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Elektronisch ans Gericht: E-Mail ist out

Die E-Mail ist out – das gilt jedenfalls für die Kommunikation im elektronischen Rechtsverkehr. Schon vor dem 1.1.2018 gelangten immer wieder einmal elektronische Dokumente per E-Mail zu den Gerichten, nicht selten ohne qualifizierte elektronische Signatur (qeS). BGH und BAG nahmen gleichwohl eine prozessual wirksame Einreichung an, wenn das Dokument innerhalb der Rechtsmittelfrist ausgedruckt wurde und zudem aus einem eingescannten Schriftsatz bestand, der im Original von dem Rechtsmittelführer eigenhändig unterschrieben wurde. Das BSG lehnte allerdings schon nach alter Rechtslage die Anerkennung des Dokuments ab, da schon die damaligen Rechtsgrundlagen ausdrücklich die qeS forderten (BSG, Urt. v. 12.10.2016 – B 4 AS 1/16 R, BSGE 122, 71-78 mit Darstellung des Streitstands).

Mittlerweile regeln § 130a ZPO (bzw. die entsprechenden Normen der anderen Prozessordnungen) und die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV) ausdrücklich, wie die Schriftform digital zu erfüllen ist, nämlich mit der Nutzung der qeS oder eines sicheren Übermittlungswegs. Aber nicht nur das:

Nach § 4 I ERVV ist seit 1.1.2018 die Übermittlung eines elektronischen Dokuments, das mit einer qeS versehen ist, nicht mehr per E-Mail zulässig. Es muss immer ein sicherer Übermittlungsweg oder eine sonstige EGVP-Anwendung genutzt werden. Und da es sich um Übermittlungsvorschriften handelt, erscheint eine Heilung beispielsweise nach § 130a VI ZPO fraglich. Der Versand per E-Mail kann somit zu einem Fristversäumnis führen; es müsste dann ein Wiedereinsetzungsantrag gestellt werden.

Dementsprechend hat das BSG in einer soeben veröffentlichten Entscheidung die Beschwerde gegen einen Gerichtsbescheid, die nach dem 1.1.2018 eingelegt worden ist, abgelehnt. Zum einen fehle die qeS, zum anderen müssten die technischen Rahmenbedingungen der ERVV eingehalten werden. Vom Formerfordernis einer qeS sowie eines sicheren Übermittlungswegs könne auch nicht ausnahmsweise abgesehen werden, selbst wenn sich aus den E-Mails oder begleitenden Umständen die Urheberschaft und der Wille, das elektronische Dokument in den Verkehr zu bringen, hinreichend sicher ergäben (BSG, Beschluss vom 4.7.2018 – B 8 SO 44/18 B).

 

Wozu braucht man einen Herkunftsnachweis?

Mittlerweile erhält so ungefähr jeder Begriff eine Abkürzung, so auch der vertrauenswürdige Herkunftsnachweis: VHN. Aber wozu braucht man im elektronischen Rechtsverkehr überhaupt einen Herkunftsnachweis?

Ganz simpel: Die Gerichte benötigen ihn, um zu prüfen, ob ein zugelassener Rechtsanwalt einen Schriftsatz eingereicht hat. Aus dieser Perspektive haben wir Ihnen dazu bereits berichtet (beA-Newsletter 49/2017), welchen Hintergrund das Ganze hat, erläutern wir Ihnen nun:

Seit 1.1.2018 kann nach § 130a III Alt. 2 ZPO ein elektronisches Dokument auch in der Weise schriftformwahrend bei Gericht eingereicht werden, indem die verantwortende Person ihren Namen unter das elektronische Dokument setzt und es selbst über ihr beA versendet. Denn dann ist sichergestellt, dass die verantwortende Person identifiziert ist und über eine aktuelle Zulassung verfügt. Der Anwalt übernimmt quasi mit seiner sicheren Anmeldung am beA und dem Versand des elektronischen Schriftsatzes die Verantwortung für diesen. Das soll nach dem Willen des Gesetzgebers der eigenhändigen Unterschrift gleichstehen.

Damit das Gericht nun prüfen kann, ob ein elektronisches Dokument wirksam eingereicht wurde, wird die Nachricht (bzw. das Transportprotokoll) einfach um den Hinweis (für Fachleute: ein spezieller OSCI-Header) ergänzt, dass der Postfachinhaber selbst den Versand veranlasst hat. Dieser Zusatz wird mit einer eigens hierfür durch das beA-System automatisch angebrachten (fortgeschrittenen) Transportsignatur nochmals abgesichert. Bildlich gesprochen wird der Umschlag Ihrer Nachricht nochmals in einen größeren Umschlag mit der Aufschrift „Anwaltspost“ gesteckt. Das Gericht erkennt sowohl im eigenen Transportvermerk als auch im Prüfprotokoll, dass ein sicherer Übermittlungsweg von einem Anwalt genutzt wurde und es somit keiner weiteren Unterschrift bzw. qualifizierten elektronischen Signatur mehr bedarf.

Selbstverständlich können Sie sowohl bei eingegangenen als auch versandten Nachrichten prüfen, ob ein VHN angebracht und ordnungsgemäß signiert wurde. Hierzu öffnen Sie eine Nachricht, die von dem Postfachinhaber selbst versandt worden ist. Testen Sie das doch einfach mal als Anwalt, indem Sie sich selbst eine Nachricht zusenden.

Und so einfach können Sie den Herkunftsnachweis prüfen:

Klicken Sie in der empfangenen Nachricht auf den Button „Signaturen prüfen“ (1).

 
 

Es öffnet sich das Prüfprotokoll und Sie können sehen, dass der VHN in der Kopfzeile ordnungsgemäß ausgewiesen wird (1). Wäre die Nachricht nicht vom Postfachinhaber, sondern z.B. von dessen Mitarbeiter versandt worden, würde dieser Zusatz fehlen. Das Zertifikat, das den VHN schützt, wird in der Prüfung aller Signaturen der Nachricht als gültig ausgewiesen (2). Falls Bedarf besteht, können Sie die Details des Ausstellerzertifikats mit dem Klicken auf den entsprechenden Link (3) einsehen. Weitere technische Informationen zur Prüfung des Zertifikats von VHN finden sich am Ende des Prüfprotokolls.

 
 

Unterschriften prüfen

Angeblich sollen Kinder immer wieder einmal versuchen, die Unterschrift ihrer Eltern nachzumalen, um die missglückte Mathearbeit nicht vorzeigen zu müssen. Mit der zunehmenden Digitalisierung ist das bald nicht mehr so einfach möglich. Denn Unterschriften werden zunehmend digital erfolgen und zudem besonders abgesichert sein.

In zivilrechtlicher Hinsicht erlaubt es § 126 III BGB, die schriftliche Form durch die elektronische Form zu ersetzen, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Berühmte Ausnahmebeispiele sind die Kündigung eines Arbeitsvertrags (§ 623 BGB) und die Bürgschaftserklärung (§ 766 S. 2 BGB), bei denen keine Ersetzungsmöglichkeit besteht.

Die elektronische Unterschrift, die der eigenhändigen Unterschrift gleichsteht, wird mit Hilfe einer qualifizierten elektronischen Signaturkarte und einem sicheren Kartenleser erzeugt. Vereinfacht gesprochen wird dazu technisch neben die Ausgangsdatei, also das zu unterzeichnende elektronische Dokument, eine Signaturdatei gestellt. Mit dieser Signaturdatei kann der Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifiziert und die Integrität, also Unversehrtheit der signierten elektronischen Dokumente geprüft werden.

Mit Ihrem beA können Sie an diversen Stellen qualifizierte elektronische Signaturen erzeugen. Wie das funktioniert, haben wir Ihnen kürzlich gezeigt (vgl. beA-Newsletter 20/2018) erläutert. Natürlich können die selbst erstellten oder auch vom Gegner empfangenen Signaturen jederzeit mithilfe von beA digital überprüft werden.

Und so funktioniert die Signaturprüfung:

1. Die automatische Prüfung einer Signatur, die bereits an ein elektronisches Dokument angebracht wurde, geschieht in der Regel bereits innerhalb einer neuen Nachricht beim Hochladen des Anhangs. Das beA-System identifiziert eine vorhandene Signaturdatei und prüft deren Status (1). Das entsprechende Prüfprotokoll kann mit dem Button „Status-Details“ abgerufen werden (2). Ist eine Signaturkarte ungültig, weil ein Fehler beim zugrunde liegenden Zertifikat vorliegt (z.B. weil das Zertifikat abgelaufen ist) oder die Ausgangsdatei manipuliert wurde, meldet das beA-System sofort einen Fehler (3). Die fehlerhaften Zertifikate werden gar nicht erst hochgeladen und können somit auch nicht fälschlicherweise versandt werden.

 
 

2. Auch innerhalb einer geöffneten Nachricht können Sie vor dem Versand den Status der Signatur validieren. Dazu klicken Sie auf den Button mit dem „Häkchen“ in der Zeile des jeweiligen Anhangs (1). Das beA-System kann sogar alle drei möglichen Signaturformen einer Prüfung unterziehen (vgl. dazu beA-Newsletter 30/2017).

 
 

3. Bei empfangenen Nachrichten funktioniert die Signaturprüfung gleichermaßen: Idealerweise werden hier alle vorhandenen Signaturen an der Nachricht gesammelt mit dem Button „Signaturen prüfen“ (1) untersucht. Das Prüfergebnis können Sie sich auch zu einem späteren Zeitpunkt mit dem danebenstehenden Button nachträglich anzeigen lassen (2).

 
 

4. Eine automatische Signaturprüfung findet übrigens statt, wenn Sie eine Nachricht exportieren (vgl. zum Export beA-Newsletter 17/2018). Das Prüfergebnis wird in einem ZIP-Ordner unter dem Namen „Verification Report“ auf Ihrem Rechner abgelegt.

5. Im Prüfprotokoll sehen Sie mit einem Blick, ob die Signaturprüfung erfolgreich verlaufen ist. Achten Sie darauf, dass die Gesamtprüfung mit dem Ergebnis „Signatur ist gültig“ ausfällt (1). Dementsprechend sollten auch bei der Prüfung der Inhaltsdaten (2) und der Prüfung des Zertifikats (3) grüne Haken zu finden sein.

 
 

Sofern das Zertifikat, mit der die Signaturdatei erstellt wurde, fehlerhaft ist, fällt die Signaturprüfung negativ aus (1). Dabei mag das unterzeichnete Dokument unversehrt sein. Die Signatur ist gleichwohl ungültig, wenn beispielsweise die Signaturkarte gesperrt wurde (2).

 
 

Schließlich erhalten Sie auch eine Fehlermeldung (1), wenn zwar das der Signatur zugrundeliegende Zertifikat gültig ist, das elektronische Dokument aber nach Erstellung der Signatur nochmals verändert wurde. Dann kann der mathematische Wert, der aus dem Dokument in seiner ursprünglichen Fassung errechnet wurde, nicht mehr gültig sein (2).

 
 

Tipps und Tricks: Klären Sie auf!

Der elektronische Rechtsverkehr mit seinen geänderten Rechtsgrundlagen ist für alle Verfahrensbeteiligten neu und bedarf einer Umgewöhnung. Noch vor dem 1.1.2018 haben die meisten Gerichte keine elektronischen Nachrichten empfangen müssen, weil die Länder keine entsprechenden Rechtsverordnungen erlassen hatten. Mittlerweile sind die Gerichte nach fast allen Prozessordnungen, z.B. § 130a I ZPO, verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen.

Und auch hinsichtlich des prozessualen Schriftformerfordernisses hat sich einiges getan. Sollte dieses bislang durch die elektronische Form ersetzt werden, war das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich. Seit 1.1.2018 genügt es auch, wenn lediglich der Name der verantwortenden Person in dem elektronischen Dokument vermerkt ist (einfache Signatur) und dieses durch den verantwortenden Anwalt selbst auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht wird (§ 130a III Alt. 2 ZPO). Aber Obacht: Reicht der Postfachinhaber das elektronische Dokument nicht selbst ein, wird das Schriftformerfordernis nicht erfüllt!

Da nun die neuen Regelungen noch nicht in allen Gerichten umfassend geläufig sind, kommt es derzeit immer wieder zu Rückfragen und Missverständnissen – das ist in Übergangsphasen ja nicht ungewöhnlich. Meist wird moniert, das elektronische Dokument sei nicht ordnungsgemäß unterschrieben und daher unwirksam. Um damit einhergehenden Verzögerungen entgegenzuwirken, könnte es eine gute Idee sein, im Rahmen der einfachen Signatur einfach auf die geltende Rechtslage hinzuweisen:

„Maria Musterfrau, Rechtsanwältin

*** Dieses elektronische Dokument trägt keine Unterschrift, weil es einfach signiert auf einem sicheren Übermittlungsweg gemäß § 130a Abs. 3 Alt. 2 ZPO in der seit 1.1.2018 geltenden Fassung durch den Anwalt eingereicht worden ist. Dies ist anhand des vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises im Prüfprotokoll feststellbar. ***“

 

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Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Marina Bayer

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