Obacht: beA für Syndikusrechtsanwälte kommt!

Am letzten Novemberwochenende erfolgt ein Update des beA-Systems. Es betrifft das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis, dessen gesetzliche Grundlage in § 31 BRAO der Gesetzgeber in der vergangenen Zeit mehrfach geändert hat. Die wichtigste Änderung ist, dass mit dem Update nunmehr auch Syndikusrechtsanwälte in das Gesamtverzeichnis aufgenommen werden. Der Eintrag erhält dann – neben der Postfachadresse, genannt SAFE-ID – den Zusatz, dass die Zulassung als Syndikusrechtsanwalt erfolgt ist. Ist der Syndikusrechtsanwalt zugleich als (niedergelassener) Rechtsanwalt zugelassen oder ist er im Rahmen mehrerer Arbeitsverhältnisse als Syndikusrechtsanwalt tätig, erfolgt jeweils eine gesonderte Eintragung. Zugleich erfolgt für jede der Zulassungen die Einrichtung eines beA (vgl. dazu auch beA-Newsletter 44/2017 und beA-Newsletter 38/2017).

Syndikusrechtsanwälte sollten daher ab dem 27.11.2017 ihre SAFE-ID im Gesamtverzeichnis nachsehen und damit umgehend bei der Bundesnotarkammer ihre beA-Karte bestellen. Die Bundesnotarkammer kann zwar keine Garantie für den Einzelfall geben, jedoch hat sie mitgeteilt, dass bei Bestellung einer beA-Karte Basis bis zum 15.12.2017 die Auslieferung rechtzeitig zum 1.1.2018 möglich sei.

Gut zu wissen: Wer eine beA-Karte Signatur bestellen möchte, braucht etwas mehr Geduld, bis er diese Karte voll nutzen kann. Für die Signaturfunktion ist eine Prüfung im Vier-Augen-Prinzip erforderlich, und für mehrere tausend Anträge ist dies für die BNotK in dem kurzen Zeitraum bis zum Jahresende nicht leistbar. Aber keine Sorge, Sie erhalten trotzdem zeitnah Zugriff auf Ihr beA, wenn Sie eine beA-Karte Signatur bestellen: Die beA-Karte Signatur ist nämlich eigentlich eine beA-Karte Basis, auf die Sie noch das Signaturzertifikat aufladen müssen. Ausgeliefert wird also zunächst eine beA-Karte Basis. Damit können Sie Ihr beA in Betrieb nehmen. Das qualifizierte elektronische Zertifikat erhalten Sie dann allerdings erst mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung im Januar/Februar 2018, d.h. qualifizierte Signaturen können Sie erst dann erzeugen, wenn Sie das Signaturzertifikat erhalten und auf Ihre Karte aufgeladen haben. (Pssst… Den Unterschied zwischen einer beA-Karte Basis und einer beA-Karte Signatur haben wir hier erklärt.)

Wichtig: Bestellen sollten Sie die beA-Karte so schnell wie möglich, denn ab dem 1.1.2018 gilt auch für Syndikusrechtsanwälte die Berufspflicht nach § 31a VI BRAO n.F., ihr beA-Postfach regelmäßig auf Posteingang zu kontrollieren.

Informationen zum Syndikus-beA erteilen die Rechtsanwaltskammern demnächst auch in einem Rundschreiben an die betroffenen Kolleginnen und Kollegen (bzw. manche Kammern haben dies bereits getan). Und auch die BRAK informiert laufend, z.B. in den FAQ der beA-Website (unter „Was gilt für Syndikusrechtsanwälte?“) – und natürlich hier im beA-Newsletter.

 

Syndici: So viele Karten?!

Viele Syndici fragen sich derzeit, was sie denn nun eigentlich alles tun müssen, um ins beA zu kommen.

Klar: Karte bestellen. Und ein paar organisatorische Dinge klären, z.B. einen Kartenleser besorgen und mit der Unternehmens-IT die Installation der beA Client Security abstimmen (vgl. dazu beA-Newsletter 38/2017)

Ähm… Karte bestellen?

Karten! Denn wenn Sie zugleich als Syndikusrechtsanwalt und als Rechtsanwalt zugelassen sind (oder wenn sie mehrere Syndikus-Zulassungen für Tätigkeiten bei mehreren Arbeitgebern haben), brauchen sie mehrere beA-Karten. Für jede Zulassung eine, genaugenommen.

Das hat sich nicht etwa die BRAK als kleine Schikane ausgedacht. Vielmehr ist es gesetzlich so vorgegeben – und hat auch einen guten Grund: Für jede Zulassung ist separat die Verschwiegenheitspflicht zu beachten. Hier haben wir die Hintergründe etwas ausführlicher erklärt.

Und was müssen Sie jetzt wann tun? Ganz einfach:

Rechtsanwälte, die noch keine beA-Karte bestellt haben, sollten das jetzt so schnell wie möglich tun. Ihre SAFE-ID können Sie ggf. bei ihrer zuständigen Rechtsanwaltskammer erfragen (oder ab dem 27.11.2017 im Gesamtverzeichnis nachschlagen – aber so lang sollten Sie nicht warten!!!).

Syndikusrechtsanwälte können ihre Karte erst ab dem 27.11.2017 bestellen, wenn ihre SAFE-ID im Gesamtverzeichnis verfügbar ist.

 

Formalia – nun bald bundesweit geregelt

Nun fehlt nicht mehr viel, und die Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (kurz: ERVV) kann in Kraft treten (vgl. bereits beA-Newsletter 43/2017 und beA-Newsletter 40/2017). Der Bundesrat hat der Verordnung in seiner Sitzung am 3.11.2017 zugestimmt, allerdings mit der Maßgabe einiger Änderungen. Die endgültige Form der ERVV, die zum 1.1.2018 in Kraft treten soll, steht damit zwar fest, die Verkündung im Bundesgesetzblatt steht aber noch aus.

Mit der Verordnung wird der bisherige Flickenteppich an Vorgaben für Dateiformate u.a., die bei der elektronischen Einreichung von Schriftsätzen zu beachten sind, passé sein, stattdessen gelten dann bundeseinheitliche Vorgaben. Die ERVV enthält detaillierte Regelungen für die Verfahren nach ZPO, ArbGG, SGG, VwGO und FGO (vgl. zur Reichweite des ERV beA-Newsletter 18/2017). Ein Änderungsvorschlag für die Einbeziehung der Straf- und OWi-Sachen liegt bereits vor, zu dem die BRAK Stellung genommen hat. In Kapitel 2 werden allgemein die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs geregelt. In Kapitel 3 stehen nähere Bestimmungen zum besonderen Behördenpostfach (beBPo). Nach dem erwähnten Änderungsvorschlag wird ein neues Kapitel 4 den elektronischen Rechtsverkehr mit Strafverfolgungsbehörden und Strafgerichten behandeln.

Die allgemeinen technischen Rahmenbedingungen nach Kapitel 2 setzen sich zusammen aus den Anforderungen an elektronische Dokumente (§ 2), Ausnahmen bei Höchstgrenzen (§ 3), Übermittlungsmöglichkeiten bei Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur (§ 4) und die Bekanntmachung (weiterer) technischer Anforderungen (§ 5). Nachfolgende Grafik gibt einen Überblick:

 

 

Zu beachten ist freilich, dass nach § 1 II ERVV besondere bundesrechtliche Vorschriften über die Übermittlung elektronischer Dokumente und strukturierter maschinenlesbarer Datensätze unberührt bleiben. Dies betrifft insbesondere das Einlieferungsverfahren in das Schuldnerverzeichnis und Vermögensverzeichnisregister sowie die Übermittlung elektronischer Formulare wie etwa das Formular für den Vollstreckungsauftrag an Gerichtsvollzieher. Auch die Vorschriften über die Einreichung nur maschinell lesbarer Anträge im Mahnverfahren bleiben unberührt.

Nicht anwendbar ist die Verordnung ferner auf die Übermittlung von elektronischen Beweismitteln, die in einem anderen Dateiformat vorliegen. So kann es im Rahmen der Beweisaufnahme etwa erforderlich sein, Audio- oder Videodateien zu den Akten zu geben. Diese Beweismittel können nach den Vorschriften der jeweiligen Verfahrensordnung über die Beweismittel in das Gerichtsverfahren eingeführt werden. Etwas anderes gilt allerdings, wenn es um die elektronische Übermittlung von Beweismitteln als Anlage zu einem Schriftsatz geht: Seit dem 1.7.2014 dürfen gemäß § 131 I ZPO nur noch Abschriften von Urkunden (und nicht das Originalbeweismittel) beigefügt werden. Sollen diese Abschriften als elektronisches Dokument übermittelt werden, findet darauf die ERVV Anwendung.

Über die wichtigsten Regelungen der ERVV werden wir Sie in den kommenden Ausgaben des beA-Newsletters noch ausführlicher informieren.

 

Keine Wahl und keine Qual: PDF wird Standard

Künftig (dazu soeben) regelt § 2 ERVV die technischen Anforderungen an Dokumente im Detail. Die Norm ersetzt damit ab 1.1.2018 die Bestimmungen, die bislang in den Ländern einzeln durch Verordnungen geregelt waren (vgl. beA-Newsletter 15/2017). Es gelten dann also einheitliche Bestimmungen bei allen Gerichten – auch den Bundesgerichten.

Was verlangt § 2 ERVV?

Das elektronische Dokument ist danach in druckbarer, kopierbarer und, soweit technisch möglich, durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übermitteln (§ 2 I 1 ERVV). Die Speicherung als PDF stellt sicher, dass die jeweilige Datei unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm beim Empfänger originalgetreu wiedergegeben werden kann. Eine PDF-Datei kann dabei neben Text etwa auch Bilder und Grafiken enthalten.

Die Festlegung auf das Format PDF macht es allerdings erforderlich, dass Kanzleien die durch ein Textverarbeitungsprogramm erstellte Datei in das sog. Portable Document Format (kurz PDF; deutsch: (trans-)portables Dokumentenformat) konvertieren können. Gleiches gilt für eingescannte Dokumente, die am besten gleich im Rahmen des Scanvorgangs als PDF abgespeichert werden sollten (Scanner können in der Regel auch in anderen Formaten speichern, z.B. TIF oder JPG).

Nur ausnahmsweise, nämlich wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Das Tagged Image File Format (TIFF oder auch kurz TIF) ist ein Dateiformat, das eine hohe Bildauflösung, das CMYK-Farbmodell und eine hohe Farbtiefe unterstützt. Es eignet sich z.B. für technische Zeichnungen. Die Einreichung als TIFF ist dabei nicht verpflichtend; unterbleibt sie, kann dies aber zu Rechtsnachteilen im weiteren Verfahren wie etwa der Unschlüssigkeit des Vortrags führen.

Weitere Dateiformate neben PDF und TIFF sind – das ergibt sich als Umkehrschluss – nach der ERVV nicht zugelassen. Daher dürfen z.B. keine Schriftsätze als Textdateien (z.B. doc, docx, rtf, odt) und keine Fotos im verbreiteten JPG-Format übermittelt werden. Auch die bislang mögliche Übermittlung in einem komprimierten ZIP-Container wird nicht mehr zugelassen.

Gut zu wissen: Zu den Dateiformaten PDF und TIFF existieren unterschiedliche Unterformate bzw. Versionen (etwa PDF/A). Die in der Justiz zukünftig zugelassenen Dateiformate werden nach § 5 I Nr. 1 ERVV durch die Bundesregierung im amtlichen Teil des Bundesanzeigers und auf der Internetseite www.justiz.de bekanntgemacht werden. Dabei werden der Stand der Technik und die Barrierefreiheit berücksichtigt sowie eine Mindestgültigkeitsdauer der technischen Anforderungen angegeben (§ 5 II ERVV).

Und was ist nun eigentlich eine „durchsuchbare PDF“? „Durchsuchbar“ ist eine PDF-Datei, grob gesagt, wenn der Text mit Suchtools verarbeitet werden kann. Bei einer in PDF umgewandelten Word-Datei etwa ist dies regelmäßig der Fall; gescannte Texte müssen erst mit einer Texterkennungssoftware (OCR) bearbeitet werden, damit sie durchsuchbar werden (z.T. erledigt dies bereits der Scanner). Die Pflicht, solche durchsuchbaren PDFs einzureichen, soll allerdings erst ab dem 1.7.2019 gelten – für Anwältinnen und Anwälte gibt es also eine gewisse Umstellungsphase.

 

Tipps und Tricks: Da gab`s doch mal was im beA-Newsletter…

Jeder kennt die Situation: Man hat irgendwo etwas gelesen, weiß aber nicht mehr wo. In diesen Fällen kann die digitale Welt ihre Vorteile ausspielen: Denn über Suchmaschinen findet man mit ein paar geschickt gewählten Suchbegriffen meist ganz fix die gewünschte Information. Das gilt auch für unseren beA-Newsletter. Mittlerweile hat sich schon eine ganze Menge an Beiträgen zu den verschiedensten Themen angesammelt – und gerade wenn man mitten in der Arbeit ist, braucht man die relevante Information schnell. Wie finden Sie also diesen einen ganz bestimmten Beitrag aus einem beA-Newsletter irgendwann mal im Sommer, in dem dieser eine Punkt erklärt wurde, den Sie gerade brauchen?

Wir zeigen es Ihnen anhand eines Beispiels: Nehmen Sie einmal an, Sie möchten in der beA-Webanwendung Beiträge markieren, wissen aber nicht mehr, wie man Etiketten vergibt. Sie suchen also Beiträge im beA-Newsletter zum Thema Etiketten.

Und so einfach geht‘s:

Öffnen Sie mit Hilfe Ihres Internet-Browsers eine (beliebige) Suchmaschine, beispielsweise Google. Geben Sie in die Suchmaske als Schlagworte „beA-Newsletter“ und „Etiketten“ ein. Sollten zu viele Websites angezeigt werden, schränken Sie die Suche einfach mit dem Zusatz „site:brak.de“ ein, um nur auf der BRAK-Website zu suchen. Schon werden Ihnen alle relevanten Beiträge des beA-Newsletters angezeigt:

 

 

Alternativ suchen Sie gleich auf der Website der BRAK [www.brak.de]: Geben Sie dazu in das Suchfeld in der rechten oberen Ecke ein Schlagwort ein – in unserem Beispiel: „Etiketten“ (1) – und drücken Sie die Return. Anschließend werden Ihnen sofort die vier relevanten beA-Newsletter in der Ergebnisübersicht angezeigt, in denen das Thema behandelt wurde (2).

 

 

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Redaktion: RAin Dr. Tanja Nitschke, Mag. rer. publ. (verantwortlich), RA Dr. Alexander Siegmund
Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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