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Ausgabe 25/2019 v. 11.7.2019
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Liebe Leserinnen und Leser,
herzlich willkommen zur ersten „etwas anderen“ Ausgabe des beA-Newsletters: im zweiwöchigen Rhythmus und dafür mit mehr Beiträgen.
In dieser Ausgabe erwarten Sie Beiträge zum Arbeiten mit zahl- oder umfangreichen Anlagen und Tipps zum Anfügen von Anhängen. Außerdem beleuchten wir, in welcher Form der Gerichtsvollzieher per beA beauftragt werden sollte, ob sich an Rechtsbehelfsbelehrungen mit Blick auf elektronisches Einreichen etwas ändern muss und wie man eigentlich in einer Papierakte nachweist, dass ein Dokument qualifiziert elektronisch signiert war. Und schließlich widmen wir uns nochmals dem elektronischen Empfangsbekenntnis, genauer: der damit verbundenen Zustellfiktion.
Eine vergnügliche und aufschlussreiche Lektüre wünscht
Ihr Team des beA-Newsletters
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Große, viele Anlagen – wohin damit?
Es ist ganz normal, dass mit zunehmender Nutzung der Möglichkeiten des elektronischen Rechtsverkehrs auch Fragen und Probleme entstehen. So kann es vorkommen, dass man beim Vorbereiten eines Nachrichtenentwurfs plötzlich an die Grenzen des zulässigen Volumens einer beA-Nachricht kommt. Es dürfen nämlich „nur“ 100 Anhänge (einschließlich des Strukturdatensatzes) und 60 MB mit einer Nachricht übermittelt werden. Sobald Sie einer Nachricht Anhänge beigefügen, zählt das beA-System deshalb mit (1).
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Gleich vorweg: Diese Begrenzung ist kein Spezifikum des beA, sondern stellt einen einheitlichen Standard innerhalb des EGVP-Verbundes dar. Sie wird zudem gesetzlich vorgegeben (§ 5 I Nr. 3 ERVV iVm Nr. 2 ERVB 2018). Es ist nicht ausgeschlossen, dass diese Grenzen in der Zukunft erweitert werden. Bis dahin sollten Sie aber – gerade im Hinblick auf das Volumen – aus der Not eine Tugend machen: Achten Sie auf eine möglichst geringe Größe der Anhänge! So beschleunigen Sie die Übertragung (s. dazu beA-Newsletter 29/2017), erhalten selbst eine handlichere eAkte und auch der Empfänger wird es Ihnen danken. Denn er muss das ganze Datenvolumen schließlich ebenfalls verarbeiten – und das gelingt mit kleineren Dateien besser als mit großen.
Achten Sie am besten bereits beim Scannen darauf, nur die wirklich notwendige Farbtiefe und Auflösung einzustellen. In vielen Fällen genügen „schwarz-weiß“ und 200 dpi (dazu beA-Newsletter 31/2017). Sofern Sie Dateien vom Mandanten erhalten, können Sie diese verkleinern (s. beA-Newsletter 15/2017).
Obacht: Führen Sie ggf. auch die ohnehin seit dem 1.7.2019 notwendige Texterkennung durch (s. zuletzt beA-Newsletter 24/2019). In aller Regel werden die Dateien dadurch nicht größer – im Gegenteil: Die PDF-Datei wird meist optimiert und erheblich kleiner. Ein 50-seitiges eingescanntes Dokument mit z.B. 22 MB kann auf 12 MB und damit fast 50 % zusammenschrumpfen.
Natürlich kann es trotzdem vorkommen, dass Sie zu viele oder zu große Anlagen haben und deshalb die Höchstgrenzen für die Anzahl oder das Volumen elektronischer Dokumente nicht eingehalten werden können. Wenn Sie dies gleichwohl glaubhaft machen können, kann die Übermittlung als Schriftsatz nach den allgemeinen Vorschriften erfolgen, möglichst unter Beifügung des Schriftsatzes und der Anlagen als elektronische Dokumente auf einem nach § 5 I Nr. 4 ERVV bekanntgemachten zulässigen physischen Datenträger, § 3 ERVV. Diese Datenträger können DVD und CD sein (Nr. 3 ERVB 2018), aber z.B. kein USB-Stick.
Übrigens: Sie können eine Sendung an die Justiz auf mehrere beA Nachrichten verteilen. Allerdings sollten Sie dann z.B. mit Hilfe des Aktenzeichens für eine klare Zuordnung sorgen. Bei einem verfahrenseröffnenden Schriftsatz kann es sich empfehlen, in den Folgenachrichten mit Begleitschreiben zu arbeiten, damit nicht mehrere Aktenzeichen in der Geschäftsstelle vergeben werden. Im Zweifel können Sie zuvor mit der Geschäftsstelle Kontakt aufnehmen und die Verfahrensweise absprechen – denn für vieles gibt es einfach noch keine Blaupause.
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Alles richtig in der Rechtsbehelfsbelehrung?
Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs steht ein weiterer Kommunikationskanal bei Behörden und Gerichten für das Einreichen von Rechtsbehelfen und Rechtsmitteln zur Verfügung. Spätestens seit dem 1.1.2018 sollten Parteien und deren Vertreter auch umfassend darauf hingewiesen werden, denn die elektronische Kommunikation steht durch die Maßnahmen des Gesetzgebers mindestens gleichberechtigt neben den herkömmlichen Verfahren. Das sehen indes nicht alle Gerichte so. Virulent wird die Streitfrage, wenn eine Rechtsmittelfrist versäumt wurde und die Partei sich darauf beruft, die Rechtsbehelfsbelehrung sei mangels Hinweises auf den elektronischen Rechtsverkehr fehlerhaft. Sollten Sie es mit einem derartigen Fall zu tun haben, lohnt also ein genauerer Blick.
Das VG Schleswig (Urt. 22.5.2019 – 4 A 640/17) etwa meint, eine als eigenständig anerkannte elektronische Form der Klageerhebung gebe es in der VwGO gar nicht, vielmehr ersetze diese lediglich die Schriftform; gleiches gelte beispielsweise beim Telefax. Es führt weiter aus: Nach Ansicht des BVerwG sei eine Rechtsbehelfsbelehrung nicht nur dann unrichtig i.S.v. § 58 II 1 VwGO, wenn sie die in § 58 I VwGO zwingend geforderten Angaben (Gericht, Sitz, Frist) nicht enthält. Sie ist es vielmehr auch dann, wenn sie – insbesondere bei der fakultativen Angaben zur Form – geeignet ist, bei dem Betroffenen einen Irrtum über die formellen oder materiellen Voraussetzungen des in Betracht kommenden Rechtsbehelfs hervorzurufen und ihn dadurch abzuhalten, den Rechtsbehelf überhaupt, rechtzeitig oder in der richtigen Form einzulegen (etwa BVerwG, Urt. v. 21.3.2002 – 4 C 2/01 Rn. 12). Mit anderen Worten: Wenn über die Form belehrt wird, dann vollständig und richtig.
Bereits im beA-Newsletter 14/2018 haben wir über einzelne Entscheidungen berichtet, die eine Belehrung auch über die elektronische Form fordern. Ergänzend hat jüngst das OVG Koblenz (Beschl. v. 12.6.2019 – 8 A 11392/18) entschieden, dass die Rechtsmittelbelehrung in einem Widerspruchsbescheid, die auf die Möglichkeit der Klageerhebung „schriftlich, in elektronischer Form oder zur Niederschrift des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle“ hinweist, nicht deshalb unrichtig ist, weil sie die elektronische Adresse des Verwaltungsgerichts nicht benennt. Wählt der Betroffene den elektronischen Weg, wird er in der Lage sein, die elektronische Adresse zu ermitteln.
Das VG Neustadt a.d. Weinstraße (Urt. v. 17.4.2019 – 5 K 1589/18.NW) meint, dass auch die Belehrung hinsichtlich der elektronischen Form vollständig sein müsse. Eine Behörde müsse grundsätzlich über jedes Schriftformäquivalent belehren. Eröffne allerdings eine Behörde, die nicht dem Anwendungsbereich des EGovG unterfällt, freiwillig den Zugang für elektronisch übermittelte Dokumente, so könne sie grundsätzlich frei darüber entscheiden, welchen technischen Weg sie dafür bereithalte. Beschränke sie sich auf ein bestimmtes Schriftformäquivalent statt, müsse sie auch nur darüber belehren.
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Auch der Gerichtsvollzieher liebt die Form
Die elektronische Kommunikation nimmt immer mehr zu, auch die mit den Gerichtsvollziehern. Jüngst haben wir darauf hingewiesen, dass ein Zustellungsauftrag auch per beA erteilt werden kann (beA-Newsletter 21/2019). Nun hatte sich das AG Heilbronn (Beschl. v. 29.5.2019 – 11 M 908/19) näher mit der Form eines Vollstreckungsauftrags zu befassen.
Dem Gerichtsvollzieher war nämlich ein Auftrag über den alten EGVP-Client erteilt worden. Leider wurde dabei lediglich eine Container-Signatur angefügt. Das AG verwies mit Recht auf § 753 IV ZPO, wonach auch hier die Form des § 130a ZPO und der ERVV einzuhalten gewesen wäre. Die Verwendung des EGVP-Clients stellt zwar keine Nutzung eines sicheren Übermittlungswegs dar. Allerdings kann er grundsätzlich für die Kommunikation genutzt werden, § 4 I Nr. 2 ERVV. Und es wurde auch richtigerweise eine qualifizierte elektronische Signatur angefügt. Allerdings bezog sich diese entgegen § 4 II ERVV nicht auf das elektronische Dokument unmittelbar, sondern auf den Nachrichtencontainer, so dass ein Formverstoß vorlag (zur Containersignatur zuletzt beA-Newsletter 24/2019). Ein unwirksamer Auftrag führt schließlich dazu, dass der Gerichtsvollzieher nicht tätig werden muss.
Wird übrigens ein vergleichbarer Formverstoß in einem anderen Verfahren nicht bemerkt, so kann dieser – man muss es wohl nicht gesondert erwähnen – keine Präjudizwirkung entfalten. Das AG Heilbronn stellte dazu lakonisch fest: „Wenn es der Gläubigerseite gelungen ist, unter welchen Umständen auch immer einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss zu erwirken, hat dies keine Bindungswirkung für den vorliegenden Antrag.“
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Transfervermerk – zum Heilen des Medienbruchs
Wie die Anwaltschaft hat auch die Justiz zuweilen noch ihre Probleme mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS). So wurde in einem Fall vergessen, das Sitzungsprotokoll zu signieren; die Folge war, dass es an der ordnungsgemäßen Verkündung des Urteils fehlte (s. beA-Newsletter 27/2018). Nun musste sich der BFH in einem finanzgerichtlichen Verfahren mit der Frage befassen, wie denn eine derartige Signatur im Rahmen einer Papierakte nachzuweisen sei (BFH, Beschl. v. 3.4.2019 – III B 80/18). Offensichtlich arbeitete das Finanzgericht bereits digital, während dem BFH noch die Papierakte vorgelegt wurde.
Soweit eine handschriftliche Unterzeichnung durch den Richter oder den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle vorgeschrieben ist – wie etwa in § 94 FGO i.V.m. § 163 I 1 ZPO für das Protokoll und in § 105 I 2 FGO für das Urteil –, genügt dieser Form gemäß § 52a VII 1 FGO in der ab dem 1.1.2018 geltenden Fassung die Aufzeichnung als elektronisches Dokument, wenn die verantwortenden Personen am Ende des Dokuments ihren Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qeS versehen.
In der dem BFH vorgelegten Papierakte konnte selbstredend keine qeS vorhanden sein. Allerdings reichte das vorinstanzliche Gericht zwei sogenannte Transfervermerke nach. Ein solcher Transfervermerk kann zwei Bedeutungen haben: Beim ersetzenden Scannen von Papierdokumenten dokumentiert er zum einen die Einhaltung von technischen Leitlinien. Auf dem umgekehrten Weg, d.h. vom elektronischen Dokument zur Papierakte, dokumentiert er zum anderen das Ergebnis einer Signaturprüfung (s. § 52b IV FGO; vgl. auch § 298 III ZPO), nämlich
1. welches Ergebnis die Integritätsprüfung des Dokumentes ausweist,
2. wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist und
3. welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist.
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Die Transfervermerke wiesen in dem vom BFH zu entscheidenden Fall bei allen Signaturen hinsichtlich der Integrität und der Gültigkeit des Zertifikats die Eintragung „gültig“ auf. Auch die Inhaber der Signaturen waren erkennbar. Der BFH sah daher keine Anhaltspunkte dafür, an der Echtheit der Signatur zu zweifeln. Auf den Gedanken des § 416a Hs. 2 ZPO, wonach der Ausdruck eines gerichtlichen elektronischen Dokuments, der einen Vermerk des zuständigen Gerichts gemäß § 298 III ZPO enthalte, einer öffentlichen Urkunde in beglaubigter Abschrift gleichstehe, nahm der BFH deshalb schon gar keinen Bezug mehr.
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VG Leipzig: elektronisches Empfangsbekenntnis und Zustellfiktion
Das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) ist derzeit zentraler Diskussionspunkt im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs, bei Anwältinnen und Anwälten ebenso wie innerhalb der Justiz. Manche Gerichte bemängeln, die eEB würden gelegentlich nicht bzw. nicht als strukturierter Datensatz zurückgegeben werden (s. auch beA-Newsletter 18/2019).
Klar ist, in puncto eEB befinden sich alle Beteiligten noch in einer Eingewöhnungsphase. Im Rahmen des Referentenentwurfs eines Gesetzes zur Regelung der Wertgrenze für die Nichtzulassungsbeschwerde in Zivilsachen, zum Ausbau der Spezialisierung bei den Gerichten sowie zur Änderung weiterer zivilprozessrechtlicher Vorschriften wurde bereits ein Vorschlag zur Anpassung des § 174 ZPO unterbreitet. Das würde aus Sicht der BRAK die Zustellung jedoch nicht erleichtern (vgl. BRAK-Stellungnahme Nr. 15/2019).
Nunmehr hat das VG Leipzig (Urt. v. 13.5.2019 – 7 K 2184/16.A) sich mit einem Fall befassen müssen, indem ein eEB nicht zurückgegeben wurde. Das Gericht hatte die Ladung zu der anberaumten mündlichen Verhandlung samt Empfangsbekenntnis an die Bevollmächtigte des Klägers über deren beA zugestellt. Ein Rücklauf eines Empfangsbekenntnisses war nicht zu verzeichnen, zur mündlichen Verhandlung erschien niemand.
Das VG sah als gegeben an, dass die Prozessbevollmächtigte die Ladung in Kenntnis der Zustellungsabsicht erhalten habe. § 31a VI BRAO verpflichte die Prozessbevollmächtigten, Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das beA zur Kenntnis zu nehmen. Die entsprechende Eingangsbestätigung belege den Eingang in ihrem beA mit Datum und Uhrzeit. Da die Prozessbevollmächtigte das Empfangsbekenntnis nicht zurückgesandt habe, sei derjenige Tag als Zustellungstag anzusehen, an dem die Ladung nach dem normalen Verlauf der Dinge erstmals in ihre Hände gelangt sein könnte. Dieser Tag sei der dritte Tag nach Absendung des Dokuments. Dies entspreche der in § 41 II 2 VwVfG, § 5 VII 2 VwZG oder § 122 II Nr. 1 AO enthaltenen Vermutung.
Es darf bezweifelt werden, ob diese Rechtsansicht richtig ist. Nach der Rechtsprechung des BGH (Beschl. v. 13.1.2015 – VIII ZB 55/14; vgl. auch ausdrücklich BVerwG, Urt. v. 29.4.2011 – 8 B 86/10 Rn. 6 f.) kann die für eine Zustellung nach § 174 ZPO erforderliche Empfangsbereitschaft nicht allein durch den bloßen Nachweis des tatsächlichen Zugangs i.S.v. § 189 ZPO ersetzt werden. Hinzukommen muss noch die zumindest konkludente Äußerung des Willens, das zur Empfangnahme angebotene Schriftstück dem Angebot entsprechend als zugestellt entgegen zu nehmen. Ein derartiger Wille kann zwar dann festgestellt werden, wenn die Zustellung zur Grundlage für das weitere Vorgehen des Empfängers gemacht wird. Im Fall des VG Leipzig war allerdings ein derartiger Wille gerade nicht erkennbar. Denn zur mündlichen Verhandlung war niemand erschienen.
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Schon beim Anhängen auf die Dateigröße achten
Am besten achten Sie bereits beim Zusammenstellen von Anhängen darauf, dass diese eine geringe Dateigröße haben. Die Anhänge versehen Sie sodann mit einer fortlaufenden bzw. „logischen“ Nummerierung (§ 2 II Hs. 2 ERVV). Das Weitere spielen wir einmal für Sie durch:
Erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie auf den Button „Anhang hochladen“ (1). Es erscheint ein Fenster Ihres Dateiexplorers. Dort können Sie zum richtigen Speicherort navigieren und eine Datei auswählen (2). Mehrere aufeinanderfolgende Dateien wählen Sie, indem Sie die erste Datei markieren, die Shift-Taste gedrückt halten und die „letzte“ Datei mit einem Klick auf die linke Maustaste markieren. Obacht: Achten Sie bereits hier darauf, dass das maximal zulässige Dateivolumen nicht überschritten wird (3).
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Werden nämlich Dateien mit einem in der Summe zu großen Dateivolumen markiert, erhalten Sie vom beA-System eine Fehlermeldung (1) und Sie haben dann nur die Möglichkeit, den gesamten Vorgang abzubrechen (2).
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Selbstverständlich können Sie jederzeit weitere Dateien beizufügen, solange das zulässige Dateivolumen nicht überschritten wird. Klicken Sie einfach nochmals auf „Anhang hochladen“ und wählen Sie die neue Datei aus. Innerhalb der beA Client Security wird angegeben, wie viele Dateien bereits beigefügt sind (1). Solange der Button „OK“ noch angeklickt werden kann (2), kann die zusätzlich markierte Datei auch der Nachricht beigefügt werden.
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