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Ausgabe 1/2022 v. 7.1.2022
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Liebe Leserinnen und Leser,
die BRAK wünscht Ihnen ein erfolgreiches, glückliches und gesundes neues Jahr 2022! Der Jahreswechsel steht sicherlich ganz besonders im Zeichen der Einführung der aktiven Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV). Hierauf gehen wir in diesem beA-Newsletter ein. Des Weiteren beschäftigen wir uns mit der Zuweisung von Rechten für Vertretungen und Zustellungsbevollmächtigte. Wir werfen darüber hinaus einen Blick auf die formalen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente, damit diese den technischen Standards entsprechen und für die Justiz verarbeitbar sind. Außerdem befassen wir uns mit der Möglichkeit der Ersatzeinreichung von Dokumenten im Falle technischer Störungen.
Eine informative Lektüre wünscht
Ihr beA-Team
Zugunsten einer besseren Lesbarkeit wird im beA-Newsletter auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet, sofern es nicht explizit auf eine Unterscheidung ankommt. In den Berichten wird die männliche Bezeichnung verwendet, die für alle Geschlechter gilt.
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Aktive ERV-Nutzungspflicht gestartet
Es ist so weit: Die aktive ERV-Nutzungspflicht ist gestartet! Seit dem 1.1.2022, 0:00 Uhr, besteht die Verpflichtung für professionelle Einreicher, Schriftsätze elektronisch an die Gerichte zu übermitteln. Professionelle Einreicher sind Rechtsanwälte, Behörden sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts. Mit dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 hatte der Gesetzgeber Änderungen in den Prozessordnungen für den Termin 1.1.2022 vorgenommen. Diese sind nun bundesweit in Kraft getreten ( § 130d ZPO, § 32d StPO, § 55d VwGO, § 52d FGO, § 14b FamFG, § 46g ArbGG, § 65d SGG).
Die BRAK und Wesroc halten mit der beA-Anwenderhilfe und dem beA-Anwenderportal vielfältige Informationen und Hilfestellungen zur beA-Nutzung bereit. |
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Formale Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente
Welche technischen Standards müssen Dokumente für eine elektronische Übermittlung an die Gerichte erfüllen? In der Vergangenheit hatten detaillierte Anforderungen in der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 20.12.2018 (ERVB 2019) für Irritationen in der Anwaltschaft gesorgt. Im beA-Newsletter 12/2021 haben wir die Neufassung von §§ 2, 5 ERVV sowie die neue ERVB 2022 erläutert, durch die die Einreichung elektronischer Dokumente deutlich erleichtert wird. Wesentliches Merkmal der Neufassung ist die Differenzierung zwischen verpflichtenden Anforderungen und Soll-Vorschriften.
Elektronische Dokumente müssen weiterhin im Dateiformat PDF eingereicht werden (§ 2 Abs. 1 S. 1 ERVV). Falls bildliche Darstellungen im PDF-Format nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im TIFF-Format übermittelt werden (§ 2 Abs. 1 S. 2 ERVV). Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV bekanntgemachten Versionen entsprechen. Diese sind nach Ziff. 1 lit. a und lit. b ERVB 2022 die Formate PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/UA sowie TIFF Version 6.
Verbindlich sind auch die Vorgaben für qualifizierte elektronische Signaturen nach Ziff. 5 ERVB 2022. Verwenden Sie die vom beA-System unterstützten Signaturkarten, werden die Vorgaben eingehalten. Sie müssen keine weiteren Prüfungen vornehmen.
Weitere zwingende Formatvorgaben enthalten die neue ERVV sowie die ERVB 2022 nicht mehr. Nach § 2 Abs. 2 ERVV soll das elektronische Dokument aber den nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 und 6 bekanntgemachten technischen Standards entsprechen. Diese in der ERVB 2022 bekanntgemachten technischen Standards sollten bei der Einreichung elektronischer Dokumente beachtet werden, damit eine Bearbeitung durch die Justiz ohne Verzögerungen möglich ist.
Ziff. 1 lit. a ERVB 2022 enthält Formatvorgaben, bei deren Einhaltung der Einreicher davon ausgehen kann, dass die elektronischen Dokumente durch die Justiz verarbeitbar sind: Der Dokumenteninhalt soll orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Ein Rendering für spezifische Ausgabegeräte soll vermieden werden. Die Datei soll kein eingebundenes Objekt enthalten, da für die Darstellung der Inhalte kein externes Anwendungsprogramm oder eine weitere Instanz des PDF-Darstellungsprogramms verwendet wird. Zulässig ist indes die Einbindung von Inline-Signaturen und Transfervermerken. Die Datei soll auch keine Aufrufe von ausführbaren Anweisungsfolgen, wie z.B. Scripts, enthalten, insbesondere soll weder innerhalb von Feldern in Formularen noch an anderer Stelle JavaScript eingebunden sein, da diese Aufrufe nicht ausgeführt werden. Zulässig sind hingegen Formularfelder ohne JavaScript. Außerdem sind Hyperlinks zulässig, auch wenn sie auf externe Ziele verweisen.
Um alldem gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bei der Erstellung des PDF die Option „PDF/A erstellen“ zu wählen. Sie können Ihren Schriftsatz in Word nach Abschluss der Bearbeitung direkt als PDF abspeichern. Dafür wählen Sie den Befehl „Speichern unter“ und bei Dateityp „PDF“:
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Unter „Optionen“ muss das Kästchen bei „PDF/A-kompatibel“ aktiviert werden:
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Damit wird den geforderten Standards Genüge getan.
Ziff. 6 ERVB 2022 zählt die technischen Eigenschaften auf, die elektronische Dokumente enthalten sollen. Nach Ziff. 6 lit. a ERVB 2022 soll das Dokument druckbar sein. Ein PDF-Dokument ist regelmäßig problemlos druckbar. Anders kann dies sein, wenn es in den Sicherheitseinstellungen durch ein Kennwort geschützt wurde. Deshalb sollte das elektronische Dokument nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
Die Anforderungen an die Wahl des Dateinamens sind nun ebenfalls in der ERVB 2022 durch das BMJ veröffentlicht worden. Wie schon in den Anforderungen an die Teilnahme von Drittanwendungen am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr (Version 1.4) vom 30.9.2021 unter Punkt A16 ausgeführt, darf die Länge von Dateinamen gemäß Ziff. 6c ERVB 2022 einschließlich der Dateiendungen maximal 90 Zeichen betragen. Gemäß Ziff. 6c ERVB 2022 dürfen alle Buchstaben des deutschen Alphabets einschließlich der Umlaute ä, ö, ü sowie ß, alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus verwendet werden. Punkte sind allein zulässig für die Trennung von Dateinamen und Dateiendung.
Die beA-Webanwendung ist Ihnen hier aber behilflich und generiert eine Fehlermeldung, falls Sie Ihrer Nachricht Anhänge mit Dateinamen, die unzulässige Zeichen enthalten, beifügen möchten (s. beA-Sondernewsletter 1/2021).
Bei der Übermittlung von Nachrichten mit mehreren Dateien sollen die Dateinamen eine logische Nummerierung enthalten, also z.B. „01_Klageschrift.pdf“ oder „04_Mietvertrag.pdf“. Damit vermeiden Sie, dass Ihre Anhänge durch die vom Gericht genutzte Software in eine andere als die vorgesehene Reihenfolge gebracht werden.
§ 2 Abs. 3 ERVV sieht vor, dass bestimmte in den Nummern 1 – 5 genannte Strukturdaten übermittelt werden sollen. Die Konkretisierung erfolgt in Ziff. 2 ERVB 2022. Um diese Daten müssen Sie sich bei Verwendung der beA-Webanwendung ebenfalls nicht weiter kümmern. Sie werden automatisch aus den Pflichtangaben im Nachrichtenkopf generiert, wenn Sie es bei der Voreinstellung belassen, dass ein Strukturdatensatz beigefügt wird. Es handelt sich zwar um eine Sollvorschrift, die Anforderungen der Justiz an Drittprodukte geben aber vor, dass Strukturdaten beizufügen sind. Deshalb wird es künftig nicht mehr möglich sein, die Voreinstellung zu ändern.
Zu beachten ist ferner die Einhaltung der Mengengerüste nach Ziff. 3 lit. a und b ERVB 2022. Danach werden Anzahl und Volumen elektronischer Dokumente in einer Nachricht auf höchstens 100 Dateien und auf höchstens 60 Megabyte begrenzt. Diese Begrenzung gilt vorerst bis zum 31.3.2022.
Die beA-Webanwendung unterstützt Sie auch hier. Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie die zugelassenen Höchstgrenzen überschreiten:
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Ab dem 1.4.2022 werden Anzahl und Volumen angehoben; die Anhebung wird so früh wie möglich bekannt gemacht.
Können diese Mengenbeschränkungen nicht eingehalten werden, ist gemäß § 3 ERVV eine Ersatzeinreichung nach den allgemeinen Vorschriften möglich. Der Schriftsatz und die Anlagen sollen möglichst als elektronische Dokumente auf einem physischen Datenträger beigefügt werden. Zulässige Datenträger sind nach Ziff. 4 ERVB 2022 DVD und CD.
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Rechtevergabe für Vertretungen und Zustellungsbevollmächtigte
Wenn Sie als Rechtsanwalt temporär an der Ausübung des Anwaltsberufs gehindert sind, z.B. aufgrund von Elternzeit, können Sie gemäß § 29 Abs. 1 BRAO eine Befreiung von der Kanzleipflicht bei der zuständigen RAK beantragen. Die anwaltliche Pflicht zur Einrichtung und Unterhaltung einer Kanzlei aus § 27 Abs. 1 BRAO ruht dann (vgl. auch beA-Newsletter 32/2019). Im Rahmen des Antrags ist ein Zustellungsbevollmächtigter zu benennen, der im Inland wohnt oder dort einen Geschäftsraum hat (§ 30 Abs. 1 S. 1 BRAO).
In § 30 Abs. 1 S. 2, 3 BRAO hat der Gesetzgeber festgelegt, dass der Rechtsanwalt dem Zustellungsbevollmächtigten einen Zugang zu seinem beA einräumen muss und dass der Zustellungsbevollmächtigte zumindest dazu befugt sein muss, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) abzugeben. Das beA bleibt nämlich auch bei Befreiung von der Kanzleipflicht aktiv und erreichbar. Daher muss der von der Kanzleipflicht befreite Anwalt im beA selbst die entsprechenden Einstellungen vornehmen, nachdem er auf dem Antrag an seine RAK auf Befreiung von der Kanzleipflicht den Zustellungsbevollmächtigten angegeben hat und der Antrag von der RAK genehmigt wurde. Wir empfehlen, hierbei einen Kollegen als Zustellungsbevollmächtigten zu wählen, da dieser bereits über die notwendigen Zugangsmittel zum beA-System verfügt.
Eine Vertretung ist nach § 53 Abs. 2 BRAO zu bestellen, wenn der Rechtsanwalt länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will. Auch für die Vertretung gilt nach § 54 Abs. 2 BRAO, dass der Rechtsanwalt der Vertretung einen Zugang zu seinem beA einräumen muss und dass die Vertretung zumindest dazu befugt sein muss, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) abzugeben.
Eine Vertretung oder einen Zustellungsbevollmächtigten können Sie wie folgt einrichten:
Zunächst muss unter der Registerkarte „Einstellungen“ die „Postfachverwaltung“ sowie „Benutzerverwaltung“ aufgerufen werden:
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Jetzt können Sie, um die in § 30 Abs. 1 S. 2, 3 und § 54 Abs. 2 S. 2 BRAO statuierten Anforderungen zu erfüllen, dem Zustellungsbevollmächtigten oder der Vertretung mindestens die Rechte „01 – Nachrichtenübersicht öffnen“, „03 – Nachricht erstellen“, „06 – Nachricht öffnen“, „13 – EBs signieren“ und „14 – EBs versenden“ einräumen:
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Eine Auflistung und Beschreibung der verfügbaren Rechte ist in unserer Anwenderhilfe enthalten.
Sicherlich möchten Sie auch, dass Ihr Zustellungsbevollmächtigter oder Ihre Vertretung per E-Mail informiert wird, wenn eine Nachricht in Ihrem beA eingeht. Hierfür brauchen Sie nur die E-Mail-Adresse des Zustellungsbevollmächtigten oder der Vertretung unter „Einstellungen“ – „Postfachverwaltung“ – „Eingangsbenachrichtigungen“ einzutragen:
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Nach Eingabe einer E-Mail-Adresse in dem Feld „Folgende E-Mail-Adressen über Nachrichteneingang informieren:“ kann das darüber liegende Kästchen aktiviert werden. Danach klicken Sie auf „Speichern und zurück“, um die getätigten Änderungen zu sichern.
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Ersatzeinreichung bei vorübergehender Unmöglichkeit der beA-Nutzung
Dem Gesetzgeber war bei Einführung der aktiven beA-Nutzungspflicht bewusst, dass Fallgestaltungen auftreten können, in denen die elektronische Einreichung von Schriftsätzen aus technischen Gründen vorübergehend unmöglich ist. Die Ursachen können z.B. in Störungen der Internetverbindung, des IT-Systems der Kanzlei oder auch in einem Ausfall des beA-Systems liegen. Daher ist in den Verfahrensordnungen normiert, dass in einem solchen Fall eine Einreichung nach den allgemeinen Vorschriften möglich bleibt (z.B. § 130d S. 2, 3 ZPO). Es spielt also keine Rolle, ob der Grund für die vorübergehende technische Unmöglichkeit in der Sphäre des Einreichenden oder der des Gerichts zu suchen ist. Ein vorübergehender Ausfall technischer Vorrichtungen soll dem Rechtsuchenden nicht zum Nachteil gereichen (BT-Drucks. 17/12634, S. 27).
Die Möglichkeit der Ersatzeinreichung besteht nur in Fällen einer vorübergehenden Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung. Die professionellen Einreicher sind hierdurch nicht von der Verpflichtung entbunden, die erforderlichen technischen Einrichtungen für die Einreichung elektronischer Dokumente vorzuhalten und bei technischen Ausfällen unverzüglich für Abhilfe zu sorgen (BT-Drucks. 17/12634, S. 28). Zudem müssen es technische Gründe sein, aus denen die elektronische Einreichung unmöglich ist. Hiervon abzugrenzen sind Bedienfehler. Diese werden nicht als technische Störungen angesehen (BGH, Beschl. v. 17.5.2004 – II ZB 22/03 zur Einreichung per Telefax).
Anhaltspunkte für eine technische Störung in der Sphäre des Einreichenden sind beispielsweise:
- Internetstörung
- Störung der technischen Infrastruktur der Kanzlei
- Störung des beA-Systems
Im beA-System können Fehlercodes angezeigt werden, die auf Störungen hinweisen können. Die Bedeutung der Fehlercodes ist unter portal.beasupport.de/external/knowledge-base/category/16 erklärt.
Anhaltspunkte für eine technische Störung in der Sphäre der Justiz sind:
- Störung bei der Adressierung eines Gerichts
- Störung beim Nachrichtenversand an das Gericht
Die vorübergehende technische Unmöglichkeit ist glaubhaft zu machen. Dies bedeutet, dass an die Stelle des Vollbeweises eine Wahrscheinlichkeitsfeststellung tritt, die nur mittels präsenter Beweismittel getroffen werden kann (§ 294 ZPO). Denkbare Mittel der Glaubhaftmachung sind:
- Belege des Internetproviders für eine Störung des Internetzugangs
- eidesstattliche Versicherung des IT-Systemadministrators der Kanzlei über Infrastrukturprobleme der IT, die genau beschrieben werden sollten
- die anwaltliche Versicherung, dass eine Störung der IT-Infrastruktur vorlag und deren Beschreibung
- die eidesstattliche Versicherung der Kanzleiangestellten, dass Störungen vorlagen
- die Anfertigung von Fotos und/oder Screenshots über Fehlermeldungen oder Störungsbeschreibungen
- die Vorlage eines Ausdrucks der Störungsmeldungen der Justiz auf egvp.justiz.de/meldungen/index.php oder der Störungsdokumentation der BRAK für das beA-System auf www.brak.de/w/files/02_fuer_anwaelte/bea/bea-stoerungsdokumentation.pdf
- die schriftliche Erklärung des beA-Anwendersupports über das Vorliegen einer Störung
Zudem ist das Nichtvorliegen eines Bedienfehlers glaubhaft zu machen (BGH, Beschl. v. 10.10.2006 – XI ZB 27/05 zur Übermittlung per Telefax). Für den Fall einer fehlgeschlagenen Adress-Suche in einer beA-Kanzleisoftware hat das LAG Schleswig-Holstein entschieden, dass ein konkreter Vortrag erforderlich sei, warum kein Bedienfehler vorliege. Objektive Angaben zu den Eingaben in das Programm und Glaubhaftmachungen zu den Anzeigen und Reaktionen auf der Bildschirmoberfläche seien erforderlich, um die Reaktion der Software zu belegen. Dazu läge die Erstellung von Screenshots oder anderer Dokumentationen nahe, um die Fehlerhaftigkeit der Software zu dokumentieren. Auch eine Auswertung der Metadaten des Programms sei ein mögliches Mittel zur Glaubhaftmachung, dass es sich tatsächlich um eine technische Störung und nicht um einen Bedienfehler handele (LAG Schleswig-Holstein, Beschl. v. 8.4.2021 – 1 Sa 358/20). Zur Glaubhaftmachung, dass es sich nicht um einen Bedienfehler handelt, dürfte auch die Versicherung gehören, dass ein erneuter Versuch ebenfalls einen Fehler produzierte.
Die Glaubhaftmachung sollte möglichst gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung erfolgen. Jedoch sind Situationen denkbar, in denen der Rechtsanwalt erst kurz vor Fristablauf feststellt, dass eine elektronische Einreichung nicht möglich ist und bis zum Fristablauf keine Zeit mehr verbleibt, die Unmöglichkeit darzutun und glaubhaft zu machen. In diesem Fall ist die Glaubhaftmachung unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, nachzuholen (BT-Drucks. 17/12634, S. 28).
Rechtsfolge einer glaubhaft gemachten, vorübergehenden technischen Unmöglichkeit ist, dass ausnahmsweise eine Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig ist. Allgemeine Vorschriften sind die Übermittlung per Post, das Einlegen in den Briefkasten, auch in den Nachtbriefkasten des Gerichts oder die Übermittlung per Telefax. Die Ersatzeinreichung ist nur für die Dauer der Störung zulässig. Ist diese behoben, muss die Einreichung auf elektronischem Wege erfolgen. Auf Anforderung des Gerichts ist der Einreichende verpflichtet, die Einreichung in elektronischer Form nachzuholen.
Die Möglichkeit zur Ersatzeinreichung ist von dem Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand abzugrenzen. Die Ersatzeinreichung gelangt nicht zur Anwendung, wenn eine Frist bereits verstrichen ist. Sie dient vielmehr zur Fristwahrung. Nach Verstreichen einer Frist kommt nur noch ein Antrag auf Wiedereinsetzung in Betracht. Die Ersatzeinreichung ist besonders bei materiell-rechtlichen Verjährungs- und Ausschlussfristen interessant, da in diesen Fällen keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt werden kann. Bei Feststehen einer vorübergehenden technischen Störung und drohendem Fristablauf sollte also schnell gehandelt und eine Ersatzeinreichung durch Übermittlung per Telefax oder Einlegen in den Nachtbriefkasten des Gerichts vorgenommen werden.
Ausführliche Erläuterungen zu den Voraussetzungen und Wirkungen der Ersatzeinreichung finden Sie auf der Seite des beA-Anwendersupports.
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