Faxnummern-Kontrolle: Das verlangt der BGH
Einen Fax-Sendebericht müssen Büroangestellte nicht nur mit der Nummer abgleichen, die auf dem Schriftsatz angegeben ist. Wer nicht zusätzlich überprüft, dass die auf dem Schriftsatz angegebene Nummer auch wirklich die des richtigen Gerichts ist, hat die Frist schuldhaft versäumt.
Der VI. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs (BGH) bestätigt die strikte Rechtsprechung der Karlsruher Richter in Sachen Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze. Einem Anwalt, dessen Antrag auf Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist an das Oberlandesgericht am letzten Tag der Frist ans Landgericht gefaxt wurde, hat der Senat keine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt.
Der Anwalt hatte seinen Antrag auf Wiedereinsetzung damit begründet, dass es in der Kanzlei genaue Vorgaben zum Fristenmanagement gebe, die ein Partner mit den Mitarbeitenden besprochen habe. Die Faxnummer des adressierten Gerichts werde nicht per Kanzleisoftware automatisch ins Dokument übernommen, sondern die Rechtsanwaltsfachangestellte habe diese händisch eingetragen. Dabei habe sie übersehen, dass die zu diesem Zeitpunkt jüngste Korrespondenz vom Rechtspfleger des Landgerichts stammte, also dessen Faxnummer enthielt anstelle der des zuständigen Oberlandesgerichts. Der Antrag war also adressiert an das tatsächlich zuständige OLG, enthielt aber die Faxnummer des Landgerichts.
Wie schon dem Berufungsgericht genügt diese Begründung auch dem BGH nicht. Der bleibt dabei: Die Angestellten müssen angewiesen sein, nach der Versendung eines Fax‘ anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob der Schriftsatz vollständig und an das richtige Gericht übermittelt wurde. Erst danach dürfe die Frist im Kalender gestrichen werden. Es reiche dabei nicht aus, präzisiert der Senat, wenn die Nummer im Sendebericht verglichen wird mit der zuvor aufgeschriebenen, also hier der auf dem Schriftsatz angegebenen.
Ob nachher oder vorher: Es muss geprüft werden, ob die Faxnummer stimmt
Vielmehr müsse das Personal prüfen, ob die Nummer im Sendeprotokoll auch tatsächlich die Nummer des zuständigen Gerichts ist. Der Abgleich soll laut dem Senat „anhand einer zuverlässigen Quelle, etwa anhand eines geeigneten Verzeichnisses“ erfolgen. Diese Art der Ausgangskontrolle solle schließlich nicht nur Fehler bei der Eingabe der Faxnummer, sondern auch bei deren Ermittlung und bei der Übertragung in den Schriftsatz verhindern (BGH, Beschl. v. 21.12.201, Az. VI ZB 2/21).
Die Nummer im Sendebericht (nur) mit der auf dem Schriftsatz angegebenen Nummer abzugleichen, hält der BGH nur dann für ausreichend, wenn sichergestellt ist, dass die auf dem Schriftsatz angegebene Nummer ihrerseits zuvor aus einer solchen zuverlässigen Quelle ermittelt wurde. Allerdings müsse es dann wiederum zudem die generelle Anweisung geben, dass die Mitarbeitenden vor der Versendung von Faxen checken, ob die ermittelte Faxnummer auch wirklich die des zuständigen Gerichts ist.
Ob nun also nach dem Versand anhand des Sendeberichts oder schon zuvor anhand des Schriftsatzes: Der BGH verlangt stets eine allgemeine Anweisung, dass die Faxnummer daraufhin überprüft werden muss, ob es sich auch tatsächlich um die Nummer des zuständigen adressierten Gerichts handelt.
Für irrelevant befand der Senat übrigens die Ausführungen des Anwalts dazu, dass es in der Kanzlei ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem inklusive Fristenmanagementsystem gebe.