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Ausgabe 15/2019 v. 18.4.2019
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Update: Downtime am 27.4.2019
Am Samstag, den 27.4.2019, wird ein Update der Systemkomponenten durchgeführt. Das beA wird deshalb voraussichtlich in der Zeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr nicht zur Verfügung stehen.
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ERV im Verwaltungsverfahren
Langsam gewöhnt man sich an die elektronische Kommunikation mit den Gerichten. Aber sind eigentlich auch Behörden in Verwaltungsverfahren über beA erreichbar? Ja, nämlich über das sogenannte beBPo (besonderes elektronisches Behördenpostfach). Darüber haben wir bereits berichtet (beA-Newsletter 7/2019). Aber was ist bei der elektronischen Kommunikation auf dem „Behördenweg“ zu beachten?
Die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit Behörden wurde bereits im Jahr 2003 mit dem sog. E-Government-Gesetz geschaffen. Nach § 3a I VwVfG (bzw. vergleichbaren Vorschriften der Länder) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente in Verwaltungsverfahren zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Das ist mit der Einrichtung u.a. von beBPo mittlerweile nahezu flächendeckend geschehen.
Grundsätzlich ist die Kommunikation dabei formfrei möglich. Wurde durch eine Rechtsvorschrift die Schriftform angeordnet, kann diese grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden (§ 3a II VwVfG). Aber Obacht: Dieser elektronischen Form genügt nur ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Zwar kann die Schriftform auch anderweitig ersetzt werden wie zum Beispiel bei Versendung einer absenderbestätigten DE-Mail. Allein der Versand über beA durch den Postfachinhaber - und damit auf einem sicheren Übermittlungsweg, wie er in § 130a III Alt 2 ZPO vorgesehen ist - genügt aber nicht!
Wichtig zu wissen: Mit einer Änderung des § 70 VwGO zum 1.1.2018 hat der Gesetzgeber klargestellt, dass auch der Widerspruch elektronisch erhoben werden kann, wenn er der Form des § 3a II VwVfG entspricht. Das hatte zuvor auch bereits das BVerwG mit Urteil vom 07.12.2016, Az. 6 C 12.15 entschieden. Das bedeutet, dass zwar auch der Widerspruch über beA übermittelt werden kann. Das allerdings nicht ohne qualifizierte elektronische Signatur.
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Gibt es doch eine Zustellfiktion?
Eine Zustellung gegen Empfangsbekenntnis (EB) kennt nicht nur das Prozessrecht, sondern auch das Verwaltungsverfahrensrecht. Im Prozessrecht richtet sich die Zustellung gegen EB nach § 174 ZPO. Danach ist im Rahmen einer elektronischen Zustellung seit dem 1.1.2018 ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) abzugeben. Das gelingt mithilfe von beA im Rahmen von wenigen Mausklicks (beA-Newsletter 20/2018). Eine Zustellfiktion kennt § 174 ZPO demnach nicht.
Andere Prozessordnungen verweisen im Wesentlichen auf die Zustellvorschriften des § 174 ZPO, so zum Beispiel § 56 II VwGO, § 53 II FGO, § 50 II ArbGG oder § 63 II SGG. Ein wenig anders läuft es allerdings im Verwaltungsverfahrensrecht. Nach § 5 IV-VII VwZG (bzw. vergleichbaren Zustellvorschriften der Länder) kann ein Dokument an Rechtsanwälte beispielsweise durch Übersendung an das beA elektronisch zugestellt werden.
Das eigentliche EB kann im Verwaltungsverfahren elektronisch oder per Post zurückgesandt werden. Wird es elektronisch übermittelt, ist dabei derzeit (anders als beim eEB nach § 174 ZPO) kein elektronischer Datensatz zu erzeugen. Vielmehr wird das EB als elektronisches Dokument zurückgesandt – wie vor dem 1.1.2018 im Rahmen des § 130a ZPO. Für die Übermittlung kann freilich beA genutzt werden. Allerdings ist das EB durch die Rechtsanwältin oder den Rechtsanwalt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Die Übersendung durch den Postfachinhaber auf einem sicheren Übermittlungsweg genügt nicht. Da die in § 5 IV VwZG erwähnten Rechtsanwälte direkte Adressaten sind, ist für sie bei der Ausfertigung eines Empfangsbekenntnisses eine Vertretung unzulässig. So kann sich eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt nicht von einem Büroangestellten vertreten lassen (BSG Beschl. v. 23.4.2009 - B 9 VG 22/08 B -, Rn. 11, für § 174 ZPO).
Die Zustellung gegen Empfangsbekenntnis ist entsprechend den allgemeinen Regeln dann als "bewirkt" anzusehen, wenn der Rechtsanwalt das ihm zugestellte Schriftstück mit dem Willen entgegengenommen hat, es als zugestellt gegen sich gelten zu lassen und dies auch durch Unterzeichnung des Empfangsbekenntnisses bekundet. Als Zustellungsdatum gilt der Tag, an dem der Rechtsanwalt als Zustellungsadressat vom Zugang des übermittelten Schriftstücks Kenntnis erlangt und es empfangsbereit entgegengenommen hat (BT-Drs. 15/5216; S. 13; BGH NJW 2003, 2460).
Damit aber die Behörde nicht ausschließlich auf den vom Empfänger ausdrücklich bestätigten Empfang angewiesen ist, wurde mit der 4. Verwaltungsrechtsänderungsreform die Zustellungsfiktion in § 5 VII VwZG aufgenommen. Diese greift, wenn auf Grund einer Rechtsvorschrift ein Verfahren auf Verlangen des Empfängers in elektronischer Form abgewickelt wird. Ein elektronisches Dokument gilt in diesem Fall am dritten Tag nach der Absendung an den vom Empfänger hierfür eröffneten Zugang als zugestellt, wenn der Behörde nicht spätestens an diesem Tag ein Empfangsbekenntnis zugeht. Das gilt nur dann nicht, wenn der Empfänger nachweist, dass das Dokument nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Der Empfänger ist vor der Übermittlung über diese Rechtsfolgen zu belehren.
Vorsicht ist daher geboten, wenn von einer Behörde eine elektronische Zustellung gegen EB erfolgt. Im Einzelfall kann eine Zustellfiktion greifen, die im Rahmen der Fristberechnung zu unerwünschten Überraschungen führen kann. Anhand der klaren Versand- und Empfangsdaten, die im Rahmen der elektronischen Kommunikation jeweils protokolliert werden, wird es künftig schwer, einen späteren Zugang nachzuweisen!
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Lasst mir meine Originale!
Der elektronische Rechtsverkehr ist nur ein Teilbereich der eJustiz, also insbesondere der Digitalisierung von Gerichtsverfahren. Der andere Teilbereich betrifft die Einführung der elektronischen Akte. Mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte vom 5.7.2017 hat der Gesetzgeber hierfür den Weg bereitet (beA-Newsletter 28/2017). Die Gerichte beginnen bereits bundesweit und sukzessive, die elektronische Akte Wirklichkeit werden zu lassen.
Werden die Prozessakten elektronisch geführt, werden in Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen in ein elektronisches Dokument übertragen. Die in Papierform vorliegenden Schriftstücke und sonstigen Unterlagen können dann sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind (vgl. z.B. § 298a ZPO).
Rückgabepflichtig können z.B. Notar- oder Behördenakten sowie gem. §§ 142, 420 ZPO vorgelegte Urkunden sein. Denn in diesen Fällen gilt das Papierdokument als Beweismittel und muss daher erhalten bleiben. Aus einem ähnlichen Grund müssen auch andere Originaldokumente, wie Vollmachtsurkunden, verwahrt werden, um Streit über deren Inhalt und Echtheit zu vermeiden. Gleiches gilt, wenn eine Bilddatei nicht den gleichen Beweiswert hat wie die eingereichte Originalurkunde.
Damit keine Originalurkunden „durchrutschen“ und versehentlich vernichtet werden, empfiehlt beispielsweise das Arbeitsgericht Freiburg derzeit, bei der Kommunikation in Papierform grundsätzlich nur Abschriften von Urkunden einzureichen (vgl. § 131 I ZPO). Sofern gleichwohl Originalurkunden eingereicht werden, sind diese - zum Beispiel mit einer Haftnotiz - unbedingt als Original „kenntlich“ zu machen. Um Fehler zu vermeiden, gibt das Arbeitsgericht Freiburg zudem Rückmeldung darüber, ob aus seiner Sicht bei der Zusendung rückgabepflichtige Originale enthalten waren. Auch diese Information muss auf Anwaltsseite verifiziert werden.
Das Arbeitsgericht verbindet die erwähnte Rückmeldung übrigens mit einer sehr nachvollziehbaren Bitte: Verzichten Sie bei Zusendungen an die Gerichte bitte auf die Verwendung von Heftklammern. Sie können stattdessen zum Beispiel leicht entfernbare Heftstreifen nutzen, um mehrere Seiten eines Schriftsatzes zusammenzufassen. Diese Vorgehensweise erleichtert die gerichtsinterne Weiterverarbeitung der Schreiben erheblich. Das wird jeder nachvollziehen können, der sich schon einmal mit dem Scannen von getackerten Dokumenten befasst hat.
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Benachrichtigungsmails verwalten
Wer kennt sie nicht, die E-Mail-Flut. Mit zunehmender Nutzung von beA fallen auch hier eine Menge E-Mails an, sofern die Benachrichtigungsfunktion in den Profil- und Postfacheinstellungen aktiviert ist (vgl. beA-Newsletter 17/2018). So erhalten Sie zum Beispiel eine Benachrichtigung, wenn Sie neue Rechte erhalten, wenn Nachrichten eingehen oder zur Löschung anstehen (beA-Newsletter 12/2019).
Um den Posteingang Ihres E-Mail-Postfachs einerseits ohne viel Nacharbeit übersichtlich zu halten und andererseits aber keine Benachrichtigung zu verpassen, bietet sich der Einsatz von sogenannten Regeln an, die in den meisten lokalen E-Mail-Clients und in vielen Webanwendungen konfigurierbar sind. Mit ihrer Hilfe können verschiedene Kriterien einer Nachricht definiert werden, so dass diese automatisiert verarbeitet werden kann. So nutzt man diese Funktion häufig, um Nachrichten durch den Client gleich in einen Unterordner verschieben zu lassen.
Wir zeigen Ihnen das Anlegen einer Regel am Beispiel des weit verbreiteten Outlook-Clients (hier in der Version 2013). Schaffen Sie innerhalb Ihres Posteingangs zwei Unterordner, zum Beispiel. „beA-Eingang“ und „beA-Löschung“. Gehen Sie in das Menü „Datei“ und in die Funktion „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ (1). Legen Sie eine neue Regel an (2). Selektieren Sie nach bestimmten Wörtern im Betreff einer Nachricht (3). Definieren Sie die „bestimmten Wörter“ (4), indem Sie beispielsweise das Wort „Aufbewahrungsfrist“ angeben (5), das sich in dem Betreff der beA-Nachrichten befindet, die über anstehende Löschungen informieren. Schließen Sie mit „Hinzufügen“ (6) und „OK“ (7) ab. Geben Sie schließlich noch den Zielordner an, in den die Nachrichten automatisch verschoben werden sollen (8), hier also „beA-Löschung“. Schließen Sie mit „Fertigstellen“ ab (9).
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Wenn Sie nun eine neue E-Mail mit einer Löschbenachrichtigung erhalten, stört Sie diese nicht in Ihrem allgemeinen Posteingangskorb. Sie müssen auch nicht jede einzelne E-Mail „anfassen“, um sie in einen Unterordner zu verschieben. Vielmehr wird die beA-Benachrichtigung gleich in einen Unterordner „aufgeräumt“. Durch die optische Hervorhebung der Ordnerbezeichnung und die angezeigte Zahl der ungelesenen Nachrichten (1), erkennen Sie auf einen Blick, dass es „Neuigkeiten“ von Ihrem beA gibt. Kontrollieren Sie daher unbedingt regelmäßig den Inhalt dieser Unterordner – schon um sicherzustellen, dass keine E-Mail falsch zugeordnet wurde.
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