Jetzt aber schnell!

Sie haben Ihre beA-Karte noch nicht bestellt?

Nicht gut. Denn die Bundesnotarkammer (BNotK), die im Auftrag der BRAK die beA-Karten produziert, kann nur für Karten, die bis zum 30.9.2017 bestellt werden, garantieren, dass sie rechtzeitig vor dem Jahreswechsel ausgeliefert werden.

Jetzt also ganz schnell bestellen!

Was Sie dazu brauchen? Vor allem Ihre SAFE-ID. Das ist Ihre persönliche Identifikationsnummer, mit der Sie im beA als Nutzer registriert und eindeutig erkennbar sind. Diese ID müssen sie auf der Bestell-Website der BNotK eingeben.

Ihre SAFE-ID haben Sie nicht? Kein Problem! Ihre Rechtsanwaltskammer teilt sie Ihnen auf Anfrage mit (pssst … nicht die BRAK, sondern Ihre lokale Rechtsanwaltskammer, bei der Sie zugelassen sind).

Natürlich brauchen Sie dann auch noch einen Kartenleser und sollten sich über ein paar büroorganisatorische Dinge Gedanken machen, z.B. wer noch Zugriff auf die in Ihrem beA eingehende Post erhalten soll. Für diese Anschaffungen und Überlegungen ist noch etwas mehr Zeit – loslegen sollten Sie dennoch auch hiermit besser heute als erst in den Weihnachtsferien. Die neuen Abläufe im Büro wollen ja schließlich erprobt und geübt werden, damit im neuen Jahr alles wie am Schnürchen klappt …

 

Ab wann muss ich?

Eine der häufigsten Fragen von Kolleginnen und Kollegen ist immer wieder, ab wann sie welche Pflichten im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs treffen.

Alter Juristentrick: Schauen Sie ins Gesetz! In § 31a VI BRAO in der ab dem 1.1.2018 geltenden Fassung heißt es: „(6) Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.“

Also ergibt sich ab dem 1.1.2018 zunächst nur die Pflicht, das beA regelmäßig auf Eingänge zu kontrollieren, ähnlich wie täglich der Postkasten am Kanzleieingang geleert werden muss (falls Sie sich schon früher ausdrücklich zum Empfang über das beA bereit erklärt haben, gilt das bereits jetzt, s. beA-Newsletter 1/2016).

Eine Pflicht, aktiv am elektronischen Rechtsverkehr teilzunehmen – also den Gerichten nur noch elektronische Dokumente zuzusenden –, gilt frühestens ab dem 1.1.2020 und spätestens ab dem 1.1.2022. Sie wird in den einzelnen Prozessordnungen geregelt sein, wie etwa in § 130d ZPO n.F. Ob die aktive Nutzungspflicht bereits vor 2022 eintritt, regeln die Länder für ihre Gerichte per Verordnung.

Aber Achtung: An einigen Stellen ergibt sich schon früher die Pflicht, zur elektronischen Kommunikation. Beispielsweise ist es nach § 49c BRAO seit dem 1.1.2017 anwaltliche Berufspflicht, Schutzschriften nur noch elektronisch beim Zentralen Schutzschriftenregister einzureichen (vgl. beA-Newsletter 17/2017). Und nach § 174 ZPO können Zustellungen der Gerichte in das beA erfolgen. Ab dem 1.1.2018 wird die Zustellung zwingend nur durch ein elektronisches Empfangsbekenntnis nachgewiesen (§ 174 IV 3 ZPO). In diesen Fällen müssen Sie also bereits ab dem 1.1.2018 aktiv mit dem beA arbeiten.

 

Wie leite ich meinem Mandanten eine beA-Nachricht weiter?

Eine sehr große Zahl ihrer Mandanten kommuniziert digital und erwarten eine schnelle elektronische Reaktion auch von ihren Anwältinnen und Anwälten. Das geht zwar auch per E-Mail, aber Sie wissen ja: Eine unverschlüsselte E-Mail ist so sicher wie eine Postkarte, und das passt nur sehr bedingt zur anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht.

Der elektronische Rechtsverkehr ist hier die sicherere Alternative, denn die Nachrichten im beA werden verschlüsselt übermittelt. Gerade hier macht also die digitale Kommunikation mit Mandanten Sinn: Elektronische Dokumente vom Gericht oder Gegner können Sie auf diesem sicheren Kommunikationsweg ohne Medienbruch, also vorherigen Ausdruck, gleich an den Mandanten weiterleiten. Fragt sich nur wie…

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die auch unterschiedlich sicher sind. Wir zeigen sie Ihnen:

1. Wenn Sie für einen Mandanten einen längeren Auftrag oder mehrere Mandate bearbeiten, lohnt es sich, gleich innerhalb des EGVP-Systems mit ihm zu kommunizieren. Dann können Sie unmittelbar mit Ihrem beA arbeiten und dessen Fähigkeit zur verschlüsselten Kommunikation nutzen.

Dazu muss sich der Mandant einen EGVP-Client installieren und ein entsprechendes Postfach einrichten (vgl. beA-Newletter 26/2017 und beA-Newsletter 28/2017). Dann taucht er im Gesamtverzeichnis auf und kann als Empfänger von beA-Nachrichten ausgewählt werden.

Bei Eingang einer neuen Nachricht, die diesen Mandanten betrifft, klicken Sie einfach auf „Weiterleiten“ (1), fügen den Mandanten als Empfänger aus dem Gesamtverzeichnis ein (2), verfassen eine Kurzmitteilung im Nachrichtenfenster (3) und klicken auf „Senden“ (4).

 

 

2. Sollten Sie mit Ihrem Mandanten nicht über EGVP korrespondieren, empfiehlt es sich, die Nachricht in jedem Fall erst auf Ihr lokales System zu exportieren (Wie das geht, lesen Sie hier). Anschließend können Sie das elektronische Dokument wie gewohnt per E-Mail weiterversenden.

Achtung: Bei dem Versand über E-Mail sollten Sie zur Wahrung der Vertraulichkeit das Dokument zuvor mit einem Kennwortschutz versehen. Handelt es sich beispielsweise um ein PDF-Dokument, dann können Sie mit entsprechender Software über die Dokumenteigenschaften (1) schnell einen Kennwortschutz anbringen (2). Anschließend wird unmittelbar der Versand angestoßen (3).

 

 

3. Für den Fall, dass Sie über Ihr E-Mail-Programm ohnehin bereits verschlüsselt mit Ihrem Mandanten korrespondieren, geht es auch noch schneller:

Innerhalb der Nachricht einfach auf das Lupensymbol klicken (1) und in der sich öffnenden Anwendung den E-Mail-Versand starten (2). Nun tragen Sie im E-Mail-Client die Adresse des Mandanten und eine Kurzmitteilung ein (3) und senden die E-Mail ab – fertig!

 

 

Tipps und Tricks: Das Nachrichtenfenster geht auch größer

Das Nachrichtenfenster im beA nutzen Sie am besten nur für kurze Hinweise an Kollegen oder Mandanten (etwa: „Anlage 3 folgt separat“) – die eigentliche Mitteilung sollte als Anhang transportiert werden. Dann kann sie nämlich besser weiterverarbeitet werden. Die Daten im Nachrichtenfenster werden durch die Justiz derzeit noch nicht oder jedenfalls nicht flächendeckend und vollständig ausgelesen – bei elektronischer Gerichtspost sollten Sie also nur mit Anhängen arbeiten. Vorzugswürdig dürfte freilich auch für Hinweise an Kollegen oder Mandanten in vielen Fällen ein schön formatiertes Schreiben mit Ihrem Kanzleibriefkopf sein, das als Anhang mitgesandt wird.

Sollten Sie das Nachrichtenfenster ausnahmsweise einmal für eine längere Mitteilung nutzen (z.B. für Erläuterungen und Hinweise an Ihren Kollegen bzw. Mandanten zu einem als Anhang mitgesandten Schriftsatzentwurf), werden Sie schnell feststellen, dass es für die gesamte Textlänge zu klein ist. Das ist beim Erstellen einer Nachricht nicht so schlimm, denn das zunächst kleine Fenster (1) wird automatisch größer (2) und ab einer gewissen Textlänge kommt auch noch der aus vielen anderen Programmen bekannte Schiebebalken am Rand hinzu (3). Unübersichtlich wird´s trotzdem ...

 

 

Bei einer empfangenen Nachricht versteckt sich die Option zur Anpassung der Größe allerdings ein wenig. Zwar kann man auch hier mit dem Schiebebalken arbeiten (1). Da aber standardmäßig nur fünf Zeilen angezeigt werden, verliert man schnell den Überblick.

Nutzen Sie daher die Möglichkeit, das ganze Nachrichtenfenster größer zu ziehen. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das kleine punktierte Dreieck in der linken unteren Ecke (2), halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Fenster auf.

 

 

Sie können nun komfortabel den ganzen Text der Nachricht lesen und die Größe des Fensters auch jederzeit wieder variieren.

 

 

Sie wollen den Nachrichtentext exportieren und bei sich archivieren? Auch das ist kein Problem:

Klicken Sie auf „Sonstige Funktionen“ und „Exportieren“ (vgl. beA-Newsletter 2/2017). In der von beA heruntergeladenen ZIP-Datei finden Sie die Datei „xxxxxx_Message.html“. Wenn Sie diese z.B. mit einem Internet Browser öffnen, kann der eigentliche Nachrichtentext übersichtlich angezeigt, weiterverarbeitet und archiviert werden.

 

 

Impressum

Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK)
Büro Berlin, Littenstraße 9, 10179 Berlin,
Tel: 030/ 28 49 39 - 0, Fax: 030/ 28 49 39 - 11, E-Mail: [E-Mail-Adresse versteckt]
Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

Der Newsletter ist im Internet unter www.brak.de abrufbar. Wenn Sie diesen Newsletter zukünftig nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte hier.

 
Copyright 2017 - Bundesrechtsanwaltskammer