Die administrativen Aufgaben können einem Anwalt in der Kanzlei neben der eigentlichen Mandatsbearbeitung manchmal ganz schön über den Kopf wachsen. Gerade jetzt um den Jahreswechsel warten auch noch eine Reihe neuer Anforderungen, etwa nach der ab Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung oder nach dem gerade geänderten Geldwäschegesetz. Und obendrauf fordert auch noch der elektronische Rechtsverkehr seinen Tribut. Informationen müssen gesammelt und verarbeitet werden, Bestellungen von beA-Karten und Kartenlesern müssen organisiert werden, das beA muss in Betrieb genommen und konfiguriert werden, Workflows müssen neu definiert werden. Ganz schön viel Arbeit, mitten zwischen den noch vor dem 31.12. zu erledigenden Fristen…
Eine große Hilfe ist es da, einen Kanzleimitarbeiter als Zuständigen für das beA, quasi als „beA-Koordinator“ einzusetzen. Er bündelt die Informationen zum beA und verteilt sie an die betroffenen Kollegen. Er kümmert sich um die Einführung des beA in der Kanzlei. Und er kann zahlreiche Aufgaben im Rahmen der Ersteinrichtung übernehmen.
Und so könnten Sie dabei vorgehen:
1. Der „beA-Koordinator“ kann für alle Anwälte der Kanzlei die Kartenbestellungen durchführen. Hierzu erfragt er bei der zuständigen Kammer die SAFE-IDs aller Anwälte – oder noch einfacher: er kann sie seit heute selbst im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis recherchieren.
Achtung: Es können nicht alle beA-Karten auf eine SAFE-ID bestellt werden. Vielmehr muss aus Sicherheitsgründen für jeden Anwalt mit dessen individueller SAFE-ID eine gesonderte Bestellung durchgeführt werden. beA-Karten für Mitarbeiter können Sie aber gesammelt bestellen.
2. Der „beA-Koordinator“ ermittelt die Anzahl der benötigten Sicherungsmittel (beA-Karten oder -Softwarezertifikate) für die Kanzleimitarbeiter und führt (nach einem intern zu klärenden Schlüssel) die Bestellungen im Namen der Anwälte durch.
3. Der „beA-Koordinator“ erfasst auch den Bedarf an Kartenlesern in der Kanzlei und kümmert sich um die Bestellung.
4. Der „beA-Koordinator“ könnte sich (in größeren Kanzleien sinnvoll) auch einen gesonderten Arbeitsplatz einrichten, über den er jeweils die Registrierung zusammen mit den einzelnen Anwälten im beA durchführt.
5. Bei der Registrierung des ersten Anwalts legt der „beA-Koordinator“ für sich selbst gleich ein Mitarbeiterprofil an. Sodann berechtigen ihn (zumindest vorübergehend) alle Anwälte der Kanzlei zur Rechteverwaltung.
6. Der „beA-Koordinator“ berechtigt die Anwälte untereinander, damit sie sich ggf. gegenseitig vertreten können.
7. Der „beA-Koordinator“ erstellt weitere Mitarbeiterprofile für die übrigen Kanzleimitarbeiter und vergibt auch an diese Rechte in dem Umfang, den die Anwälte als wünschenswert festgelegt haben. Anschließend kann er sich wieder das Recht zur Rechteverwaltung selbst entziehen (sofern es ihm nicht dauerhaft belassen werden soll, damit er ggf. auch neue Mitarbeiter einrichten und mit Berechtigungen ausstatten kann). – Die Erstkonfiguration des beA in der Kanzlei wäre abgeschlossen.
8. Im weiteren Verlauf arbeitet der „beA-Koordinator“ mit dem EDV-Dienstleister der Kanzlei zusammen, um alle Arbeitsplätze in der Kanzlei für das beA mit der erforderlichen Technik (insb. Kartenleser) auszustatten und einzurichten.
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