Versprochen ist versprochen…

Die Verkündung der ERVV (Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung) im Bundesgesetzblatt steht zwar noch aus. Aber ihr Inhalt ist nunmehr definitiv und sie wird wohl planmäßig zum 1.1.2018 in Kraft treten. Wie versprochen erläutern wir nach und nach die wichtigsten Anforderungen, die sich aus der Verordnung für die Übermittlung von Dokumenten im elektronischen Rechtsverkehr ergeben.

Einen ersten Überblick über den Inhalt der ERVV finden Sie hier. Und dass PDF künftig das Standard-Format sein wird, haben wir hier besprochen. Und nun geht’s an die weiteren Details der Verordnung…

 

Übermittlungswege für elektronische Gerichtspost neu geregelt

Die ERVV regelt in § 4 im Detail, wie elektronische Dokumente übermittelt werden. Werfen wir einmal einen genaueren Blick auf den Verordnungstext:

§ 4 Übermittlung elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur

(1) Ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen ist, darf wie folgt übermittelt werden:

1. auf einem sicheren Übermittlungsweg oder

2. an das für den Empfang elektronischer Dokumente eingerichtete Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach des Gerichts über eine Anwendung, die auf OSCI oder einem diesen ersetzenden, dem jeweiligen Stand der Technik entsprechenden Protokollstandard beruht.

(2) (…)

Zulässige Wege, um elektronische Dokumente zu übermitteln, sind also ein „sicherer Übermittlungsweg“ oder das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP).

Anwältinnen und Anwälte können sich hier entspannt zurücklehnen: Mit dem beA nutzen sie nämlich nach § 130a IV Nr. 2 ZPO n.F. ab dem 1.1.2018 einen solchen „sicheren Übermittlungsweg“. Dabei können sie sogar auf das Anbringen der qualifizierten elektronischen Signatur verzichten, wenn die verantwortende Person – also die Anwältin oder der Anwalt – selbst den Schriftsatz bei Gericht einreicht, also den Sendebefehl im beA erteilt. Wer den Versand per beA lieber durch sein Kanzleipersonal erledigen lässt, muss das zu versendende Dokument qualifiziert elektronisch signieren und erfüllt dann ebenfalls alle Anforderungen der neuen Regelung.

§ 4 I ERVV schränkt somit zugleich die Nutzung anderer Übermittlungswege ein:

So ist es beispielsweise nicht möglich, einen Schriftsatz mit qualifizierter elektronischer Signatur per E-Mail beim Gericht einzureichen – allerdings war das auch bisher schon so, vielmehr war nach den jeweiligen ERV-Verordnungen der Länder das EGVP des Gerichts zu nutzen. Und auch mit der bisherigen Rechtsprechung, die den durch die Geschäftsstelle des Gerichts gefertigten Ausdruck eines eingescannten Schriftsatzes – auch bei Übermittlung mit einfacher E-Mail, ohne qualifizierte elektronische Signatur – als schriftformwahrend angesehen hat (etwa BGH für das Zivilverfahren oder OLG Rostock für das Strafverfahren), dürfte es vorbei sein. Diese Vorgehensweise war ohnehin schon bislang nicht zu empfehlen, weil der Versand einer unverschlüsselten E-Mail die anwaltliche Verschwiegenheit beeinträchtigt und der ordnungsgemäße Ausdruck bei Gericht zahlreiche Unwägbarkeiten mit sich bringt.

 

Adieu Container-Signatur

Erinnern Sie sich noch an die Container-Signatur? In unserem Newsletter 17/2017 haben wir Ihnen dieses an sich ganz praktische Vehikel vorgestellt. Mit seiner Hilfe können mehrere Dateien gesammelt elektronisch unterzeichnet, also mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen werden. Die neue Regelung in § 4 II ERVV schließt die Container-Signatur ab 1.1.2018 aus:

§ 4 Übermittlung elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur

(…)

(2) Mehrere elektronische Dokumente dürfen nicht mit einer gemeinsamen qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt werden.

Nach Ansicht des Verordnungsgebers ist diese Einschränkung geboten, weil andernfalls eine Überprüfung der Authentizität und Integrität der elektronischen Dokumente im weiteren Verfahren regelmäßig nicht mehr möglich wäre. Denn nach der Trennung der elektronischen Dokumente könne die „Container-Signatur“ nicht mehr überprüft werden. Insbesondere könnten der Prozessgegner oder andere Verfahrensbeteiligte nicht mehr nachvollziehen, ob die Authentizität und Integrität der elektronischen Dokumente gewährleistet sei. Gleiches gelte für die gerichtsinterne Prüfung bei Nutzung der elektronischen Akte. – Streng genommen dürfte danach also auch der Versand eines einzelnen Dokuments mit einer Container-Signatur nach § 4 II ERVV unzulässig sein.

Aber keine Sorge: Ihre Arbeit mit dem beA wird dadurch nicht beeinträchtigt:

Denn für den Fall, dass der Anwalt als derjenige, der einen Schriftsatz verantwortet, dessen Versand aus dem beA selbst anstößt, kann ab dem 1.1.2018 ohnehin auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichtet werden – Sie verwenden dann also nicht nur keine Container-Signatur, sondern überhaupt keine Signatur.

Wer den Versand per beA lieber durch sein Kanzleipersonal (oder andere Dritte) erledigen lässt, muss lediglich darauf achten, dass die elektronischen Dokumente selbst mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind (1). Bei diesen elektronischen Dokumenten muss es sich im Regelfall um PDF handeln (Warum das so ist? Hier können Sie nachlesen!). ZIP-Ordner dürfen ab dem 1.1.2018 schon wegen § 2 ERVV nicht mehr genutzt werden. Die qualifizierte elektronische Signatur der gesamten Nachricht (2) kann und sollte vor diesem Hintergrund unterbleiben; sie würde eine Container-Signatur darstellen, die alleine nicht formwahrend wäre.

 

 

Etwas verwirrend mag ein Blick in die Begründung zur ERVV (BT-Drs. 645/17, S. 15) sein: In bestimmten Fällen bleiben Container-Signaturen nämlich nach dem Willen des Verordnungsgebers trotz der Regelung in § 4 II ERVV zulässig. Es ist aber gar nicht so kompliziert, wie es zunächst aussieht:

§ 4 II ERVV betrifft nur die qualifizierte elektronische Signatur der die Übermittlung des Schriftsatzes und der Anlagen verantwortenden Person (vgl. § 130a III Alt. 1 ZPO n.F.). Die Vorschrift ist also nicht anwendbar auf Dokumente, die von Dritten mit einer Container-Signatur versehen wurden. So können etwa mehrere mit einer Container-Signatur des Gerichts untrennbar verklammerte elektronische Dokumente – z.B. ein mit einem Berichtigungsbeschluss verbundenes Urteil (§ 319 II ZPO) – vom Kläger(vertreter) als Anlage zu einem Schriftsatz an das Gericht übermittelt werden, wenn das elektronische Dokument (zusätzlich!) mit der qeS des Kläger(vertreter)s versehen ist.

Und wenn Sie sich nicht sicher sind, ob § 4 II ERVV anzuwenden ist? Dann benutzen Sie im Zweifel besser keine Container-Signatur.

 

Umstieg vom EGVP-Client auf das beA – jetzt!

Sie haben schon bisher elektronisch mit Gerichten kommuniziert, z.B. in Mahnverfahren? Dann ändert sich für Sie ab dem 1.1.2018 gar nicht mal so viel:

Die Kommunikation mit den Gerichten beruht auf dem OSCI-Protokollstandard (Was das ist? S. beA-Newsletter 33/2017). Dieser ermöglicht eine rechtssichere und vertrauliche Kommunikation. Bislang hat der von der Justiz herausgegebene EGVP-Client den Versand und Empfang solcher Nachrichten z.B. im Rahmen des Online-Mahnverfahrens übernommen. Mittlerweile wurde das beA speziell für die Bedürfnisse der Anwaltschaft entwickelt und kann den EGVP-Client ersetzen. Mithilfe des beA erfolgt die Kommunikation, und zwar auf Basis derselben Protokolle wie beim EGVP, zusätzlich kann aber rechtssicher festgestellt werden, ob die Nachricht von einem zugelassenen Anwalt versandt wurde. Daher kann ab dem 1.1.2018 auch auf das Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur verzichtet werden. Zudem können im beA die Kanzleiorganisation und das anwaltliche Berufsrecht besser abgebildet werden als mit dem EGVP.

Technisch gesehen bleibt für den Transport der Nachrichten von Ihnen zum Gericht letztlich alles beim Alten. Neu ist aber, dass eine andere Anwendung dafür zu nutzen ist: nämlich das beA. Mit dem EGVP-Client, den Sie bislang dafür nutzen konnten, geht das nun bald nicht mehr. Der Support für den EGVP-Client wurde bereits zum 31.12.2016 eingestellt. Zum 31.12.2017 schließt der EGVP-Client aber nun endgültig seine Pforten. Einen entsprechenden Hinweis erhalten Sie auch unmittelbar über die Software EGVP.

 

 

Achtung: Sofern Sie bislang den EGVP-Client eingesetzt haben, müssen Sie jetzt auf das beA umsteigen. Das bedeutet:

Neue Verfahren wie z.B. den Online-Mahnantrag beginnen Sie nur noch unter Einsatz des beA (vgl. beA-Newsletter 3/2017 und die Informationen zum Mahnverfahren auf der beA-Website der BRAK).

Und bereits laufende Verfahren? Nehmen Sie Kontakt mit der Geschäftsstelle des jeweiligen Gerichts auf und weisen auf die Änderung des Postfachs hin. Anschließend rufen Sie letztmalig alle Nachrichten über den alten EGVP-Client ab und löschen dann unbedingt das dazugehörige Postfach (vgl. beA-Newsletter 43/2017).

Sollte der EDA-Datensatz bislang aus Ihrer Kanzleisoftware heraus erstellt und an den Import-Ordner des EGVP-Clients übergeben worden sein, werden die Abläufe mit dem beA – falls noch nicht geschehen – in absehbarer Zeit auch automatisiert werden können. In der Zwischenzeit übernehmen Sie die EDA-Datei einfach manuell aus dem Import-Ordner in eine beA-Nachricht oder Sie generieren sie aus dem automatisierten Formular der Justiz (s. dazu die Informationen der Justiz zum Online-Mahntrag).

 

Tipps und Tricks: Die Uhr tickt

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass im beA eine Uhr tickt?

In der rechten oberen Ecke (1) stellt ein Zeitzähler sicher, dass eine Sitzung nach 30 Minuten, in denen keine weiteren Aktionen erfolgten, automatisch beendet wird. Diese Sicherheitseinstellung dient dazu, einen unbefugten Gebrauch des beA auszuschließen und wird durch § 24 I 3 RAVPV vorgegeben: Die BRAK hat für den Fall, dass der aktivierte Zugang für eine bestimmte Zeitdauer nicht genutzt wird, eine automatische Abmeldung des Postfachinhabers durch das System vorzusehen.

Normalerweise fällt diese automatische Abmeldung für den Nutzer gar nicht auf, wenn er mit der beA-Webanwendung arbeitet. Denn wenn er innerhalb der 30 Minuten das Browserfenster wieder aufruft bzw. lediglich den Mauszeiger innerhalb des Browserfensters bewegt, wird die Uhr auf den Ausgangswert zurückgesetzt. Auch das manuelle Zurücksetzen ist mit einem Klick auf den Doppelpfeil möglich (2). Und sollte die Uhr wirklich abgelaufen sein, kann man sich bei Bedarf jederzeit wieder am System anmelden.

 

 

Unglücklich ist es freilich, wenn Arbeitsvorgänge wie etwa das Erstellen einer Nachricht noch nicht abgeschlossen sind, man die Arbeit länger unterbrechen musste (z.B. wegen eines Telefonats) und dann die automatische Abmeldung erfolgt. Denn dann ist das Arbeitsergebnis verloren. Daher ist dringend zu empfehlen, bei der Nachrichtenerstellung regelmäßig die Nachricht zu speichern (1). Nach einer erneuten Anmeldung können Sie dann nämlich die begonnene Nachricht jederzeit wieder im Ordner Entwürfe finden, öffnen und weiter bearbeiten.

 

 

Das regelmäßige Speichern empfiehlt sich übrigens auch deswegen, weil bei dieser Gelegenheit gleich der Anhang der Nachricht auf den beA-Server hochgeladen wird. Das Hochladen kann bei größeren Datenmengen ein bisschen dauern. Einen Trick zur Beschleunigung haben wir Ihnen übrigens hier verraten…

 

Impressum

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Tel: 030/ 28 49 39 - 0, Fax: 030/ 28 49 39 - 11, E-Mail: [E-Mail-Adresse versteckt]
Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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