Das beA steht selbstverständlich allen zugelassenen Rechtsanwälten zur Verfügung. Bislang unterschieden sich allerdings die Regelungen für die elektronische Kommunikation in Zivilsachen ganz erheblich von den Regelungen in Ermittlungs- und Strafverfahren. Das hat sich mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (vgl. hierzu beA-Newsletter 28/2017) nun geändert. Die Regelungen der StPO (für OWi-Verfahren, vgl. den Verweis in § 110b OWiG n.F.) wurden weitgehend an die der anderen Prozessordnungen angeglichen. Ein paar Unterschiede gibt es aber dennoch.

Bereits heute können nach § 41a StPO an das Gericht oder die Staatsanwaltschaft gerichtete Erklärungen, Anträge oder deren Begründung (die nach der StPO ausdrücklich jeweils schriftlich abzufassen oder zu unterzeichnen sind) als elektronisches Dokument eingereicht werden. Erforderlich ist dabei jeweils aber zum einen das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur. Zum anderen muss durch Rechtsverordnung der Zeitpunkt bestimmt sein, von dem an elektronische Dokumente bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften eingereicht werden können. In den meisten Bundesländern wurde diese Verordnung allerdings noch nicht erlassen.

Ab 1.1.2018 können elektronische Dokumente bei Strafverfolgungsbehörden und Gerichten nach einem neuen § 32a StPO ganz generell eingereicht werden. Allerdings sieht der bereits zum 13.7.2017 in Kraft getretene § 15 EGStPO eine Verordnungsermächtigung im Sinne einer Opt-out-Klausel vor: Bundesregierung und Landesregierungen können jeweils für ihren Bereich durch Rechtsverordnung bestimmen, dass die Einreichung elektronischer Dokumente erst zum 1.1.2019 oder 1.1.2020 möglich ist. Derzeit ist noch nicht absehbar, ob und inwieweit von dieser Regelung Gebrauch gemacht werden wird.

Sobald § 32a StPO n.F. dann aber gilt, kann ein Dokument, das schriftlich abzufassen, zu unterschreiben oder zu unterzeichnen ist, als elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Als sicherer Übermittlungsweg gilt der Versand aus beA an die elektronische Poststelle der Behörde oder des Gerichts.

Ab 1.1.2022 sollen Verteidiger und Rechtsanwälte den Strafverfolgungsbehörden und Gerichten Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument übermitteln. Die genannten Berufsträger müssen die Berufung und ihre Begründung, die Revision, ihre Begründung und die Gegenerklärung sowie die Privatklage und die Anschlusserklärung bei der Nebenklage als elektronisches Dokument übermitteln, § 32d StPO n.F.

Bei der Kommunikation über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) werden eine Menge Daten transportiert. Manche sind dabei ganz selbstverständlich, wie beispielsweise Absender- und Empfängeradresse, Zeit des Versands und des Empfangs. Es werden aber sogar ganze „Visitenkarten“ mit Daten wie Telefon- oder Faxnummer transportiert. Diese Visitenkarten werden beim Empfang einer Nachricht, die von außerhalb der beA-Umgebung stammt, sogar gesondert angezeigt.

1. Scrollen Sie in einer geöffneten Nachricht einfach nach unten, dann sehen Sie die Visitenkarte des Absenders übersichtlich dargestellt (1). Auch die bereits in den üblichen Feldern der beA-Nachricht dargestellten Datenfelder wie beispielsweise der Betreff sind nochmals zusammengefasst (2). Achten Sie auch auf das zusätzliche Datenfeld der OSCI-Nachrichten-ID (3). Mit dieser können Probleme, die auf dem Versandweg eingetreten sein könnten, gut nachverfolgt werden.

2. Die Visitenkarten lassen sich natürlich auch dauerhaft speichern. Klicken Sie einfach auf „Sonstige Funktionen“ (1) und dann auf „Exportieren“ (2). Wählen Sie einen Speicherort aus und speichern Sie die Exportdatei (3).

3. Öffnen Sie die exportierte Datei (einen ZIP-Ordner) mit einem Doppelklick (1). Öffnen Sie nun die Datei „BusinessCard.html“ (2) mit einem Doppelklick. Dann sehen Sie die Visitenkarte wieder (3).

4. Sie haben sogar die Möglichkeit, die Datenfelder der Visitenkarte einzeln weiter zu verarbeiten. Dazu öffnen Sie die Datei zum Beispiel mit einer Tabellenkalkulation wie MS-Excel. Dort haben Sie Zugriff auf die einzelnen Datenfelder (1).

Im beA-Newsletter 25/2017 haben wir schon die neue Funktion der Hervorhebungen vorgestellt. Hier wollen wir nun noch ein paar zusätzliche Hinweise geben. In unserem Beispiel sollen Nachrichten farblich markiert werden, die von einem bestimmten Absender stammen. Das kann beispielsweise ein Gericht sein.

1.  Notieren Sie sich zunächst die genaue Absenderbezeichnung (hier z.B. „Tester, Theo (80331 München)“) (1). Rufen Sie die Funktion der Hervorhebungen immer aus dem Postfach (2) und aus dem Ordner (3) auf, in dem sie wirken sollen. Eine nachträgliche Konfiguration ist hinsichtlich dieser beiden Parameter nicht mehr möglich. Klicken Sie auf „Sonstige Funktionen“ (4) und auf „Hervorhebung von Nachrichten“ (5). Wenn der Dialog aus einem Unterordner aufgerufen wird, wird die Hervorhebung für den jeweiligen Standardordner und dessen Unterordner erstellt.

2. Die voreingestellten Parameter können Sie im folgenden Fenster nochmals kontrollieren (1). Gegebenenfalls vermerken Sie an anderer Stelle, in welchem Ordner jeweils Hervorhebungen konfiguriert wurden, um einen Überblick zu behalten. Klicken Sie nun auf „Neue Hervorhebung“ (2).

3. Vergeben Sie eine schlagkräftige Bezeichnung für die neue Hervorhebung (1), wählen Sie eine Farbe (2) und klicken Sie auf „Filter hinzufügen“ (3). Wählen Sie als Filterkriterium „Absender“ (4), als Operator „gleich“ (5) und als Wert tragen Sie exakt die Absenderbezeichnung ein (6). Die Verwendung von Platzhaltern ist nicht möglich. Gegebenenfalls ergänzen Sie weitere Filter (7). Mit dem Stiftsymbol (8) können Sie die Filter noch nachträglich ändern. Schließen Sie mit „Speichern und zurück“ (9) ab.

4. Wollen Sie Hervorhebungen auch bei besonderen „Sichten“ verwalten (vgl. beA-Newsletter 23/2017)? Dann klicken Sie auf „Sichten verwalten“ (1), markieren Sie die jeweilige Sicht (2) und klicken Sie auf „Hervorhebungen verwalten“ (3). Anschließend geht es weiter wie gewohnt.

Der elektronische Rechtsverkehr lebt von einer ständigen Weiterentwicklung. Selbstverständlich müssen auch Software und Server regelmäßig gewartet werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, wann welche Wartungsarbeiten anstehen. Bleiben Sie up to date, indem Sie sich regelmäßig über Wartungsarbeiten informieren.

1. Gute und aktuelle Informationen über anstehende Wartungsarbeiten und deren Dauer erhalten Sie auf der Internetseite des EGVP. Hier finden Sie Informationen zu Bund und Ländern. Da das beA Teil der EGVP-Infrastruktur ist, ist es natürlich von den dort gelisteten Wartungsarbeiten an der EGVP-Infrastruktur betroffen.  Aber auch die BRAK informiert auf der oben genannten Seite zu Wartungsarbeiten am beA.

2. Wollen Sie automatisch über E-Mail informiert werden, dann abonnieren Sie einfach den EGVP-Newsletter (1). Sie können eine beliebige E-Mail-Adresse hinterlegen (2) und auswählen, welche Länderinformationen Sie interessieren (3). Wenn Sie sich für mindestens ein Land angemeldet haben, erhalten Sie automatisch auch alle bundesweit geltenden EGVP-Meldungen. Schließen Sie mit „OK“ ab (4).