassene Anwalt – egal, ob er Inhaber einer Kanzlei oder dort angestellt ist – eine eigene beA-Karte Basis bei der Bundesnotarkammer zu abonnieren. In welchem Beschäftigungsverhältnis er steht, ist unerheblich – auf die Zulassung kommt es an.

Alternativ kann auch das Abonnement „beA-Karte Signatur“ gewählt werden. Auch in diesem Fall wird eine beA-Karte Basis ausgeliefert. Es besteht lediglich das zusätzliche Recht, zu einem späteren Zeitpunkt die beA-Karte Basis mit einem qualifizierten Zertifikat aufzuladen. Dieses wird insbesondere für das elektronische Unterzeichnen von Schriftsätzen nach geltendem Recht benötigt.

Kanzleimitarbeiter

Für Kanzleimitarbeiter müssen durch einen Anwalt der Kanzlei gesonderte Sicherungsmittel angeschafft werden. Im Gegensatz zu den Sicherungsmitteln der Anwälte sind diese bei Auslieferung nicht personengebunden, sondern müssen erst noch einem dezidierten Nutzerprofil, also einem Kanzleimitarbeiter, zugewiesen werden (vgl. beA-Newsletter 4/2017).

Zur Auswahl stehen die beA-Karte Mitarbeiter und das beA-Softwarezertifikat. Aus Sicherheitsgründen geht aber die Empfehlung klar zur beA-Karte Mitarbeiter. Beispielsweise muss das Softwarezertifikat bei einem Mitarbeiterwechsel immer gesperrt werden, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass eine Kopie des Zertifikats durch den Ausgeschiedenen unberechtigt weiter genutzt wird (vgl. beA-Newsletter 5/2017).

Profile und Postfächer

Ein Sicherungsmittel kann man technisch nur einem einzigen Nutzerprofil zuweisen (vgl. beA-Newsletter 2/2017). Mit einer beA-Karte Mitarbeiter können also nicht etwa mehrere Nutzer(-profile) Zugang zum beA-System erhalten. Es ist dringend notwendig, dass jeder Kanzleimitarbeiter sein eigenes Nutzerprofil und damit sein eigenes Sicherungsmittel erhält. Mit den Kanzleikollegen dürfen Sie also gerne alles teilen, aber nicht Ihre beA-Karte!

Natürlich können aber mehrere Nutzerprofile gleichzeitig auf dasselbe Postfach zugreifen. Und selbstverständlich können mit einem Nutzerprofil mehrere Postfächer eingesehen werden. Es sollte daher für jeden Mitarbeiter der Kanzlei, der auf das beA bzw. ein oder mehrere Postfächer zugreifen soll, eine beA-Karte Mitarbeiter angeschafft werden. Bei einem Mitarbeiter- bzw. Stellenwechsel (vgl. beA-Newsleter 5/2017) kann diese Karte durch den Nachfolger weitergenutzt werden.

Warum eigentlich keine beA-Karten teilen?

Die Verwendung eines Nutzerprofils bzw. eines Sicherungsmittels durch mehrere Personen dürfte gegen § 26 RAVPV ebenso verstoßen wie gegen allgemeines Datenschutzrecht. Denn der Zugriff auf und die Arbeit mit dem beA stellen eine automatisierte Datenverarbeitung im Sinne des BDSG dar. Dabei sind technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die eine Zugriffs- und Eingabekontrolle ermöglichen (vgl. Anlage zu § 9 S. 1 Nr. 3 und 5 BDSG). So wird nämlich jede Verarbeitung der im beA befindlichen Nachrichten in den entsprechenden Journalen (vgl. beA-Newsletter 8/2017) protokolliert. Eine Zuordnung zum jeweiligen Sachbearbeiter kann nur gelingen, wenn jeder sein eigenes Nutzerprofil verwendet.

Aus den gleichen Gründen darf auch der Rechtsanwalt seine Sicherungsmittel nicht aus der Hand geben. Hinzu kommt aber ganz entscheidend, dass voraussichtlich ab 1.1.2018 der Versand eines Schriftsatzes aus dem beA die „Unterschrift“ des Anwalts ersetzen kann. Der Anwalt delegiert mit der Weitergabe seines eigenen Sicherungsmittels daher die Übernahme der Verantwortung für einen Schriftsatz und dessen Unterzeichnung an einen nicht postulationsfähigen Mitarbeiter. Das dürfte erhebliche Wirksamkeitsprobleme aufwerfen. Diese werden noch verschärft, wenn der Anwalt sogar seine Signaturkarte und damit quasi seine eigenhändige Unterschrift aus der Hand gibt.

Eine eindeutige Zuordnung der Bearbeitungsschritte im beA dürfte zudem im Eigeninteresse der Kanzlei liegen: Zum einen kann die Arbeit nur sinnvoll organisiert und überprüft werden, wenn nachvollziehbar ist, wer wann was im beA erledigt hat. Zum anderen kann ein Wiedereinsetzungsantrag nur dann sinnvoll begründet werden, wenn anhand der Journaleinträge glaubhaft gemacht werden kann, dass ein etwaiges Verschulden nicht den bevollmächtigten Anwalt, sondern die zuverlässige Kanzleikraft trifft.

Um in das beA zu kommen, führt an ihr der Weg nicht vorbei: die beA Client Security. Bevor Sie sich zum ersten Mal am beA registrieren, muss sie lokal auf Ihrem PC installiert werden. Die beA Client Security übernimmt zahlreiche Aufgaben: Sie vermittelt den Zugriff der beA-Webanwendung auf die Sicherungsmittel wie beA-Karte oder beA-Softwarezertifikat. Sie unterstützt beim Hochladen von Anhängen. Und mit ihrer Hilfe können qualifizierte elektronische Signaturen erzeugt werden (Signaturanbringungskomponente, SAK).

Und so kommen Sie an die beA Client Security:

1. Starten Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie die beA-Webanwendung auf.

2. Je nach Auflösung Ihres Monitors werden die Links für das Herunterladen der Software vielleicht nicht gleich angezeigt. Scrollen Sie im Zweifel einfach die Seite ein wenig nach unten (1).

3. Klicken Sie auf den Namen des von Ihnen genutzten Betriebssystems wie z.B. Windows (1).

Folgende Betriebssysteme werden vom beA unterstützt bzw. wurden getestet: Windows 7, 8, 8.1, 10 / OS X 10.9 (Maverick), 10.11 (El Capitan) / Linux openSUSE 13.2 – 64 Bit (vgl. http://bea.brak.de/was-braucht-man-fur-bea/browser-und-betriebssysteme/).

4. Beim Einsatz von beispielsweise Windows laden Sie die Installationsdatei auf Ihren PC herunter (1). Dort starten Sie den Installationsprozess mit einem Doppelklick auf die Datei.

5. Sollten sie nur eingeschränkte Nutzerrechte haben, kann es notwendig werden, die Installation mit Administratorrechten durchzuführen. Kontaktieren Sie hierzu ggf. Ihren Systemadministrator.

6. Anschließend wird die beA Client Security sofort gestartet. Bei dieser Gelegenheit werden Updates geladen und sofort eingepflegt. Die beA Client Security läuft zwar auf JAVA. Dieses ist aber in der Software so verkapselt, dass es zu keinen Kompatibilitätsproblemen kommen kann.

7. Die beA Client Security ist ab sofort unauffällig im Hintergrund aktiv und wird auch bei jedem Systemstart automatisch aufgerufen. Sie kann bei Windows über das Tray-Icon gefunden werden, wenn die aktiven Dienste ggf. mit dem Pfeil-Button erweitert werden (1). Ein Klick auf die rechte Maustaste über dem Icon (2) führt dazu, dass das Kontextmenü geöffnet wird.

8. Dort können Einstellungen zur Fehlerprotokollierung gesetzt werden, es kann die Information über die aktuell installierte Version (einschließlich des verwendeten Ports) abgerufen werden und die Anwendung kann beendet werden. Nähere Infos finden Sie in der beA Online-Hilfe.

9. Sollten in seltenen Fällen Probleme beim Betrieb auftreten, hilft es, mögliche Rechteeinschränkungen der Systemumgebung kurzzeitig aufzuheben, um den Fehler einzugrenzen. So könnte etwa eine Firewall kurzzeitig deaktiviert werden, um dann benötigte Ports zu öffnen. Oder es werden Ausnahmen bei den Proxyeinstellungen eingetragen (s. hierzu die beA Online-Hilfe).

Oder die beA Client Security könnte beendet und dann wieder manuell mit Administrationsrechten gestartet werden. Hierzu klicken Sie mit einem rechten Mausklick auf die Verknüpfung (1) und wählen den Befehl „Als Administrator ausführen“ (2) aus. (Das setzt natürlich voraus, dass Sie Administratorrechte an Ihrem Rechner haben.)

10. Bei andauernden Schwierigkeiten melden Sie sich bitte beim beA Service Desk unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse versteckt] oder der Telefonnummer 030-520009444.

Sie mögen kein Windows? Und Apple auch nicht? Kein Problem – die beA Client Security lässt sich auch unter Linux installieren!

Getestet bzw. freigegeben ist derzeit die Distribution openSUSE 13.2 – 64 Bit. Der Client wird in einer Archivdatei (tar.gz) zur Verfügung gestellt. Diese wird über die beA-Startseite heruntergeladen, indem der Link „Linux“ angeklickt wird. Administrationsrechte werden für die Installation nicht benötigt.

Und so geht’s:

1. Wählen Sie für den Download ein Unterverzeichnis Ihres Benutzerverzeichnisses aus.

2. Verschieben Sie die Datei in einen beliebigen neuen Ordner, beispielsweise nach /Persönlicher Ordner/Programme.

3. Entpacken Sie die Archivdatei.