|
|
|
|
|
Ausgabe 12/2019 v. 28.3.2019
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Automatisches Verschieben und Löschen von Nachrichten ab dem 1.4.2019
Ab dem 1.4.2019 werden Nachrichten, die bereits länger als 90 Tage im beA-Postfach liegen automatisiert in den Ordner „Papierkorb“ verschoben und nach weiteren 30 Tagen automatisiert gelöscht (vgl. § 27 RAVPV; siehe dazu auch beA-Newsletter 8/2019 und beA-Newsletter 11/2019). Gelöschte Nachrichten bleiben dauerhaft verloren. Vor dem endgültigen Löschen kann sich der Postfachinhaber bei hinterlegter E-Mail-Adresse benachrichtigen lassen.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zum automatischen Verschieben und Löschen im Überblick:
Welche Nachrichten werden automatisiert in den Papierkorb verschoben?
Automatisiert in den Papierkorb verschoben werden
- gesendete Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Gesendet“ (oder in einem Unterordner) liegen und
- eingegangene Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Posteingang“ (oder in einem Unterordner) liegen
und die bereits „angefasst“ wurden. Angefasst wurde eine Nachricht, die
- der Postfachinhaber als gelesen markiert oder geöffnet oder in einen anderen Ordner verschoben hat oder
- die der Postfachinhaber oder eine berechtigte Person exportiert hat.
Welche Nachrichten werden automatisiert gelöscht?
Gelöscht werden (nur) Nachrichten, die länger als 30 Tage im Ordner „Papierkorb“ liegen.
Welche Nachrichten sind vom Verschieben und Löschen nicht betroffen?
Nicht automatisiert verschoben werden Nachrichten, die bisher nicht „angefasst“ wurden sowie Nachrichten, die im Ordner „Entwürfe“ liegen.
Nicht automatisiert gelöscht werden Nachrichten, die in anderen Ordnern als dem Ordner „Papierkorb“ liegen.
Hinweis: Bei Nachrichten, die aus dem Ordner „Papierkorb“ in die Ordner „Gesendet“ oder „Posteingang“ (oder in einem Unterordner) (zurück-)verschoben werden, beginnt die 90-Tages-Frist zum Verschieben in den Papierkorb erneut zu laufen. Das Verschieben von mehreren Nachrichten auf einmal ist möglich.
Kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?
Nachrichten, die automatisiert aus dem Ordner „Papierkorb“ gelöscht wurden, bleiben unwiederbringlich gelöscht.
Kann man das automatische Löschen von Nachrichten verhindern?
Es werden nur Nachrichten gelöscht, die sich im Ordner „Papierkorb“ befinden. Nachrichten, die von dort wieder in die Ordner „Posteingang“ oder „Gesendet“ (oder in einem Unterordner) verschoben wurden, werden nicht gelöscht. Das Verschieben der Nachricht löst die 90-Tages-Frist erneut aus.
Allerdings: Das beA ist nicht als Ablagesystem konzipiert. Es wird daher empfohlen, die Nachrichten zu exportieren und i.S.v. § 50 I BRAO zur Akte zu speichern.
Hinweis: Wir empfehlen dringend, Nachrichten, die über eine Kanzleisoftware an die Justiz gesendet wurden, über die beA-Webanwendung zu exportieren. Ein valider Zugangsnachweis ist mit dem im Exportcontainer enthaltenen Prüfprotokoll gewährleistet. Die Kanzleisoftwareschnittstelle wird mit der Version 2.2, die im Sommer 2019 zur Verfügung steht, so angepasst, dass ein Export von Nachrichten über Fachsoftware vollständig gewährleistet wird, sobald die Hersteller diese Version integriert haben.
Wird man über das automatische Löschen informiert?
- Ungelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 30 Tage, 20 Tage und 10 Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus.
- Gelesene Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, lösen 10 Tage vor dem endgültigen Löschen eine Warnung aus.
Die Warnung wird an die vom Postfachinhaber hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Hinweis: Um Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten, muss der Postfachinhaber eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegen und das Häkchen bei „Benachrichtigungen aktiviert“ setzen.
Werden am 1.4.2019 auf einen Schlag alle alten Nachrichten automatisch gelöscht?
Die Prozesse für das automatisierte Verschieben und Löschen beginnen ab dem 1.4.2019. Sie werden aus technischen Gründen und aufgrund der Heterogenität der Nachrichten schrittweise ausgeführt. Ab Mai 2019 sollen die Prozesse in den Regelbetrieb überführt sein.
Hinweis: Vor dem 11.4.2019 wird keine Nachricht automatisiert gelöscht, da alle jetzt zum Löschen anstehenden Nachrichten zuvor eine Warnung per E-Mail auslösen. Postfachinhaber erhalten auch für ungelesene Nachrichten jetzt nur eine Warnung, da nur Nachrichten betroffen sind, die der Postfachinhaber oder eine von ihm berechtigte Person in den Papierkorb verschoben hat.
Hinweis: Im Ordner „Papierkorb“ kann man sich die Spalte „endgültiges Löschdatum“ anzeigen lassen. Bis zum Erreichen des Regelbetriebs kann sich dieses Datum automatisiert nach hinten verschieben. Nachrichten werden auf keinen Fall vor dem angezeigten Datum gelöscht.
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
Geht nur Sie etwas an: Ihre beA-Karte
Sicherheitsvorkehrungen können lästig sein. Zum Beispiel, wenn Sie am PC unterschiedliche Passwörter eingeben müssen. Lästig erscheint manchen Anwaltskolleginnen und -kollegen auch die Anmeldung am beA-System: Karte, PIN, nochmal PIN… Das könnte man doch auch ans Kanzleipersonal delegieren: Karte und PIN an die Mitarbeiterin geben – und fertig. Was so praktisch klingt – immerhin muss man dann keine extra beA-Karte für die Mitarbeiter/-innen anschaffen und spart sich die Vergabe von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten – ist in rechtlicher Hinsicht schlicht keine Option.
Weshalb das so ist, liegt eigentlich auf der Hand: Die beA-Karte für Postfachinhaber, sprich: Anwältinnen und Anwälte, kann die prozessuale Schriftform ersetzen, sofern sie den sicheren Übermittlungsweg nutzen, d.h. im eigenen beA angemeldet sind und den Schriftsatz einfach elektronisch signieren (§ 130a III, IV ZPO). In dieser Konstellation gleicht die Weitergabe von beA-Karte und PIN also einer Blankounterschrift.
Daher darf man seine beA-Karte keiner weiteren Person überlassen, das regelt § 26 I RAVPV ausdrücklich (vgl. auch beA-Newsletter 19/2017). Dies gilt erst recht, wenn die beA-Karte sogar noch mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat versehen ist und auch dessen PIN weitergegeben wird. Damit verteilt man erst recht unkontrolliert Blankounterschriften.
Mit einer Weitergabe von beA-Karte und PIN unterläuft man letztlich die Sicherheitsvorkehrungen des elektronischen Rechtsverkehrs: Authentizität und Integrität eines Dokuments können nur sichergestellt werden, wenn der Urheber dieses Dokuments nicht anderen Personen die Möglichkeit eröffnet, für ihn zu signieren (dazu auch Roßnagel, MMR 2008, 22 ff zum Fremdsignierungsmodell). Mit dieser Anforderung will der Gesetzgeber einen fälschungssicheren elektronischen Schriftverkehr gewährleisten und sicherstellen, dass die Signatur des Dokuments durch die Person erfolgt ist, der diese zugeordnet ist (BVerwG, Beschl. v. 14.9.2010 – 7 B 15.10 zur qualifizierten elektronischen Signatur; zu den sicherzustellenden Funktionen der Schriftform vgl. BT-Drs. 14/4987, 17).
Nach § 130a III Alt. 1 ZPO muss die das Dokument verantwortende Person die elektronische Signatur selbst vornehmen. Daran fehlt es jedenfalls dann, wenn die Signatur nicht von dem Prozessbevollmächtigten, sondern von dessen Kanzleipersonal unter Verwendung der Signaturkarte des Prozessbevollmächtigten vorgenommen worden wird (BGH, Beschl. v. 21.12.2010 – VI ZB 28/10 Rn. 8). Dieser Fall ist freilich von der Konstellation abzugrenzen, dass nicht der sachbearbeitende, aber ein anderer bevollmächtigter Anwalt mit seiner eigenen beA-Karte eine qualifizierte elektronische Signatur anbringt – selbst also dann, wenn einfache und qualifizierte elektronische Signatur ausnahmsweise auseinanderfallen (dazu LG Potsdam, Urt. v. 29. 4. 2010 – 11 S 104/09).
Obacht: Bei Weitergabe Ihrer beA-Karte riskieren Anwaltskolleginnen und -kollegen nicht nur die Unwirksamkeit ihres Schriftsatzes. Viel dramatischer stellt sich die Situation dar, wenn wegen eines Fristversäumnisses Wiedereinsetzung beantragt werden muss. Denn für eine erfolgreiche Exkulpation wird es zukünftig notwendig werden, zur Glaubhaftmachung des eigenen Vortrags Prüfprotokolle (vgl. VGH Mannheim Beschl. v. 18.7.2018 – 12 S 643/18) und beA-Journale vorzulegen. Die Rechtsprechung zu derartigen Fragen muss sich sicherlich erst noch entwickeln und festigen, sicher dürfte aber sein: Eine Exkulpation kann nur gelingen, wenn diese nicht den Anwalt als die fehlerhaft handelnde Person ausweisen. Verwendet allerdings ein Kanzleimitarbeiter die beA-Karte des Anwalts, werden alle Journaleinträge nur den Anwalt als den „Täter“ ausweisen.
Und falls Sie wirklich noch einen Grund brauchen, warum ein Anwalt seine beA-Karte nicht weitergeben sollte, sei auf die Datenschutzgrundverordnung verwiesen. Danach muss bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auch nachtäglich jederzeit feststellbar sein, wer jeweils Daten verarbeitet hat. Und da die Anmeldung am beA-System mittels beA-Karte erfolgt, verweist diese auf den jeweils tätig gewordenen Nutzer. Arbeiten alle Nutzer nur mit einer Karte, ist eine Zuordnung zur handelnden Person nicht mehr gewährleistet – und damit können Sie nicht mehr nachweisen, wer z.B. mit den in Ihrem beA niedergelegten Adressdaten anderer Personen gearbeitet hat.
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
Wie kommt mein Mitarbeiter zu seiner beA-Karte?
Aus zahlreichen Gründen gibt es die klare Empfehlung, dass Anwältinnen und Anwälte ihre beA-Karten auch nicht innerhalb der eigenen Kanzlei für arbeitsteilige Prozesse aus der Hand geben sollten; und weshalb Sie das rechtlich nicht dürfen, hatten wir ja eben… Das ist auch gar nicht notwendig, weil die gesonderte beA-Karte für einen Kanzleimitarbeiter schnell beschafft und eingerichtet ist. Auch der Workflow zwischen Anwalt und Mitarbeiter lässt sich so gestalten, dass eine komfortable Arbeitsweise gewährleistet bleibt.
Und so geht die Einbindung und Verwendung von beA-Mitarbeiterkarten:
1. Überlegen Sie als erstes, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kanzlei mit dem beA arbeiten sollen. Für jede/-n von ihnen müssen Sie eine "beA-Karte Mitarbeiter" anschaffen. Natürlich kann ein Mitarbeiter mit seiner Karte zukünftig dann mit mehreren Postfächern arbeiten. Ein Softwarezertifikat eignet sich übrigens in der Regel aus Sicherheitsgründen nicht für den Einsatz bei anderen Personen als dem Postfachinhaber.
2. Gehen Sie auf die Bestellseite der BNotK und wählen Sie die Anzahl der Mitarbeiterkarten aus, für die Sie eine Bestellung in Auftrag geben wollen. Im Rahmen des Bestellverlaufs müssen Sie Ihre persönliche SAFE-ID „für Ihre beA-Karte“ eingeben (1). Lassen Sie sich nicht irritieren: Das Abonnement der beA-Karte Mitarbeiter läuft immer auf einen Anwalt, der wiederum über seine SAFE-ID identifiziert wird. Die SAFE-ID eines Anwalts lässt sich über das Gesamtverzeichnis abfragen.
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Ebenfalls abgefragt werden ein Sperrkennwort (1) und die Bezeichnung der Karten (2). Das Sperrkennwort wird einheitlich für alle im jeweiligen Bestellprozess aufgeführten Karten vergeben und wird bei telefonischen Sperrungen zur Authentifizierung benötigt. Die Kartenbezeichnung kann frei gewählt werden, sollte aber zur eindeutigen Identifizierung der Karten geeignet sein. Die Bezeichnung wird daher auf die Karte gedruckt. In der Regel kann der Vorschlag „Mitarbeiter 1“ etc. übernommen werden.
|
|
|
|
|
|
|
4. Die Karten und die dazugehörigen PIN werden in der Regel innerhalb weniger Arbeitstage geliefert. In der Zwischenzeit können Sie über die Benutzerverwaltung bereits die Mitarbeiterprofile einrichten. Sobald die beA-Karten geliefert wurden, führen die Mitarbeiter selbstständig die Erstregistrierung durch und verbinden das neue beA-Profil mit ihrer Mitarbeiterkarte. Anschließend können Sie den Prozess der Rechtevergabe bzw. der Freischaltung der Mitarbeiterkarte für Ihr beA-Postfach abschließen. Schauen Sie am besten nochmals in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung im beA-Newsletter 18/2018 nach. |
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
BGH: Anwaltliches Schriftformerfordernis lauert auch bei Postulationszwang
Die Bedeutung der Schriftform im Prozessrecht ist allgemein bekannt. Nach § 130 Nr. 6 ZPO sind vorbereitende Schriftsätze mit der Unterschrift derjenigen Person zu versehen, die den Schriftsatz verantwortet. Das gilt erst recht für bestimmende Schriftsätze (dazu beA-Newsletter 4/2019). Besondere Vorsicht ist geboten in Verfahren mit Postulationszwang. Schon im Jahr 1985 hat der BGH entschieden, dass bereits der bloße Antrag auf Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist grundsätzlich dem Anwaltszwang und damit dem Schriftformerfordernis unterliegt.
In einem aktuellen Fall musste sich der BGH nun abermals mit einem Antrag auf Fristverlängerung befassen. Ein Kanzleiangestellter hatte in einem Verfahren nach § 114 I FamFG einen Antrag auf Fristverlängerung mit dem Zusatz „i.A.“ gestellt. Der BGH betonte, dass der Antrag durch den Kanzleiangestellten gar nicht wirksam gestellt werden konnte. Begeht der Kanzleiangestellte außerdem im Rahmen des Antrags noch Fehler, scheitert schon wegen der Unwirksamkeit des Antrags jede Exkulpation.
Für das Versenden von Anträgen im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs bedeutet das: In Verfahren mit Postulationszwang sollten Sie immer sicherstellen, dass jedes elektronische Dokument den Anforderungen des § 130a III ZPO genügt. Es muss also mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder von dem Anwalt selbst aus seinem eigenen Postfach unter Anfügung seines Namens (einfache Signatur) versandt werden. Über § 130a I ZPO wird der Anwendungsbereich dieser Formvorschriften ohnehin sehr weit gefasst und z.B. auf „Anträge“ erstreckt.
Ganz praktisch bedeutet das für den Versand von Schriftsätzen:
Als Mitarbeiter in einer Kanzlei achten Sie am besten schon beim Anfügen eines elektronischen Dokuments als Anhang an eine beA-Nachricht (1) darauf, dass es den Typ „Schriftsatz“ trägt, wenn es einen Antrag, eine Erklärung o.ä. enthält – ganz unabhängig davon, worum es im Detail in dem Schriftsatz geht.
|
|
|
|
|
|
|
|
Auf diese Weise wird nämlich sichergestellt, dass der Kanzleimitarbeiter nicht versehentlich ein elektronisches Dokument formunwirksam versendet. Denn der Sendebutton ist bei allen angemeldeten Nutzen, die nicht der Inhaber genau dieses beA-Postfachs sind, ausgegraut (1). Erst wenn der verantwortende Anwalt – z.B. mit der Signaturfunktion von beA (2) und einer qualifizierten elektronischen Signaturkarte – digital unterschrieben hat, kann auch der Kanzleiangestellte die Nachricht versenden.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Wenn’s mal klemmt: die Störungsdokumentation
Sollten Sie wegen eines Ausfalls des beA-Systems z.B. zur Begründung eines Antrags auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand genaue Angaben zu der Störung und zu ihrer Dauer benötigen, hilft ein Blick in die beA-Störungsdokumentation. Die kennen Sie vielleicht schon – sie steht nun unter einem permanenten Link zur Verfügung.
Falls eine Störung des beA auftreten sollte, finden Sie aktuelle Meldungen auf der beA-Website; diese werden laufend aktualisiert. Störungsmeldungen gibt es außerdem auch auf einer zentralen Website der Justiz, dort allerdings nicht nur für das beA, sondern auch für alle übrigen Teilnehmer des EGVP-Verbunds, insbesondere für die Gerichtsbarkeiten der Länder.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
