Sie sind mitten in den Vorbereitungen, um das beA in Ihrer Kanzlei an den Start zu bringen? Gut so. Damit Sie das möglichst reibungslos meistern, haben wir Ihnen in der letzten Ausgabe des beA-Newsletters bereits das ein oder andere an die Hand gegeben. Und genau dort machen wir nun weiter: mit kleinen Helfern für Ihren (Wieder-)Einstieg ins beA.

Haben Sie eben erst Ihre beA-Karte bestellt? Dann gibt es vielleicht noch etwas zu tun…

Denn wenn Sie eine beA-Karte Signatur bestellt haben, wird Ihnen zunächst nur eine beA-Karte Basis geliefert. Sie müssen dann dafür sorgen, dass daraus eine beA-Karte Signatur wird:

Das qualifizierte elektronische Zertifikat, das Sie zum Erzeugen qualifizierter Signaturen brauchen, müssen Sie nämlich extra beantragen. Im Rahmen dieses Antragsverfahrens ist auch eine gesonderte Identifizierung erforderlich – das verlangen die signaturrechtlichen Vorschriften für qualifizierte Zertifikate, es ist also quasi Voraussetzung dafür, dass Ihre qualifizierte Signatur Ihrer Unterschrift gleichgestellt werden kann. In vielen Kammerbezirken ist das KammerIdent-Verfahren möglich. Das bedeutet, dass Sie sich unmittelbar in der Geschäftsstelle Ihrer Kammer identifizieren lassen können (Notarident-Verfahren). Ansonsten müssen Sie mit den Antragsunterlagen einen Notar aufsuchen, der die Identifizierung vornimmt. Sobald das Zertifikat ausgestellt worden ist, kann es über das Bestellportal der BNotK herunter- und anschließend auf die beA-Karte aufgeladen werden.

Wie Sie ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat beantragen, haben wir hier erklärt. Auch die BNotK bietet ein Infoblatt dazu an.

Gut zu wissen: Falls Sie zunächst einmal nur die beA-Karte Basis bestellt haben und nun doch lieber mit dieser Karte qualifiziert elektronisch signieren möchten, können Sie einfach upgraden: indem Sie eine Nachladesignatur bestellen. Damit können Sie dann nach dem oben beschriebenen Vorgehen ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat auf Ihre beA-Karte Basis nachträglich aufladen.

Pssst… Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche beA-Karte für Ihre Zwecke passend ist, können Sie hier noch einmal nachlesen.

Erst hingen Sie in der Warteschleife oder bekamen gefühlt viel zu spät Antwort auf Ihre E-Mail – und dann konnte Ihnen der Support nicht mal helfen und Sie werden den Eindruck nicht los, man habe dort nicht mal verstanden, was eigentlich Ihr Problem ist. Die Situation kommt Ihnen bekannt vor? Das muss nicht so laufen – wenn Sie ein paar kleine Dinge berücksichtigen, die Ihnen und dem Supportmitarbeiter, bei dem Sie landen, das Leben (und die Behebung Ihres beA-Problems) etwas leichter machen.

Das A und O für den beA-Anwendersupport bei der Beantwortung von technischen beA-Anfragen ist, dass Sie das aufgetretene Problem möglichst präzise beschreiben. Das ist oft gar nicht so einfach – schließlich sind Sie ja kein IT-Spezialist. Ein paar grundlegende Dinge können Sie dem Supportmitarbeiter aber mit auf den Weg geben, ohne selbst großartige IT-Kenntnisse zu haben: Was wollten Sie eigentlich machen (z.B. die beA Client-Security installieren, sich erstregistrieren, …)? Zu welchem Zeitpunkt bzw. bei welcher Aktion tritt das Problem auf? In welcher Systemumgebung tritt das Problem auf? Welche Fehlermeldung wird angezeigt? Und so weiter…

Und das könnten Sie tun, wenn ein Problem aufgetreten ist und Sie deshalb den Support kontaktieren müssen:

1. Notieren Sie sich möglichst präzise die Systemzeit, zu der der Fehler aufgetreten ist.

2. Fertigen Sie von aufgetreten Fehlermeldungen einen Screenshot an. Dabei hilft Ihnen z.B. das windowseigene Programm „Snipping Tool“.

3. Kopieren Sie die Versionsnummer der beA-Website, auf der Sie sich befinden (1).

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon der beA Client-Security in der Taskleiste (1), wählen Sie „Protokollierung“ aus (2) und dann „Protokoll-Datei öffnen“ (3). Speichern Sie den Inhalt der Protokolldatei gesondert ab. Je nach Umfang des Problems ermitteln Sie weitere Daten nach dem Leitfaden des beA-Anwendersupports.

5. Ebenfalls je nach Schwere des Problems können Sie noch Informationen zu Ihrem System beifügen. Unter Windows finden Sie diese so: Drücken Sie die Windowstaste und geben Sie in das Suchfeld „Systeminformationen“ ein (1). Klicken Sie auf die gleichnamige App (2). Speichern Sie in der App die Systeminformationen über den Befehl „Datei/Speichern unter“ (3) in eine gesonderte Datei (4).

6. Schildern Sie nun in einer E-Mail an den Support unter [E-Mail-Adresse versteckt] oder über das geschützte Supportportal oder ggf. beim telefonischen Support das Problem, indem Sie die genaue Abfolge der Ereignisse schildern und die in den vorherigen Schritten abgespeicherten Informationen mit anfügen bzw. hochladen.

Die Arbeit mit einem neuen elektronischen Kommunikationssystem wirft gewöhnlich Fragen auf. In unserem beA-Newsletter 11/2018 haben wir Ihnen bereits eine Übersicht gegeben, welche Serviceangebote bei Fragen zum beA und den beA-Karten bestehen. Eine individuelle Betreuung bei Fragen zum beA und dessen Einrichtung erhalten Sie über den beA-Anwendersupport. Eine Serviceanfrage können Sie beispielsweise an die E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse versteckt] richten.

Aber wussten Sie, dass Sie mit der Antwort auf Ihre erste Serviceanfrage auch gleich die Daten für den Zugang zu dem Service-Portal des beA-Anwendersupports erhalten? Dort können Sie den weiteren Verlauf Ihrer Serviceanfrage verfolgen, sich einen Überblick zu Ihren weiteren Serviceanfragen verschaffen und sogar komfortabel weitere Serviceanfragen einstellen – ohne dass Sie dafür noch extra den Support via Telefon oder E-Mail kontaktieren müssen.

Und so funktioniert das:

1. Rufen Sie mit Ihrem Internetbrowser das Serviceportal unter der Adresse https://atosglobal.service-now.com auf.

2. Tragen Sie Ihre Nutzerdaten ein. Diese haben Sie mit der Antwort auf Ihre erste Serviceanfrage erhalten: Der „Username“ ist Ihre E-Mail-Adresse unter der Sie Ihre Anfrage gestartet haben (1). Das Passwort entnehmen Sie der ersten Antwort-E-Mail des beA-Anwendersupports (2). Schließen Sie mit „Login“ (3) ab.

Sie wissen Ihr Passwort nicht mehr? Dann setzen Sie den Haken bei „Forgot Password?“ (4). Geben Sie als Username (5) und als „Email address“ (6) jeweils Ihre E-Mail-Adresse ein. Schließen Sie mit „Reset Password“ (7) ab. Dann sollte Ihnen – falls Sie bereits mit dem Anwendersupport per E-Mail korrespondiert haben – ein neues Passwort an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt werden. Führen Sie nun die Schritte 1 bis 3 durch.

3. Im Service-Portal können Sie zukünftig voraussichtlich alle aktuellen Informationen zu Wartungen (1) und Störungen (2) einsehen. Unter dem Dropdown-Menü „Support“ (3) können Sie eine neue Supportanfrage („neues Ticket“) anlegen oder den Stand laufender  Supportanfragen nachverfolgen (4).

4. Wenn Sie eine neue Support-Anfrage anlegen möchten, wählen Sie als Kategorie „beA – allgemeine Anfrage“ aus (1). Tragen Sie über den Kalender ein, wann der Fehler aufgetreten ist (2). Im Feld „Betreff“ beschreiben Sie den Fehler schlagwortartig (3). Eine detailliertere Beschreibung  des Fehlers geben Sie im folgenden Feld ein (4). Anhand der Beschreibung im Betreff wird die Wissensdatenbank des Anwendersupports danach durchsucht, ob passende Artikel dazu vorhanden sind. Hilft Ihnen einer der daraufhin vorgeschlagenen Artikel weiter? (5). Falls nein, können Sie – soweit sinnvoll und möglich – einen Screenshot zu dem aufgetretenen Problem hochladen (6). Den Vorgang schließen Sie mit dem Button „Erstellen“ ab (7).

5. In der Wissensdatenbank finden Sie viele Artikel, die eine schnelle Lösung für häufig auftretende Probleme bieten. Wenn Ihr Problem an dieser Stelle bereits gelöst ist, können Sie eine Markierung bei „This helped“ setzen (1), um die Relevanz dieses Artikels für andere Nutzer zu erhöhen. Mit den Pfeiltasten (2) können Sie sich durch die für Ihr Problem relevanten Artikel durchklicken.

6. Im Bereich „Meine Tickets“ (vgl. oben) können Sie alle Ihrer E-Mail-Adresse zugeordneten Support-Anfragen einsehen (1) und nach aktiven (2) und geschlossenen Tickets (3) selektieren.

7. Sobald Sie auf ein Ticket klicken, können Sie die ursprüngliche Anfrage (1) und die bereitgestellten Anlagen (2) einsehen. In einer Zeitschiene sehen Sie den Ablauf der Support-Anfrage (3). Über eine Nachrichtenzeile können Sie mit dem Support kommunizieren (4).

Erinnern Sie sich noch an die neue Installationsroutine für die beA Client-Security, die wir im letzten beA-Newsletter beschrieben haben? Während des Installationsvorgangs wird ein individuelles Zertifikat generiert und im Zertifikatsspeicher Ihres Rechners hinterlegt. Dieses Zertifikat wird dafür benötigt, dass Ihr Internetbrowser und die beA Client-Security sicher miteinander kommunizieren können.

Wurde dieses Zertifikat nun während der Installation der beA Client-Security nicht ordnungsgemäß im Zertifikatsspeicher hinterlegt oder wurde es zwischenzeitlich wieder gelöscht, dann kann es zu Verbindungsproblemen kommen, die eine entsprechende Fehlermeldung produzieren.

Und was dann? Wir zeigen es Ihnen:

1. Kontrollieren Sie in diesen Fällen zunächst, ob die beA Client-Security überhaupt gestartet ist. Falls nein, starten Sie sie. Falls ja, beenden Sie sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das beA Icon klicken (1) und im Menü „beenden“ anwählen (2).

2. Beenden Sie auch Ihren Internet Browser. Starten Sie dann die beA Client-Security und Ihren Internet Browser erneut. Tritt die Fehlermeldung wieder auf, dann klicken Sie das beA Client-Security Icon mit der rechten Maustaste an (1) und wählen Sie dieses Mal „SSL-Zertifikat hinterlegen“ aus (2).

3. Nach Installation des Zertifikats sollte dieses im Zertifikatsspeicher unter den „Vertrauenswürdigen Stammzertifikaten“ (1) als „beA lokales SSL-Zertifikat“ (2) gespeichert sein. (Der Zertifikatsspeicher kann unter Windows z.B. nach gleichzeitigem Drücken der Windows- und „r“-Taste mit dem Befehl „certmgr.msc“ aufgerufen werden.) Starten Sie zur Sicherheit die beA Client-Security und den Browser nochmals neu.