Und weiter geht’s … Auch in dieser Ausgabe des beA-Newsletters stellen wir Ihnen einige der neuen Funktionalitäten vor, die mit dem neuen Release der beA-Webanwendung (vgl. beA-Newsletter 22/2017) umgesetzt wurden.

 

Neu: Rechte auf Zeit

Gerade in Einzelkanzleien wird es häufiger vorkommen, dass bei Abwesenheit von der Kanzlei ein Vertreter nach dem Rechten sehen und damit auch das beA auf eingehende Post prüfen muss. In größeren Kanzleien werden ohnehin regelmäßig mehrere Anwälte mandatiert sein und ihre beA-Postfächer verbunden haben (vgl. hierzu beA-Newsletter 12/2017).

Bislang musste bei der Vergabe von Rechten für den Vertretungsfall immer daran gedacht werden, diese Rechte wieder zu entziehen. Nun können Rechte auch zeitlich beschränkt vergeben werden – also z.B. genau für die Zeit Ihres Urlaubs.

Und so geht‘s:

1. Suchen Sie z.B. einen Anwaltskollegen für die Rechtevergabe unter Einstellungen (1), Postfachverwaltung (2), Benutzerverwaltung (3), Suche (4), Benutzer mit Postfach (5).

 

 

 

2. Füllen Sie mindestens zwei Felder der Suchmaske aus (1 und 2), lösen Sie die Suche aus (3), markieren Sie den richtigen Datensatz (4) und klicken Sie auf „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“ (5).

 

 

3. Im folgenden Fenster ist auf „Neues Recht zuordnen“ zu klicken (1).

 

 

4. Wählen Sie das Postfach aus, für das Rechte vergeben werden sollen (1). Wählen Sie ein oder mehrere Rechte aus (2). Geben Sie den Beginn an, ab dem die Rechtevergabe wirken soll (3). Geben Sie das Ende ein (4). Schließen Sie mit „Speichern und zurück“ ab (5).

Wichtig zu wissen: Wenn Sie keinen Beginn angeben, wirkt das Recht sofort. Lassen Sie das Ende frei, wirkt das Recht unbefristet.

 

 

5. Im nachfolgenden Fenster sehen Sie, welche Rechte für den jeweiligen Benutzer gesetzt wurden und ob ein Anfangs- und/oder Enddatum für die Gültigkeit des Rechts gesetzt wurde (1 und 2).

 

 

Neu: Sortierkriterium der Ordner speichern

Ordnung und Übersichtlichkeit müssen sein, um auch bei einer Vielzahl von Nachrichten in Ihrem beA nicht den Überblick zu verlieren. Dazu hilft es, sich nur die Datenfelder (bzw. Spalten) anzeigen zu lassen, die man wirklich benötigt (vgl. beA-Newsletter 6/2017). Hilfreich ist es, wenn man sich die Nachrichten so sortiert, dass die wichtigsten oder neuesten immer ganz oben stehen. So kann man beispielsweise auch die Markierungen sinnvoll einsetzen (dazu beA-Newsletter 8/2017).

Die Nachrichtenübersicht lässt sich dabei ganz einfach umsortieren, wenn man den Spaltenkopf des Datenfelds ein- oder zweimal anklickt, um ab- oder aufsteigend zu sortieren. Allerdings geht die Sortierung verloren, wenn der Ordner oder das Postfach gewechselt werden. Für eine dauerhafte Speicherung gibt es nun eine neue Funktion im beA.

Und so ist sie zu bedienen:

1. Rufen Sie den Ordner auf, in dem die Sortierung gespeichert werden soll (1). Klicken Sie auf „Sonstige Funktionen“ (2) und „Spaltenauswahl“ (3).

 

 

2. Wählen Sie ein Feld aus, nach dem sortiert werden soll (1). Entscheiden Sie, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll (2). Klicken Sie auf Speichern (3).

Die Sortierung ist nun dauerhaft für diesen Ordner gespeichert.

 

 

Alles elektronisch – auch Akten(einsicht)

Die elektronische Akte in der Justiz kommt. Zunächst hatte ein Gesetzentwurf (BT-Drs. 18/9416) sich lediglich mit der Einführung der elektronischen Akte im Strafverfahren befasst; es sollte eine Grundlage dafür geschaffen werden, dass Akten in der Strafjustiz elektronisch geführt werden müssen, und zwar freiwillig ab 2018, ab 2026 dann verpflichtend. Das bedeutet auch, dass dann Akteneinsicht in der Regel elektronisch zu gewähren ist.

Zugleich enthält das Gesetz Regelungen über den elektronischen Rechtsverkehr in Strafsachen, die bis auf kleinste Details denen in den anderen Verfahrensordnungen entsprechen: Auch in Strafsachen wird daher das beA als „sicherer Übermittlungsweg“ zum Einsatz kommen können, und die Gerichte sind verpflichtet, ab (grundsätzlich) 2018 den elektronischen Rechtsverkehr zu eröffnen. Auch für Strafverteidiger wird es also dann viele Gelegenheiten geben, ihr beA einzusetzen.

Verabschiedet hat der Bundestag Mitte Mai ein deutlich weitergehendes Gesetz (Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses BT-Drs. 18/12203), das neben der StPO auch die übrigen Verfahrensordnungen betrifft und daher nun mit „Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz“ betitelt ist. Auch für alle anderen Gerichtszweige wird damit die elektronische Aktenführung ab 2018 freiwillig, ab 2026 verpflichtend eingeführt. Und: Auch in Zivilprozessen soll künftig die elektronische Akteneinsicht über ein Akteneinsichtsportal erfolgen. Nachdem der Bundesrat in seiner Sitzung Anfang Juni beschlossen hat, den Vermittlungsausschuss nicht anzurufen, steht nun nur noch die Verkündung des Gesetzes aus.

Die Gerichte werden also in nicht allzu ferner Zeit auch im Bereich der Aktenführung vollständig elektronisch arbeiten – das ist Grund genug, einmal darüber nachzudenken, ob nicht auch in der eigenen Kanzlei die Akten nur noch elektronisch geführt werden sollten. Schließlich kommen ja übers beA dann auch alle wichtigen Dokumente für ein Verfahren auf elektronischem Wege…

 

Auf den letzten Drücker…

Ab dem 1.1.2018 gilt für Rechtsanwälte die Pflicht, Zustellungen und Nachrichten, die in ihrem beA eingehen, zur Kenntnis zu nehmen und gegen sich gelten zu lassen (siehe § 31 RAVPV).

Jetzt ist endlich Sommer. Und bis Anfang Januar ist noch viel Zeit.

Naja…

Nicht, wenn Sie gut vorbereitet mit dem beA starten wollen. beA-Karte und Kartenlesegerät sind rasch bestellt, schon klar. Aber am besten sollten Sie auch Ihr Kanzleipersonal „mitnehmen“ und sich etwas gründlicher überlegen, welche Anpassungen in Ihren kanzleiinternen Arbeitsabläufen sinnvoll sind. So etwas will natürlich ausprobiert werden, und dass der Umgang mit neuen Arbeitsmitteln erst einmal geübt werden muss, bis sich alle Beteiligten damit sicher fühlen, ist auch nicht neu.

Starten Sie also am besten schon jetzt mit dem beA – und nicht erst kurz vor dem Jahreswechsel. Da haben Sie schließlich schon mit den Verjährungsfristen alle Hände voll zu tun, oder?

 

 

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Bearbeitung: Frauke Karlstedt

Alle Informationen zum beA unter www.bea.brak.de.

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