Ausgabe 06/2019 v. 14.02.2019
 
Liebe Leserinnen und Leser,

wir freuen uns, Ihnen aktuelle Informationen rund um die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs und zum elektronischen Rechtsverkehr ab heute in neuem Gewand zu präsentieren. Unter anderem können Sie sich nun Bilder vergrößert anzeigen lassen – ein Wunsch, der von Ihnen an uns herangetragen wurde.

Nicht neu ist, dass Sie uns Fragen, die Sie zum beA haben, gerne an newsletter@brak.de senden können. Wir bemühen uns, sie dann in einer der nächsten Ausgaben des beA-Newsletters zu beantworten.

Und nun wünschen wir Ihnen viel Vergnügen mit dem „neuen“ beA-Newsletter!

Ihre Redaktion
  
 
beA-System steht wieder zur Verfügung

Das beA-System steht seit dem 11.2.2019 wieder zur Verfügung. Zuvor waren seit dem 31.1.2019 verschiedene Störungen des beA-Systems aufgetreten; insbesondere gab es zeitweilig Einschränkungen bei der Prüfung qualifizierter elektronischer Signaturen, bei der Adressatensuche und bei der Anmeldung am Postfach. Die Firma Atos Information Technology GmbH konnte ein angekündigtes Update für die beA-Software erfolgreich einspielen und die aufgetretenen Störungen beheben. Atos wird das System weiterhin unter genauer Beobachtung halten.
  
 
Empfänger im beA suchen – Best Practises

Alles erfordert eine gewisse Eingewöhnung, auch die Suche nach Empfängern im EGVP. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass in den Verzeichnisdiensten unterschiedliche Arten von Empfängern abrufbar sind: natürliche Personen wie Rechtsanwälte und Notare, aber auch Gerichte und Behörden. Sobald man allerdings ein wenig Erfahrung gesammelt hat, sind die Verzeichnisdienste so komfortabel nutzbar wie die guten alten Telefonbücher. Und so können Sie sich die Suche leicht machen:

1. Haben Sie einem Empfänger schon mal zuvor eine Nachricht zukommen lassen? Dann geben Sie einfach die ersten Buchstaben seines Namens in die Empfängerzeile ein (1) und klicken Sie auf einen der Vorschläge aus der Favoritenliste (2) (dazu beA-Newsletter 3/2017).
2. Haben Sie schon Adressen in ihr persönliches Adressbuch übernommen (dazu beA-Newsletter 3/2016)? Dann können Sie bequem den Empfänger daraus auswählen, indem Sie auf den Button „Empfänger hinzufügen“ klicken (1), den gewünschten Adressaten auswählen (2), ihn mit Klick auf den Button „Empfänger hinzufügen“ (3) und die Auswahl mit „OK“ bestätigen (4).
3. Und wenn Sie einen Empfänger bislang noch nicht angeschrieben haben? Solche Empfänger finden Sie ebenfalls ganz leicht: Wechseln Sie dazu (ggf. nachdem Sie hochgescrollt haben (1)) in das „Gesamte Verzeichnis“ (2). Suchen Sie dort den neuen Empfänger am besten nur über das Feld „Name“ (3). Geben Sie dabei mindestens die ersten beiden Buchstaben des Namens ein.

Gut zu wissen: Je weniger Sie eingeben, umso mehr wird gefunden. Lediglich bei zu vielen Treffern schränken Sie die Suche durch die Eingabe weiterer Buchstaben ein. Zusätzlich müssen Sie immer noch ein zweites Feld ausfüllen. Dabei können Sie aber auch mit „Sternchen“ als Platzhaltern arbeiten, z.B. im Feld „Ort“ (4). Sie müssen allerdings immer mindestens zwei Zeichen eingeben, also beispielsweise zwei „Sternchen“.
4. Sind Sie sich unsicher, wie der Name zu Beginn geschrieben wird, können Sie einen Platzhalter auch voranstellen. So wird mit „*bauer“ (1) beispielsweise der Name „Beckenbauer“ (2) gefunden.
5. Gerichte können Sie ebenfalls über das Feld „Name“ suchen. Geben Sie dort z.B. „Amtsgericht M“ ein (1). Beim Datenfeld „Ort“ fügen Sie z.B. wieder zwei Sternchen ein (2). In der Ergebnisliste sollten nun alle Amtsgerichte angezeigt werden, deren Name mit dem Buchstaben „M“ beginnt“ (3).

Selbstverständlich können Sie unter „Ort“ auch den Sitz des Gerichts eingeben, dieser kann im Einzelfall aber auch einmal von dem Namen abweichen. Zudem können mehrere Einträge zu einem Gericht vorhanden sein (vgl. beA-Newsletter 26/2017). Achten Sie schließlich noch auf Ausnahmen bei der Bezeichnung der Gerichte: Das „Verwaltungsgericht München“ ist z.B. unter dem Eintrag „Bayerisches Verwaltungsgericht München“ zu finden, und ein „OVG München“ gibt es nicht, es heißt „Bayerischer Verwaltungsgerichtshof“.
6. Behörden wie etwa Polizeibehörden werden übrigens ebenso über das Feld „Name“ gesucht. Geben Sie dort etwa „*polizei“ ein (1) und unter „Ort“ belassen Sie es bei den beiden Platzhaltern (2). Dann sollte eine lange Liste mit verfügbaren Polizeibehörden angezeigt werden. Aber Obacht: Ob und inwieweit diese bereits „empfangsbereit“ sind, bemisst sich nach dem jeweiligen Verfahrensrecht (dazu beA-Newsletter 31/2018).
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Eingangsbestätigung ausdrucken?

Sie haben eine beA-Nachricht erfolgreich versandt, die Postausgangskontrolle durchgeführt, ggf. die erledigte Frist gestrichen – aber wie dokumentieren Sie den erfolgreichen Versand eines Schriftsatzes in der Mandatsakte? Beim Versand per Fax ist die Antwort klar: Sendebericht ausdrucken und in der Akte ablegen. Aber wie geht das im elektronischen Rechtsverkehr?

Ein Fax-Sendebericht ist grundsätzlich nur ein Indiz für den Zugang eines Dokuments, bestenfalls mit einer sekundären Darlegungslast auf Empfängerseite (s. etwa BGH, Urt. v. 19.2.2014 – IV ZR 163/13). Der ERV macht es Ihnen sogar noch leichter: Mithilfe des beA und z.B. der Eingangsbestätigung nach § 130a V ZPO kann der volle Beweis für den (technischen) Zugang eines elektronischen Dokuments erbracht werden. Über z.B. § 371a III 1 ZPO ist mittlerweile die Beweiskraft elektronischer Dokumente von öffentlichen Behörden anerkannt. Die Beweiskraft des Ausdrucks eines öffentlichen elektronischen Dokuments ist aber nach § 416a ZPO nur mit öffentlichem Beglaubigungsvermerk gegeben.

Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, dass Sie die gesamte beA-– einschließlich Eingangsbestätigung des Gerichts – so auf dem lokalen System Ihrer Kanzlei speichern, dass eine Vorlage in elektronischer Form zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit möglich ist. Entscheidend ist dabei, dass die in dem ZIP-Container „verkapselte Nachricht“ sowie die zusätzliche Signaturdatei unverändert archiviert werden (dazu beA-Newsletter 17/2018). Ein zusätzlicher Ausdruck einer oder mehrerer Seiten der Eingangsbestätigung für die Papierakte sind dann nicht zwingend nötig – Sie können das aber natürlich gerne tun, wenn Sie Ihre Papierakte vollständig haben möchten (dazu beA-Newsletter 27/2018).
 
Gibt’s doch gar nicht: Irrläufer im beA

Im elektronischen Rechtsverkehr kann zwar der Postbote keine Briefe in den falschen Briefkasten legen – aber auch im EGVP-Verbund kann es zu Irrläufern und Pannen kommen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Risiken auf Anwaltsseite minimieren können.

Eigentlich ist es insofern mit dem beA nicht anders als beim Postversand: Sie haben Ihren Schriftsatz inhaltlich fertiggestellt, das zuständige Gericht ermittelt und dessen Adresse im Adressfeld des Schriftsatzes vermerkt – eine beliebte Fehlerquelle, kann doch hier versehentlich ein anderes Gericht auf dem Umschlag „landen“ als im Schriftsatz selbst. Auch beim Versand mit dem beA müssen Sie aufpassen: Wählen Sie als Empfänger der beA-Nachricht, mit der Sie den Schriftsatz versenden, unbedingt dasselbe Gericht aus, das Sie auch im Schriftsatz als Adressaten bestimmt haben.

Sollte es zu Fehlern bei der Adressierung kommen, ist eine technische Korrektur bzw. Weiterleitung innerhalb der Justiz nicht vorgesehen, so dass Fristversäumnisse drohen – auch das ist beim Versand per beA nicht anders als beim Post- oder Faxversand. Und bei einem Fristversäumnis kann nach den allgemeinen Grundsätzen eine Wiedereinsetzung nur dann erfolgreich sein, wenn der Schriftsatz so rechtzeitig beim unzuständigen Gericht eingegangen ist, dass die fristgerechte Weiterleitung an das zuständige Gericht im ordentlichen Geschäftsgang erwartet werden konnte (dazu etwa BGH, Beschl. v. 14.12.2010 – VIII ZB 20/09 m.w.N.).

Haben Sie hingegen das Gericht richtig adressiert, dann können Irrläufer innerhalb der Justiz nicht Ihnen als Absender/in zugerechnet werden. Denn nach § 130a V ZPO ist ein elektronisches Dokument eingegangen, sobald es auf der für den Empfang bestimmten Einrichtung des Gerichts gespeichert ist. Dem Absender ist eine automatisierte Bestätigung über den Zeitpunkt des Eingangs zu erteilen. Verwendet die Justizverwaltung einen zentralen Eingangsserver für mehrere Gerichte, kommt es auf die Speicherung auf diesem Server an (vgl. Prütting/Gehrlein, ZPO, 10. Aufl. 2018, § 130a Rn. 8). Die korrekte Weiterleitung ist für die Fristwahrung dann nicht mehr von Belang.

Im Rahmen der Postausgangskontrolle (dazu beA-Newsletter 35/2017) ist somit tunlichst darauf zu achten, dass nicht nur der Versand ordnungsgemäß erfolgt ist und alle Signaturen gültig sind, sondern dass auch das richtige Gericht als Empfänger ausgewählt worden ist. Wie gesagt: Das war auch bislang schon so: So musste beispielsweise auch beim Faxversand darauf geachtet werden, ob die jeweils richtige Telefaxnummer für den Versand verwendet wurde (BGH, Beschl. v. 26.7.2016 – VI ZB 58/14).
  
 
beA Karte weg – und was nun?

Es gibt diese ärgerlichen Situationen… zum Beispiel, wenn Ihnen die PIN Ihrer beA-Karte partout nicht mehr einfällt (zuletzt beA-Newsletter 23/2018), oder – noch schlimmer – wenn Ihre beA-Karte überhaupt nicht auffindbar ist. Im Idealfall haben Sie vorgesorgt und sich ein zweites Sicherungsmittel an einem sicheren Ort hinterlegt (dazu beA-Newsletter 16/2017 und 20/2018). Zumindest sollten Sie Kanzleikollegen oder Mitarbeiter ausreichende Zugriffsrechte auf Ihr beA eingeräumt haben, um einen vorübergehenden Abruf von Nachrichten zu gewährleisten.

Ansonsten heißt es schnell reagieren: Sperren Sie umgehend Ihre verlorene beA-Karte und beantragen Sie bei der Bundesnotarkammer einer Ersatzkarte. Können Dritte für Sie zwischenzeitlich noch Nachrichten abrufen, dann warten Sie noch die Lieferung der Ersatzkarte und der PIN ab. Ansonsten können Sie gleich Ihr beA-Postfach beim beA-Anwendersupport zurücksetzen lassen. Anschließend müssen Sie nochmals die Erstregistrierung durchlaufen und ggf. Berechtigungen, die Sie Dritten eingeräumt haben, nachziehen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie nochmals ganz genau im beA-Newsletter 23/2018 nachlesen.
Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de