Am kommenden Wochenende (16./17.9.2017) wird eine neue Version des beA-Systems installiert. Die neue beA-Version bringt einige neue Features. Neu ist z.B. die Stapelsignaturfähigkeit des beA, es können nun also direkt aus der Nachrichtenübersicht mehrere Nachrichtenentwürfe oder Schriftsätze mit nur einer PIN-Eingabe signiert werden. Außerdem können nun Nachrichtenfußzeilen (landläufig als „Signaturen“ am Ende von E-Mails bekannt) auch unter beA-Nachrichten angebracht werden.

Neben den neuen Features werden in der neuen Version 1.1 natürlich auch kleinere Fehler behoben, u.a. ein Problem, das sich kürzlich im Zusammenhang mit der Nutzung von Telesec-Signaturkarten der Telekom AG ergeben hatte.

Wegen der Installation der neuen beA-Version wird das System am Samstag, den 16.9.2017, voraussichtlich in der Zeit zwischen 10 Uhr und 20.30 Uhr nicht erreichbar sein.

Den ersten Schritt haben viele Kanzleien inzwischen geschafft: Sie haben sich das nötige Equipment (vgl. dazu beA-Newsletter 29/2017) für den Zugang zum beA angeschafft. Jetzt stehen sie vor der Frage, was als nächstes zu tun ist.

Da helfen wir gerne etwas nach… Keine Sorge, für Anwältinnen und Anwälte ist die Erstregistrierung im beA kein Hexenwerk und auch für den Rest der Kanzlei geht sie ganz fix. Eine ausführliche Erklärung finden Sie in der beA-Anwenderhilfe. Einen kurzen Überblick, wie Sie Berufsträger und Kanzleipersonal ins beA bekommen geben wir Ihnen hier.

Und so kommen Sie ins beA:

1. Als erstes müssen alle Anwältinnen und Anwälte der Kanzlei die Erstregistrierung durchlaufen. (Achtung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können an dieser Stelle noch keine Registrierung vornehmen!)

Zunächst schließen Sie den Kartenleser an das PC-System an und stecken die beA-Karte (Basis oder Signatur) in diesen ein. Anschließend öffnen Sie die Zugangsseite zum beA über Ihren Internetbrowser (z.B. Internet Explorer oder Firefox), laden die beA-Client-Security herunter und installieren diese auf dem Rechner. Wie das geht, ist in der beA-Anwenderhilfe im Schritt für Schritt erklärt.

Die beA-Client-Security sollte, nachdem Sie sie installiert haben, automatisch starten – erkennbar an einem gesonderten Info-Symbol, das auf der Ebene des Betriebssystems angezeigt wird.

Nun kann die eigentliche Erstregistrierung starten:

Auf der Zugangsseite zum beA klicken Sie auf den Button „Erstregistrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“. Anschließend melden Sie sich mit Ihrer beA-Karte und zweimaliger PIN-Eingabe an, hinterlegen eine Sicherheitsfrage und (optional) eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen. Ausführliche Erläuterungen dazu finden Sie in der beA-Anwenderhilfe. – Das war’s schon!

2. Nun können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei ins beA geholt werden. Sie müssen – anders als Anwältinnen und Anwälte – zunächst einmal als Benutzer im beA angelegt werden:

Als Anwältin oder Anwalt melden Sie sich am System an. Anschließend legen Sie einen Mitarbeiter an und generieren damit einen neuen Benutzernamen (einschließlich beA-ID), also ein neues beA-Profil für diesen Mitarbeiter. Sodann wird Ihnen ein Kennwort zur einmaligen Verwendung ausgegeben.

Mit dem neu generierten Benutzernamen und dem Kennwort kann nun der Mitarbeiter die Erstregistrierung durchlaufen. Er steckt hierzu seine beA-Karte Mitarbeiter in den Klartenleser und klickt auf der Zugangsseite zum beA auf den Button „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach“.

Zur Anmeldung gibt er Benutzername und Passwort ein. Anschließend verbindet er sein neues beA Profil mit der im Kartenleser befindlichen beA-Mitarbeiterkarte. Der Vorgang wird mit der Hinterlegung einer Sicherheitsfrage und einer E-Mail-Adresse abgeschlossen. Dem Mitarbeiter können nun alle Rechtsanwältinnen und -anwälte der Kanzlei (jeweils) weitere Rechte zuweisen.

Auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird über das Internet zugegriffen. Dazu benötigen Sie einen Internetbrowser wie z.B. Mozilla Firefox oder Internet Explorer. Aber der Browser allein kann nicht alle Funktionen von beA abwickeln wie beispielsweise die sichere Anmeldung an beA mit Hilfe eines Sicherungsmittels. Das erledigt die beA-Client-Security, die allerdings ebenfalls den Zugang zum Internet benötigt.

Dieser Zugang ins Internet kann dann für die beA-Client-Security erschwert sein, wenn in der Kanzlei ein sog. Proxyserver im Einsatz ist. Was ist das nun wieder?

Ein Proxy ist eine Kommunikationsschnittstelle in einem Netzwerk. Er arbeitet als Vermittler, der auf der einen Seite, z.B. der Kanzlei, Anfragen entgegennimmt, um dann über seine eigene Adresse eine Verbindung zur anderen Seite, dem Internet, herzustellen. Normalerweise erkennt die beA Client Security automatisch die Proxy-Einstellungen auf Ihrem Rechner.

Sollte aber gleichwohl keine Internetverbindung zustande kommen, können Sie eine manuelle Konfiguration der Proxys versuchen (hier am Beispiel von Windows). Eine ausführliche Anleitung finden Sie in der beA-Anwenderhilfe. Hier erklären wir es Ihnen ganz kurz:

Rufen Sie die Internetoptionen auf (1), klicken Sie auf den Reiter „Verbindungen“ (2) und dort auf den Button „LAN-Einstellungen“ (3). In einem neuen Fenster setzen Sie den Haken bei „Proxyserver für LAN verwenden“ (4). Geben Sie Adresse (5) und Port (6) des bei Ihnen installierten Proxyservers ein. Sie erhalten beides von Ihrem Systemadministrator. Setzen Sie einen Haken bei „Proxyserver für lokale Adressen umgehen“ (7). Klicken Sie auf den Button „Erweitert“ (8) und tragen Sie in einem neuen Fenster im Feld „Ausnahmen“ die Adressen bealocalhost.de;127.0.0.* ein. Schließen Sie die einzelnen Fenster jeweils mit einem Klick auf „OK“ (10-12).

Besonders komfortabel ist es, dass Sie in der beA-Webanwendung sogenannte Sichten individuell konfigurieren können. Sie ermöglichen es Ihnen, Nachrichten über Postfächer und Ordner hinweg zu filtern und sich übersichtlich in einer zentralen Darstellung anzeigen zu lassen (vgl. beA-Newsletter 23/2017). Die jeweils konfigurierten Filter werden unter den einzelnen Postfachordnern angezeigt.

Nun wird es häufig so sein, dass Sie bestimmte Sichteinstellungen immer wieder brauchen. Dann empfiehlt es sich, die Reihenfolge der Sichten zu verändern.

Und so einfach geht das:

1. Klicken Sie auf „Einstellungen“ (1) und „Sichten verwalten“ (2). Markieren Sie eine „Sicht“, die Sie in der Hierarchie nach oben oder unten bewegen wollen (3). Betätigen Sie für die jeweilige Bewegungsrichtung den passenden Pfeil-Button (4). Überprüfen Sie das Ergebnis, indem Sie auf den „Nachrichten“-Reiter wechseln (5).

2. Die neu eingestellte Hierarchie sollte nun auf der linken Seite des Nachrichtenfensters zu erkennen sein (1).

Nachrichten in beA markieren – können Sie, oder? In unserem Newsletter 6/2017 haben wir Ihnen die Anlage und das Anbringen von Etiketten gezeigt. So können Sie beispielsweise an andere beA-Nutzer Arbeitsanweisungen geben oder sich selbst ein wenig Überblick über Ihre beA-Nachrichten verschaffen.

Aber wie können die beA-Etiketten wieder entfernt werden? Ganz einfach:

Lassen Sie sich erst einmal anzeigen, an welchen Nachrichten überhaupt Etiketten angebracht sind. Klicken Sie auf „Sonstige Funktionen“ und dort auf den Menüpunkt „Spaltenauswahl“ (1). Ziehen Sie die Spalte „Etiketten“ per „Drag and Drop“ (2) von der linken Auflistung in die rechte und bestätigen Sie mit „Speichern“ (3).

Markieren Sie eine Nachricht (1), an der ein oder mehrere Etiketten angebracht sind (2). Klicken Sie auf das Menü Etiketten (3) und dort auf den Befehl „vergeben/entfernen“ (4).

Es werden nun alle verfügbaren Etiketten aufgelistet. Die mit der Nachricht bereits verknüpften Etiketten sind mit Haken markiert (1). Achtung: Die Etiketten werden nicht dadurch entfernt, dass Sie die Haken entfernen. Vielmehr müssen Sie alle Etiketten mit Haken markieren (2), die mit dem Befehl „Etiketten entfernen“ gelöscht werden sollen (3). (Etiketten ohne Haken werden also nicht gelöscht.)