beA-Karten können Sie über die Internetseite der Bundesnotarkammer (BNotK) konfigurieren, und zwar mit der Signaturanwendungskomponente (SAK). Unter anderem können Sie dort Ihre PIN ändern und ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat nachladen.

Die BNotK weist aktuell darauf hin, dass routinemäßig das Sicherheitszertifikat auf ihrer Website erneuert wurde. Sollte es deswegen zu Problemen beim Aufruf der SAK kommen, dann muss folgender Programmordner gelöscht werden: <Laufwerk>:Users<Benutzername>.secureframework bzw. <Laufwerk>:Benutzer<Benutzername>.secureframework.

Die Uhr tickt… Ab dem 1.1.2018 müssen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte nach dem dann geltenden § 31a VI BRAO die für die Nutzung des beA erforderlichen technischen Einrichtungen vorhalten. Wer das beA nicht jetzt bereits nutzt, wird also früher oder später vor der Frage stehen, was eigentlich dafür alles nötig ist. Aber was verbirgt sich hinter den „erforderlichen technischen Einrichtungen“, von denen das Gesetz spricht? Was muss also auf Ihren Einkaufszettel?

PC

Dies kann ein Desktop-Computer sein oder auch ein Notebook, idealerweise mit USB-Anschluss.

Betriebssystem und Internetbrowser

Für bestimmte gängige Betriebssysteme (Windows: ab Windows 7; Apple: ab OS X 10.9; Linux: openSUSE 13.2) und Internetbrowser (neuere Versionen von Internet Explorer, Firefox, Chrome und Safari) wird die Funktionsfähigkeit getestet. Welche Programmversionen dies jeweils genau sind, listet die BRAK hier auf.

Gut zu wissen: Das beA kann auch mit weiteren Betriebssystemen verwendet werden. Die Funktionsfähigkeit dieser weiteren Betriebssysteme im Zusammenhang mit dem beA ist jedoch nicht Bestandteil der Tests und ist daher möglicherweise nicht durchgängig gewährleistet.

Internetverbindung

Die Internetverbindung sollte eine ausreichende Geschwindigkeit aufweisen. Empfohlen werden mindestens 2 Mbit/s; nähere Informationen finden Sie hier.

Virenschutz

Mittlerweile bringen zwar schon einige Betriebssysteme einen Virenschutz mit. Idealerweise wird aber eine gesonderte Software zusätzlich installiert, die ständig aktuell zu halten ist. Tipps zum Virenschutz bei der Nutzung des beA finden Sie hier.

beA Client Security

Auf dem PC muss die Software „beA Client Security“ installiert werden. Näheres können Sie hier nachlesen.

beA Karte

Zumindest um sich erstmals in beA einloggen zu können, benötigen Anwälte die beA Karte Basis (bzw. Signatur). Diese können Sie bei der BNotK bestellen. Nähere Infos erhalten Sie hier. Mitarbeiter sollten jeweils mit einer eigenen beA Karte Mitarbeiter ausgestattet werden.

Kartenlesegerät

Um die beA-Karte nutzen zu können, benötigen Sie einen Chipkartenleser, der an den PC angeschlossen und dort installiert wird (vgl. auch die Infos hier). Die Kartenleser werden in drei Sicherheitsklassen eingeteilt:

• Für die Anmeldung am beA genügt ein Kartenleser der Sicherheitsklasse 1, der nur einen Schacht zum Einführen der Karte besitzt, und z.B. auch in einer Computertastatur untergebracht sein kann. Für den Einsatz von beA-Karten Mitarbeiter genügt dieser Kartenleser.

• Die qualifizierte elektronische Signatur kann – sofern sie eingesetzt wird – nur mit einem Kartenleser mit mindestens der Sicherheitsklasse 2 angebracht werden, der über ein externes PIN-Pad (Zifferntastatur) verfügt und entsprechend zertifiziert sein sollte. Derartige Kartenleser sollten im Zweifel aber nicht neu angeschafft, sondern nur verwendet werden, wenn sie sich ohnehin schon in der Kanzlei befinden.

• Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sollten sich für die Arbeit mit dem beA am besten einen Kartenleser der Sicherheitsklasse 3 bestellen. Mit diesem kann auch die PIN der beA-Karte geändert und das Signaturzertifikat aufgeladen werden. Erkennbar ist dieser Kartenleser an einem zusätzlichen Display.

Diverses

Sofern Sie sich bereits jetzt aktiv am Elektronischen Rechtsverkehr mit dem beA beteiligen und die Akten in Ihrer Kanzlei (zumindest auch) digital führen möchten, ist die Anschaffung weiterer Komponenten sinnvoll:

• Scanner zur Digitalisierung auf Papier erstellter bzw. auf Papier eingehender Dokumente
• Dokumentenmanagementsystem/Kanzleisoftware zur Führung der digitalen Akte
• Drucker, wenn ein Ausdruck bzw. für den Mandanten oder sonstige Beteiligte benötigt wird.

Kann eigentlich im beA der Absender einer Nachricht nachverfolgen, wann der Empfänger sie gelesen hat? Diese Frage taucht sehr häufig auf – Grund genug, sie hier für Sie zu beantworten:

Der Absender kann nicht erkennen, wann die Nachricht gelesen wurde; er kann immer nur erkennen, wann die Nachricht gesendet wurde (1) und wann sie zugegangen ist (2).

Achtung: Mit „zugegangen“ ist hier freilich nur der technische Vorgang des Einstellens in das Empfängerpostfach gemeint. Wann die Nachricht im materiell-rechtlichen Sinn zugegangen ist, ist eine andere Frage und hängt davon ab, wann der Empfänger die Möglichkeit zur Kenntnisnahme zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten hatte (das setzt natürlich voraus, dass die Nachricht technisch gesehen schon im Postfach des Empfängers „zugegangen“ ist). Der Zugangszeitpunkt einer Nachricht im rechtlichen Sinne muss also gesondert geprüft werden, falls er einmal streitig sein sollte.

So weit so gut… aber gibt es Lesebestätigungen? Auch das fragen viele Nutzer des beA.

Nein, dem ist nicht so: Das beA-System überträgt keine Lesebestätigungen. Auch wenn in einigen E-Mail-Programmen diese Funktion angeboten wird, handelt es sich um nichts anderes als um eine automatisch generierte Rückmail, die mit Einwilligung des Empfängers versandt wird. Es bestand kein Bedarf, diese Funktion auch im beA abzubilden. Insbesondere knüpft die erfolgreiche Zustellung durch Gericht auch nach neuem Recht nicht daran an, ob erfolgreich eine Nachricht empfangen oder gar gelesen wurde, sondern nur daran, welches Datum im (elektronischen) Empfangsbekenntnis vermerkt ist.

Und wie kann man im eigenen Postfach feststellen und ggf. Dritten gegenüber nachweisen, wer wann eine Nachricht geöffnet (und gelesen) hat?

Ganz einfach: mit dem „Nachrichtenjournal“ des beA! Das haben wir Ihnen in Ausgabe 8/2017 des beA-Newsletters ausführlich vorgestellt. Hier nochmal ganz kurz: Mit einem Klick auf den Button „Nachrichtenjournal“ (1) aktivieren Sie die Funktion.

Geben Sie im Filter ein „Öffnen der Nachricht durch einen Benutzer“ (1) und klicken Sie auf „Suchen“ (2). In der Ergebnisliste wird angezeigt, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt die Nachricht das erste Mal geöffnet hat (3). Ob der Nutzer die Nachricht wirklich gelesen, geschweige denn verstanden hat, ergibt sich daraus freilich nicht.

Gerade an Tagen mit Fristablauf kann Zeit ein teures Gut sein. Nicht nur die Bearbeitung der Angelegenheit kostet Zeit, sondern auch der Versand der Nachricht muss einkalkuliert werden. Nun ermöglicht zwar die elektronische Kommunikation einen schnellen „Postlauf“. Als Nadelöhr kann sich allerdings – ganz ähnlich wie bei E-Mails – das Hochladen der Dokumente (Upload) auf den beA-Server erweisen. Ist die Nachricht erst einmal dort, dauert der eigentliche Versand in der Regel nur noch Millisekunden. Im beA-Newsletter 15/2017  haben wir uns bereits damit befasst, wie Sie durch zwischenzeitliches Speichern der Nachricht beim eigentlichen Versand Zeit sparen können.

Aber wie lang dauert der Upload von Dokumenten auf den beA-Server eigentlich?

Davon sollten Sie zumindest eine ungefähre Vorstellung haben, denn schließlich müssen Sie, falls es mal knapp werden sollte mit einer Frist, die für den Versand nötige Zeit ja einplanen. Um das einschätzen zu können, sollten Sie einmal den Zusammenhang von Internetgeschwindigkeit bzw. Datenübertragungsrate und Dauer für den Upload betrachten:

Die Dauer des Hochladens hängt im Wesentlichen von der sog. Uploadgeschwindigkeit des Internetzugangs ab. Häufig beträgt diese Geschwindigkeit 512 kbit/s. Mit der doppelten Uploadrate (1 Mbit/s) würde sich die Versandzeit halbieren.

Pro Nachricht können im beA derzeit maximal 30 MB (entspricht 240 MBit) an Datenvolumen versandt werden. Bei einer Uploadgeschwindigkeit von 1 Mbit/s dauert das Hochladen der Dokumente mindestens 240 Sekunden, also 4 Minuten. Um die voraussichtliche Dauer zu berechnen, gibt es verschiedene Tools, z.B. https://www.heise.de/netze/tools/bandbreitenrechner/ oder https://www.wieistmeineip.at/download-rechner/ – Achtung: Sie brauchen die Angabe zur Upload-Dauer (nicht verwechseln mit Downloads, die meist schneller gehen!).

Ein paar Unbekannte gibt es allerdings in diesem Rechenspiel:

Oft wird nicht die vom Telekommunikationsanbieter angegebene Datengeschwindigkeit voll erreicht. Es ist keine Seltenheit, dass statt gebuchten 1 MBit/s tatsächlich nur 800 kbit/s verfügbar sind. Eine weitere Verzögerung kann sich durch mehrere technische Prüfverfahren bei der Datenübertragung ergeben, die ebenfalls Zeit kosten. Und nicht zu vergessen: Wenn Sie mit anderen zusammen in einer Kanzlei arbeiten, kann es selbstverständlich sein, dass Ihre Kollegin oder Ihr Mitarbeiter auch gerade etwas hoch- oder herunterlädt – dann teilen Sie sich also die Bandbreite des Internetzugangs, was das Ganze für alle langsamer macht.

Als realistischen Wert für die Zeit des Uploads können Sie bei 30 MB und 1 Mbit/s Datengeschwindigkeit eine Dauer von ca. sechs bis sieben Minuten annehmen. Und warum geht es in der Regel trotzdem viel schneller? Weil die versandten Dokumente meist deutlich kleiner sind als 30 MB. Ziel ist sollte daher immer sein, die Dateigröße möglichst gering zu halten – dann geht auch der Upload und Versand ganz fix…