Sie wissen es ja an sich bereits (z.B. aus dem beA-Newsletter 8/2019): Ab dem 1.4.2019 werden Nachrichten in beA-Postfächern nach angemessener Zeit gelöscht (vgl. § 31a III 4 BRAO.) Die Zeiträume, nach denen Nachrichten automatisch in den Papierkorb verschoben bzw. gelöscht werden dürfen, sind in § 27 RAVPV festgelegt: Nach frühestens 90 Tagen dürfen Nachrichten automatisch in den Papierkorb verschoben werden, nach frühestens 30 Tagen dürfen Nachrichten aus dem Papierkorb gelöscht werden.
 
Im Grundsatz heißt das also: Ab dem 1.4.2019 werden Nachrichten, die älter als 90 Tage sind, automatisch in den Papierkorb verschoben. Und Nachrichten im Papierkorb, die dort länger als 30 Tage liegen, werden automatisch gelöscht. Das haben wir in der nachfolgenden Grafik für Sie verdeutlicht:

Aber keine Panik, am 1.4.2019 wird sich Ihr beA nicht schlagartig leeren! Das automatische Löschen wird an diesem Tag aktiviert, es greift aber tatsächlich erst mit etwas zeitlichem Versatz:

Als Postfachinhaber erhalten Sie zehn Tage, bevor eine Nachricht automatisch gelöscht wird, eine Benachrichtigung, an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse, die Sie über das bevorstehende Löschen informiert. Sie haben also noch Zeit, Nachrichten zu exportieren, falls Sie sie doch wichtig genug finden, um sie aufzubewahren. Das bedeutet: Vor dem 11.4.2019 wird also keine Nachricht automatisch aus dem Papierkorb gelöscht.

Am Freitag, den 22.3.2019, ab ca. 15:30 Uhr bis voraussichtlich Sonntag, den 24.3.2019, 18:00 Uhr, steht der elektronische Rechtsverkehr mit Gerichten und Justizbehörden in Nordrhein-Westfalen vorübergehend nicht zur Verfügung. Grund hierfür sind Wartungsarbeiten an den Serversystemen.

Für eilbedürftige Einsendungen wählen Sie während der Dauer der Wartungsmaßnahmen bitte die herkömmlichen Kommunikationskanäle Brief oder Telefax.

Die im oben genannten Zeitraum bei der Justiz eingehenden elektronischen Nachrichten werden zwischengespeichert und erst nach Abschluss der Wartungsmaßnahmen den Gerichten und Justizbehörden zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt.

Die Justiz wird zunehmend aktiver im elektronischen Rechtsverkehr, und das bedeutet, dass Anwältinnen und Anwälte sich nach und nach an den Gedanken gewöhnen sollten, Gerichtspost in ihrem beA vorzufinden. Davon haben wir Ihnen schon verschiedentlich berichtet (etwa beA-Newsletter 9/2019, beA-Newsletter 23/2018 oder beA-Newsletter 29/2018). In Bayern gehen Spöttern zufolge die Uhren zwar zuweilen etwas anders – nicht aber in Sachen ERV:

Die bayerische Justiz setzt bereits seit Februar 2019 die zweite Stufe ihres Plans zur Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs um. In der Stufe 1 wurden elektronische Dokumente nur entgegengenommen. In Stufe 2 versenden die Gerichte nun zunehmend elektronische Dokumente.

Obacht: Dabei kommt es nicht darauf an, ob eine Anwältin oder ein Anwalt sich bereits zuvor in einer Sache in digitaler Form an das Gericht gewandt hat. Auch ist es unerheblich, ob sie oder er sich überhaupt im beA erstregistriert hat. Denn aufgrund des § 31a VI BRAO wird die Empfangsbereitschaft angenommen. Wer sich also immer noch nicht um die Inbetriebnahme seines beA gekümmert hat, könnte bald Gerichtspost verpassen.

Außerdem werden die bayerischen Gerichte zunehmend Zustellungen in elektronischer Form nach § 174 III ZPO vornehmen. Das Empfangsbekenntnis ist in diesen Fällen gem. § 174 IV 3 ZPO elektronisch zurückzusenden (beA-Newsletter 18/2018).

Der aktuelle Zeitplan sieht wie folgt aus:

Wie man seinen Servus setzt, wissen Sie: Den (für Juristen natürlich: möglichst edlen) Füller zücken und schwungvoll unterschreiben. Was mancher Anwalt fast wie ein kleines Ritual zelebriert, wenn ein Schriftsatz fertiggestellt ist und auf den Postweg gebracht werden kann, ist im elektronischen Rechtsverkehr nicht mehr nötig, und auch der Versand per Post nicht.

Dem Vernehmen nach bestehen allerdings noch einige Gerichte auf eine Unterschrift – zumindest in digitaler Form als Grafik. Dieser Forderung liegt ein Missverständnis zugrunde, dem Sie allerdings leicht vorbeugen können.

Hintergrund dieses Missverständnisses ist § 130 Nr. 6 ZPO. Danach ist unter einen Schriftsatz grundsätzlich die Unterschrift des Rechtsanwalts zu setzen. Bei der Übermittlung durch Telefax genügt die Wiedergabe der Unterschrift in Kopie. Für elektronische Dokumente gilt § 130a III ZPO als Sondervorschrift. Danach genügt die einfache Signatur, wenn das Dokument auf einem sicheren Übermittlungsweg bei Gericht eingereicht wird.

Die einfache Signatur ist abschließend definiert in Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO: Sie besteht aus Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (vgl. beA-Newsletter 48/2017). Aber was bedeutet das konkret?

Nach ganz herrschender Meinung können die Daten, die dem elektronischen Dokument beigefügt werden, entweder aus der eingescannten Unterschrift oder aus dem maschinenschriftlichen – also lediglich eingetippten – Namen der verantwortenden Person bestehen (für viele Greger in: Zöller, ZPO, 32. Aufl. 2018, § 130a ZPO Rn. 9; vgl. auch beA-Newsletter 14/2017). Die Formulierung in § 130a III ZPO ist etwas missverständlich, weil lediglich von „signieren“ die Rede ist. Und die Gesetzesbegründung erwähnt in BT-Drs. 17/12634, S. 25 exemplarisch nur die einscannte Unterschrift. Mit Blick auf die Gesetzeshistorie, insbesondere BR-Drs. 818/12, 32, ergibt sich ganz klar, dass der Gesetzgeber die (einfache) elektronische Signatur im Sinne des Signaturrechts gemeint hat. Das ergibt auch Sinn, denn die Authentizität der Nachricht wird bereits durch deren Versand unmittelbar durch den Postfachinhaber sichergestellt.

„Signieren“ in § 130a III ZPO meint also bei genauerem Blick eine einfache elektronische Signatur im signaturrechtlichen Sinne – und nicht den guten alten handschriftlichen „Servus“, auch wenn man bei dem Wort „signieren“ durchaus an den schönen Füllfederhalter und die schwungvolle Unterschrift denken mag…

Mit einem kleinen Hinweis unter Ihrem Schriftsatz können Sie dieses Missverständnis aber vermeiden. Sie können – zumindest für einen Übergangszeitraum bis sich der elektronische Rechtsverkehr etabliert hat – Ihren Schriftsatz einfach signieren und darunter erläutern, warum das elektronische Dokument nicht qualifiziert elektronisch signiert wurde und warum die Unterschrift nicht als digitale Kopie enthalten ist (vgl. schon beA-Newsletter 22/2018). So könnte das beispielsweise aussehen:

„Maria Musterfrau, Rechtsanwältin
*** Dieses elektronische Dokument trägt keine Unterschrift, weil es einfach signiert auf einem sicheren Übermittlungsweg gemäß § 130a III Alt. 2 ZPO in der seit 1.1.2018 geltenden Fassung durch die Anwältin eingereicht worden ist. Dies ist anhand des vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises im Prüfprotokoll feststellbar. Die einfache Signatur besteht nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO in der maschinenschriftlichen Angabe des Namens der verantwortenden Person. ***“

Die Karriere des Waschzettels ist schon bemerkenswert: Von seinem Einsatz in der Textilpflege hat er es in die schillernde Welt der Medien geschafft. Natürlich trägt er jetzt keine Pflegehinweise mehr, sondern eine knappe Faktensammlung zu einem bestimmten Thema. Auch zur Nutzung des beA wurden schon Waschzettel verfasst. Seit einiger Zeit ist die Kurzanleitung der RAK Schleswig-Holstein im Internet abrufbar (Stand 2016), die in Zusammenarbeit mit der Justiz in Schleswig-Holstein entstanden ist. Eine Fortschreibung dieses beA-Waschzettels, die mit der Justiz Hamburg abgestimmt wurde, bietet die RAK Hamburg zum Download an (mit 30.1.2019). Und auch die RAK München hat einen – waschzettelartigen – Infokatalog zum beA veröffentlicht (Stand 10/2018).

Der aktuelle Waschzettel aus Hamburg enthält natürlich Vorgaben, die aus der ERVV abgeleitet werden. Darüber hinaus finden sich darin aber auch weitere Empfehlungen, die eine reibungslose Nachrichtenverarbeitung sicherstellen. So wird mit Recht darauf hingewiesen, dass mit einer beA-Nachricht nicht elektronische Dokumente zu mehreren Verfahren übersandt werden sollen. Soweit Abteilungen des Gerichts unterschiedliche Postfächer haben (z.B. Registergericht) soll dies im Rahmen der Adressierung beachtet werden. Im Feld „Betreff“ sollte zur einfacheren Zuordnung der Fachbereich (z.B. Familie, Nachlass, Betreuung etc.) angegeben werden.

Besondere Beachtung verdient auch der Hinweis, dass das Textfeld in einer beA-Nachricht (1) nicht für Mitteilungen gegenüber der Justiz verwendet werden darf. Denn nach § 130a I ZPO und § 2 ERVV dürfen Erklärungen im Rahmen eines elektronischen Dokuments nur im Format PDF übersandt werden. Etwaige Mitteilungen werden somit entweder aus technischen Gründen nicht ausgewertet oder jedenfalls durch Hinweis des Gerichts zurückgewiesen. (Pssst… was Sie mit dem Textfeld sinnvoll anfangen können, haben wir hier erläutert – unter der Bezeichnung „Fußzeile“).